Rad „u oblaku“ (cloud) nije rezervisan samo za IT sektor, već prodire i u druge sfere, pa tako doprinose efikasnijem i bržem načinu poslovanje. Tako se razvilo i cloud računovodstvo, koje podrazumeva da se knjigovodstveni program ne nalazi na računaru u kancelariji, nego na sigurnim serverima onoga ko pruža ove usluge.
Poslovni podaci se šalju u cloud, gde se obrađuju, čuvaju i odakle ih računovođa u svakom trenutku može “povući“. Program i svi podaci su uvek dostupni, a jedini preduslov je da budete povezani na internet.
Dakle, cloud računovodstveni softver obavlja iste funkcije kao i tradicionalni softver, a razlika se ogleda u lokaciji, mobilnosti i ceni.
Cloud računovodstvo – prednosti
Mnogobrojne su prednosti cloud računovodstvo, koje olakšavaju rad, a samim tim ga čine i efikasnijim.
Nema instalacije programa – ovo omogućava da ne budete vezani samo za jedan uređaj. To znači da sa bilo kog mesta, u bilo koje vreme i pomoću bilo kog uređaja možete pristupiti programu. Samo je potrebno da se putem korisničkog portala i pristupne šifre ulogujete i da počnete sa radom.
Ažuriranja programa su automatska – ovo znači da ne morate da čekate one koji su zaduženi za poslove održavanja softvera, već postoji mogućnost redovnih ažuriranja i onlajn podrške stručnog tima. Ovo je posebno važno kada se govori o usklađivanju programa sa promenama nastalih u zakonu ili propisima koji su neophodni za rad knjigovođa.
Atomatizacija – zahvaljujući ovome cloud programi mnogo lakše mogu da se povežu sa bankama, e-fakturama i drugim servisima. To omogućava da se manje ručno piše i manje kopira, čime se umanjuje i šansa za grešku. Zadaci koji se konstantno ponavalju, poput unosa izvoda ili kreiranja faktura, obavljaju se automatski. Podacima se pristupa u realnom vremenu, pa zajedno sa kolegama možete „u hodu“ uređivati finansijske izveštaje, poreske prijave i slično i na taj način biti efikasniji.
Niši troškovi – ako koristite cloud nije potrebno da nabavite servere za čuvanje i obradu podataka, kao ni uređaje za čuvanje kopija podataka i licence za antivirusne programe. Takođe, računari koje koristite mogu biti slabijih performansi. Što se tiče cene usluga, one zavise od toga za koji softver ste se odlučili, a podrazumeva plaćanje mesečnih troškovi korišćenja.
Cloud računovodstvo – rizici
Tržište je preplavljeno različitim ponudama kada je reč o cloud računovodstvu, a ovo su stvari na koju bi trebalo da obratite pažnju kako biste smanjili rizike u poslovanju.
Obratite pažnju na rešenje – da biste znali koje cloud rešenje je pravo, potrebno je da se raspitate da li oni koje želite da angažujete koriste savremene programe u oblaku, koji omogućavaju deljenje podataka u realnom vremenu. Takođe, važno je znati koliko su ažurni u praćenju zakonskih promena u vezi sa Sistemom elektronskih faktura. Raspirajte se i da li možete da očekujete proaktivne savete.
Stabilna internet konekcija – ovo je, kao što je pomenuto, preduslov za efikasan rad, a rizik od prekida signala, ili njegova nestabilnost, mogu negativno da utiču na poslovanje.
Nedozvoljen pristup podacima – kao i u svim sferama koje su uvezane sa internetom i ovde su mogući hakerski napadi, koji mogu da dovedu do pristupa vašim informacijama i njihovoj zloupotrebi.
Pravni rizici – potrebno je da se dobro raspitate da li vam klijenti daju odobrenje da njihove podatke koristite na ovaj način i da li je poslovanje u saglasnosti sa GDPR regulativom – Opštoj uredbi o zaštiti podataka ličnosti.
Smanjena kontrola -s obzirom na to da su vaši podaci na serveru, odnosno da je ta tehnologija u tuđem vlasništvu, nemate potpunu kontrolu, a potencijalno može i da vam se uskrati pristup.
Da li su podaci bezbedni?
Ovo je jedno od prvih i osnovnih pitanja svakoga ko želi da pređen na ovakav način rada. Kako bi vam bilo jasnije, možete sebi postaviti pitanje – da li je bezbednije da velike količine novca čuvate u svom domu ili u banci?
Važno je znati da cloud ima svoju infrastrukturu i bezbedne centre u kojima se poslovni podaci čuvaju onako kako većina malih firmi to nikada ne bi mogla da dostigne. Reč je o naprednim tehnikama šifrovanja, strogoj kontroli pristupa, redovnom čuvanju rezervnih kopija (backup), nadzoru, mehanizmuma za oporavak u slučaju kvara.
Ovim se obezbeđuje da podaci ostanu bezbedni i zaštićeni od neovlašcenog pristupa. Takođe, postoje snažni protokoli u slučaju katastrofa, kao što su one prirodne – požari, poplave ili kvarovi, čime se smanjuje rizik od gubitka podataka.
