Pozajmica zaposlenom deluje kao jednostavna stvar: radniku hitno treba novac, firma ima mogućnost da pomogne i dogovor je da se iznos vrati kroz nekoliko meseci.
Ljudski gledano, to često ima smisla.
Knjigovodstveno i poreski, međutim, nije dovoljno samo uplatiti novac i u opisu plaćanja napisati: “pozajmica”.
Problem nastaje kada se ne zna da li je novac stvarno pozajmica, akontacija zarade, bonus, pomoć, oprost duga ili nešto peto. Ako firma zaposlenom da novac bez ugovora, plana vraćanja i jasne odluke, knjigovođa vidi samo jedno:
isplatu fizičkom licu.
A svaka isplata fizičkom licu mora da ima osnov.
Dobra namera ne rešava lošu dokumentaciju.
Pozajmica zaposlenom mora imati ugovor i trag
Prvi dokument je ugovor o pozajmici ili odluka o odobravanju pozajmice.
U tom dokumentu treba jasno da stoji:
- ko daje novac;
- kome se daje novac;
- koji je iznos pozajmice;
- kog datuma se novac isplaćuje;
- koji je rok vraćanja;
- kako se pozajmica vraća;
- da li postoji kamata;
- šta se dešava ako zaposlenom prestane radni odnos;
- kako se rešava kašnjenje u vraćanju.
Ugovor ne treba da bude dugačak kao roman, ali mora da pokaže da se radi o stvarnom dugu koji zaposleni vraća firmi.
Ako nema roka vraćanja, nema plana otplate i nema evidencije, pozajmica počinje da liči na prikrivenu isplatu koja može imati karakter zarade pa se tako isto može i oporezovati.
Papir ovde nije formalnost. Papir je razlika između uredne pomoći zaposlenom i problema u obračunu.
Obustava od zarade ne ide bez osnova
Ako se pozajmica vraća kroz obustavu od zarade, poslodavac mora imati osnov za takvu obustavu.
Zakon o radu štiti zaradu zaposlenog. Poslodavac svoje novčano potraživanje prema zaposlenom može da naplati obustavljanjem od zarade samo na osnovu:
- pravnosnažne odluke suda;
- slučajeva utvrđenih zakonom;
- pristanka zaposlenog.
Zato nije dovoljno da direktor kaže:
“Skini mu od plate.”
To nije procedura to je ulični manir koji se nažalost primenjuje u biznisu.
Elem, treba imati pisani pristanak zaposlenog ili drugi valjan osnov.
U pristanku je dobro navesti:
- mesečni iznos obustave;
- broj rata;
- period obustave;
- ukupni iznos pozajmice;
- vezu sa ugovorom o pozajmici;
- datum od kada obustava počinje.
Bez toga se ulazi u zonu spora.
Posebno je važno da se obustava ne radi “po sećanju”, “po dogovoru” ili zato što je neko u firmi rekao da je tako dogovoreno.
Kod zarade sve mora da bude čisto i dodaću transparentno: obračun, osnov, saglasnost i evidencija.
Za širu sliku korisno je pogledati i tekst kako izgleda obračun zarade u Srbiji, jer obustave utiču na konačan iznos koji zaposleni prima.
Pozajmica nije isto što i akontacija zarade
Akontacija zarade i pozajmica zaposlenom nisu ista stvar.
Akontacija zarade je isplata dela zarade pre redovnog obračuna.
Pozajmica je dug koji zaposleni treba da vrati firmi.
Ako se ova dva pojma pomešaju, nastaje problem u obračunu zarade i na kartici zaposlenog.
Ako firma želi da zaposlenom ranije isplati deo zarade, to treba voditi kao akontaciju zarade i uklopiti u obračun.
Ako firma zaposlenom daje iznos koji se vraća nezavisno od zarade, to treba dokumentovati kao pozajmicu.
Jedna rečenica u nalogu za plaćanje može da napravi veliku razliku.
Nije isto kada u opisu uplate stoji:
“akontacija zarade”
i kada stoji:
“pozajmica po ugovoru od tog i tog datuma”.
Knjigovođa mora da zna šta se stvarno desilo, jer se na osnovu toga pravi evidencija, obračun i kasnije zatvaranje potraživanja.
Poreski tretman se ne rešava po osećaju
Sama pozajmica, ako je stvaran dug i ako se vraća, ne treba automatski da se tretira kao zarada.
Ali to važi samo ako se zaista vidi da postoji:
- ugovor;
- obaveza vraćanja;
- plan otplate;
- evidencija vraćanja;
- stvarno zatvaranje duga.
Ako se dug oprosti, ako se vraća samo formalno, ako firma pokrije obavezu zaposlenog ili mu pruži pogodnost koja ima novčanu vrednost, ulazi se u poreski osetljiv prostor gde se na visinu zajma plaćaju porezi i doprinosi isto kao i na običnu zaradu.
Zakon o porezu na dohodak građana kao zaradu posmatra i određena primanja zaposlenog ostvarena pružanjem pogodnosti, opraštanjem duga ili pokrivanjem rashoda.
Zato kod beskamatnih ili povlašćenih pozajmica treba biti oprezan.
U maloj firmi možda deluje nebitno kada se zaposlenom kratkoročno pomogne manjim iznosom. Ali nije isto kada se daje pozajmica:
- direktoru;
- vlasniku koji je zaposlen;
- povezanom licu;
- zaposlenom članu porodice vlasnika;
- za veći iznos;
- bez kamate;
- bez jasnog poslovnog razloga;
- bez stvarne otplate.
Tu se ne sme unapred obećati: “Nema poreza.”
Prvo mora da se vidi ceo odnos.
Za obračunski deo zarade, poreza i doprinosa korisno je povezati ovu temu i sa tekstom bruto 1 i bruto 2 – šta je razlika i kako se računaju.
Kamata može otvoriti novo pitanje
Ako firma ugovori kamatu, treba znati kako će se ta kamata evidentirati.
Treba znati:
- kada kamata dospeva;
- kako se obračunava;
- da li se naplaćuje mesečno ili na kraju;
- kako se knjiži prihod od kamate;
- da li se kamata stvarno plaća;
- da li postoji tržišna logika za ugovorene uslove.
Ako firma ne ugovori kamatu, treba proveriti da li je to poslovno i poreski prihvatljivo u konkretnom slučaju.
Nije isto kada se zaposlenom daje kratkoročna pomoć zbog hitnog porodičnog troška i kada se povezanim licima daju veliki iznosi bez kamate i bez jasnog razloga.
U praksi je mnogo bolje da knjigovođa vidi ugovor pre isplate, a ne posle.
Tada može da kaže:
- da li opis odgovara nameri;
- da li treba kamata;
- kako da se postave rate;
- šta treba da stoji u saglasnosti za obustavu;
- kako će se pratiti otplata;
- koji dokumenti treba da ostanu u arhivi.
Najgori trenutak za proveru je kada je novac već otišao sa računa firme.
Primer iz prakse
Zaposleni traži 150.000 dinara jer ima hitan porodični trošak.
Firma želi da mu pomogne i dogovori da zaposleni vrati novac kroz deset mesečnih rata.
Ako se novac samo prebaci sa računa firme, u opisu uplate stoji “pomoć”, a zatim se svakog meseca skida od plate bez pisanog pristanka, firma ima problem na dva mesta.
Prvi problem je nejasan osnov isplate.
Drugi problem je nejasan osnov obustave od zarade.
Mnogo bolje rešenje je:
- ugovor o pozajmici;
- odluka ili odobrenje poslodavca;
- pisani pristanak zaposlenog za obustavu od zarade;
- plan otplate;
- jasna evidencija uplata;
- praćenje preostalog duga.
Tada se vidi da novac nije zarada, da postoji dug i da se vraćanje radi po dogovoru.
Drugim rečima: nije problem što je firma pomogla zaposlenom. Problem je kada se pomoć ne dokumentuje.
Šta ako zaposlenom prestane radni odnos
Ugovor o pozajmici treba unapred da kaže šta se dešava ako zaposleni ode iz firme pre nego što vrati pozajmicu.
To ne treba rešavati poslednjeg dana rada.
U ugovoru je korisno urediti:
- da li ceo dug dospeva odmah;
- da li se pravi poseban plan otplate;
- da li se poslednja zarada može koristiti za prebijanje uz pristanak zaposlenog;
- na koji račun zaposleni vraća ostatak duga;
- šta se dešava ako kasni sa uplatom;
- da li se obračunava kamata zbog kašnjenja.
Ovo je posebno važno jer prestanak radnog odnosa često otvori više tema odjednom: poslednja zarada, neiskorišćen godišnji odmor, otkazni rok, oprema firme, eventualne obustave i otvorena potraživanja.
Korisno je pročitati i tekst neiskorišćen godišnji odmor pri otkazu, jer poslednja zarada često otvori više obaveza odjednom.
Pozajmica je samo jedna od njih.
Veza sa vlasnicima i direktorima
Kada je zaposleni istovremeno vlasnik, direktor ili povezano lice, oprez mora biti veći.
Tada se pozajmica lako pomeša sa:
- isplatom dobiti;
- podizanjem novca iz firme;
- prikrivenom ličnom potrošnjom;
- pokrivanjem privatnih troškova;
- pogodnostima zaposlenog;
- odnosima sa povezanim licima.
Kod DOO postoji osnovno pravilo koje mnogi vlasnici zaborave:
novac firme nije lični novac vlasnika.
Ako novac iz firme ide fizičkom licu koje je istovremeno vlasnik, direktor ili zaposleni, mora se tačno znati po kom osnovu ide.
Na sajtu već postoji tekst isplata dobiti iz DOO: porez, odluka i redosled koji moraš da ispoštuješ, a ta tema je posebno važna kada novac iz firme ide fizičkom licu koje ima više uloga.
Ako direktor želi pozajmicu sebi kao zaposlenom, ne treba preskočiti dokumentaciju samo zato što “on odlučuje”.
Baš tada dokumentacija mora biti čistija.
Jer se kasnije ne gleda samo ko je potpisao, nego da li je poslovni osnov stvaran.
Šta knjigovođi treba pre isplate
Pre nego što firma isplati pozajmicu zaposlenom, knjigovođi treba poslati osnovne informacije i dokumentaciju.
To su:
- ugovor ili odluka o pozajmici;
- iznos pozajmice;
- datum isplate;
- rok vraćanja;
- plan rata;
- informacija da li se ugovara kamata;
- pisani pristanak zaposlenog ako se vraća kroz obustavu od zarade;
- informacija da li je zaposleni povezano lice;
- način vraćanja pozajmice;
- račun na koji zaposleni vraća dug ako ne ide preko obustave od zarade.
Ako se vraćanje radi uplatom zaposlenog na račun firme, treba redovno usaglašavati otvoreni saldo.
Dobro je odmah odvojiti dokumentaciju pozajmice od dokumentacije zarade.
Zarada ima obračun, poreze i doprinose.
Pozajmica ima ugovor, potraživanje i otplatu.
Kada se to pomeša, svaka sledeća plata postaje objašnjavanje.
Evidencija otplate mora da se prati
Pozajmica se ne završava danom isplate.
Firma treba da prati:
- svaku ratu;
- datum uplate;
- datum obustave od zarade;
- preostali dug;
- eventualno kašnjenje;
- promene plana otplate;
- završetak otplate.
Ako se rate menjaju, treba napraviti aneks ugovora ili novu saglasnost, naročito kada se menjaju obustave od zarade.
U suprotnom, u kartici zaposlenog stoji otvoreno potraživanje koje niko ne zna da objasni.
Na kraju otplate dobro je zatvoriti saldo i ostaviti kratku napomenu da je pozajmica vraćena.
To deluje sitno, ali mnogo znači kada se kasnije radi kontrola potraživanja, završni račun ili provera odnosa sa povezanim licima.
U knjigovodstvu nije dovoljno da je dug “valjda vraćen”. Mora da se vidi da jeste.
Česte greške kod pozajmice zaposlenom
Najčešća greška je isplata bez ugovora.
Druga greška je obustava od zarade bez pisanog pristanka zaposlenog.
Treća greška je da se pozajmica nikada ne vraća, pa ostane otvorena godinama.
Četvrta greška je oprost duga bez poreske provere.
Peta greška je davanje velikih iznosa povezanim licima bez tržišne i poslovne logike.
Još jedna česta greška je da se pozajmica vodi samo kroz poruke.
Poruka može pomoći da se razume kontekst, ali nije zamena za ugovor, odluku, saglasnost i evidenciju.
Ako se kasnije menja rok vraćanja, i to treba zabeležiti.
Ako se menja iznos rate, i to treba zabeležiti.
Ako zaposleni prestaje da radi, i to treba povezati sa preostalim dugom.
Sve što ostane “dogovoreno usmeno” kasnije postaje problem za dokazivanje.
Šta kaže zakon
Za pravni okvir kod obustave od zarade važan je Zakon o radu, naročito pravilo da poslodavac ne može jednostrano da skida svoje potraživanje od zarade zaposlenog bez odgovarajućeg osnova.
Za poreski deo važan je Zakon o porezu na dohodak građana, posebno kada se zaposlenom pruža pogodnost, oprašta dug ili pokriva lični rashod.
U praksi to znači da se kod pozajmice zaposlenom ne gleda samo naziv dokumenta.
Gleda se stvarni odnos.
Ako zaposleni stvarno vraća dug, postoji ugovor i postoji evidencija, pozajmica je jedno.
Ako se novac ne vraća, ako se dug briše ili ako firma pokriva privatni trošak zaposlenog, poreska slika može biti potpuno drugačija.
Kontrolna lista pre isplate pozajmice zaposlenom
Pre isplate pozajmice zaposlenom, firma treba da proveri sledeće:
- da li postoji ugovor ili odluka o pozajmici;
- da li je jasno naveden iznos;
- da li je definisan rok vraćanja;
- da li postoji plan otplate;
- da li se ugovara kamata;
- da li se vraćanje radi uplatom zaposlenog ili obustavom od zarade;
- da li postoji pisani pristanak zaposlenog za obustavu;
- da li je zaposleni povezano lice;
- da li je jasno šta se dešava kod prestanka radnog odnosa;
- da li knjigovođa zna kako da evidentira isplatu i otplatu.
Ako na ova pitanja nema odgovora, pozajmicu ne treba isplaćivati na brzinu.
Prvo dokument.
Pa isplata.
Najbolje pravilo za firmu
Najbolje pravilo je da firma ne daje pozajmicu zaposlenom dok ne zna tri stvari:
zašto daje novac, kako se vraća i kako se dokumentuje obustava ili uplata.
Ako je sve čisto, pozajmica može biti normalan dogovor.
Ako nije, lako postane sporna isplata fizičkom licu.
Pozajmica zaposlenom ne mora da bude problem.
Problem nastaje kada se dobra namera ne isprati papirima.
U knjigovodstvu se ne vidi:
“Hteli smo da pomognemo.”
Vidi se:
izvod, ugovor, obračun, saglasnost i otvoreni saldo.
Zato redosled treba da bude jednostavan:
prvo dokument, pa isplata.
Najčešće nedoumice o pozajmici zaposlenom
Da li firma može da da pozajmicu zaposlenom?
Može, ali pozajmica treba da bude dokumentovana. Najvažnije je da postoji ugovor ili odluka, rok vraćanja, plan otplate i evidencija vraćanja.
Da li pozajmica zaposlenom mora da ima kamatu?
Ne može se dati jedan odgovor za svaku situaciju. Zavisi od iznosa, odnosa između firme i zaposlenog, roka vraćanja, da li je zaposleni povezano lice i da li postoji poslovna logika. Kod većih iznosa i povezanih lica treba biti posebno oprezan.
Da li se pozajmica zaposlenom oporezuje kao zarada?
Sama pozajmica ne mora automatski biti zarada ako postoji stvaran dug i ako se dug vraća. Ali ako se dug oprosti, ako se ne vraća ili ako firma pokriva lični trošak zaposlenog, to se onda smatra vrstom zarade i moraju se obračunati porez i doprinosi na tu količinu novca koju ste pozajmili zapsolenom.
Da li poslodavac može da skida ratu pozajmice od plate?
Može samo ako postoji valjan osnov. U praksi je najvažniji pisani pristanak zaposlenog, u kome treba jasno navesti iznos, broj rata, period i vezu sa ugovorom o pozajmici.
Šta ako zaposleni ode iz firme pre nego što vrati pozajmicu?
To treba unapred urediti ugovorom. Ugovor treba da kaže da li dug dospeva odmah, da li se pravi poseban plan otplate i kako se rešava eventualno prebijanje sa poslednjom zaradom uz pristanak zaposlenog.
Da li poruka u Viberu ili mejlu može da zameni ugovor?
Ne treba se oslanjati samo na poruke. Poruke mogu pomoći da se razume dogovor, ali nisu zamena za uredan ugovor, odluku, saglasnost za obustavu i evidenciju otplate.
Završna napomena
Informacije sadržane u ovom tekstu predstavljaju opšte informacije i stav autora. Ne predstavljaju pravni ili poreski savet za svaki pojedinačni slučaj.
Pre isplate pozajmice zaposlenom, posebno kod većih iznosa, povezanih lica, direktora ili vlasnika koji je istovremeno zaposlen, treba proveriti dokumentaciju i poreski tretman u konkretnom slučaju.
