Ako ulazna faktura ne stiže u SEF, prvo proverite da li gledate pravi poslovni subjekt, odgovarajući period i sve statuse dokumenata. Zatim od dobavljača tražite broj fakture, vreme slanja, PIB primaoca i identifikator dokumenta iz SEF-a. PDF ili poruka dobavljača mogu pomoći da pronađete problem, ali nisu zamena za elektronsku fakturu kada je ona obavezna. Poslovni događaj i prateću dokumentaciju evidentirajte odvojeno, a pravo na odbitak prethodnog PDV-a proveravajte na osnovu prihvaćene e-fakture i ostalih zakonskih uslova.
Problem nastaje kada je roba već stigla ili je usluga završena, a dokumenta nema tamo gde ga knjigovođa očekuje. Vlasnik vidi trošak, dobavljač kaže da je račun poslat, ali u SEF-u nema fakture. Tada nije dovoljno samo osvežavati ekran. Potrebna je kratka procedura koja ostavlja trag i razdvaja tehničku proveru, knjigovodstveno evidentiranje i PDV.
Za širi pregled obaveza, statusa i vrsta dokumenata pogledajte vodič e-fakture i SEF. Ovaj tekst rešava užu situaciju: očekivana ulazna faktura nije vidljiva među primljenim dokumentima.
Ulazna faktura ne stiže u SEF: prvo proverite nalog i pretragu
Pre nego što pozovete dobavljača, proverite da li je problem na vašoj strani. U firmama u kojima jedno lice ima pristup za više subjekata lako se desi da ostane izabrana pogrešna firma. Kod većih timova važna je i korisnička uloga, naročito kada postoji interni tok odobravanja ili informacioni posrednik.
- Proverite naziv, PIB i matični broj trenutno izabranog poslovnog subjekta.
- Otvorite registar faktura i proširite period pretrage. Datum prometa, datum izdavanja i datum prijema nisu isti podatak.
- Pretražite po nazivu dobavljača i broju fakture, a zatim uklonite sužavajuće filtere.
- Proverite sve relevantne statuse i tip dokumenta, ne samo podrazumevani prikaz.
- Ako koristite ERP ili informacionog posrednika, uporedite prikaz u tom sistemu sa korisničkim interfejsom SEF-a.
- Proverite da li vaša korisnička uloga i interni tok odobravanja ograničavaju ono što trenutno vidite.
Aktuelno tehničko uputstvo SEF-a navodi pretragu prema dobavljaču, broju fakture, statusu, tipu dokumenta i vremenskom periodu. To je prvi krug provere. Papir nije problem dok ga neko ne traži, ali ovde je problem upravo to što sistemski trag još nije pronađen.
Od dobavljača tražite podatke iz SEF-a, ne samo PDF
Poruka „poslali smo fakturu” nije dovoljan dokaz da je dokument stigao pravom primaocu. Tražite konkretne podatke koje obe strane mogu da uporede:
- broj i datum izdavanja fakture;
- datum prometa;
- naziv, PIB i matični broj primaoca;
- vreme slanja i status dokumenta kod izdavaoca;
- identifikator dokumenta u SEF-u, ako je dostupan;
- broj ugovora, narudžbenice ili drugi podatak po kome prepoznajete promet.
PDF prikaz može pomoći da uporedite podatke, ali nemojte ga unositi kao da je primljena e-faktura. Ako je za konkretan promet propisano izdavanje elektronske fakture, dokument mora proći kroz SEF. Dobavljačev snimak ekrana takođe nije zamena za dokument; on samo pomaže da se utvrdi gde je lanac prekinut.
| Šta ste utvrdili | Najverovatniji problem | Sledeći korak |
|---|---|---|
| Dobavljač nema broj ni SEF identifikator | Dokument verovatno nije uspešno izdat | Tražite da proveri slanje i status u svom nalogu |
| PIB ili primalac nisu vaši | Faktura je usmerena drugom subjektu | Dobavljač rešava pogrešno izdavanje prema statusu dokumenta i izdaje ispravan dokument |
| Faktura postoji u SEF-u, ali ne u ERP-u | Problem je u sinhronizaciji ili posredniku | Sačuvajte SEF podatke i prijavite tehnički problem |
| Faktura je pronađena u drugom statusu | Dokument postoji u SEF-u; dalji korak zavisi od njegovog stvarnog statusa | Proverite da li čeka obradu, već je prihvaćena, odbijena ili stornirana; ne izdavati duplikat |
Šta ako je faktura poslata pogrešnom primaocu
Ako su na dokumentu pogrešan PIB ili pogrešan poslovni subjekt, primalac ne treba da „popravlja” račun u svojim evidencijama. Dobavljač mora da proveri status dokumenta, reši pogrešno izdavanje na način koji odgovara tom statusu i izda ispravan dokument pravom primaocu.
Ne tražite od dobavljača da samo promeni PDF. Elektronska faktura je strukturirani dokument u SEF-u, pa vizuelno ispravljen prilog ne menja podatke dokumenta koji je zaista poslat. U komunikaciji navedite tačan naziv firme, PIB, osnov prometa i broj narudžbenice ili ugovora, kako se ista greška ne bi ponovila.
Poslovni događaj može postojati i kada e-faktura nedostaje
Roba može biti primljena, usluga završena, otpremnica potpisana, a ulazna faktura još nevidljiva. To ne znači da se poslovni događaj briše do dolaska računa. Znači da ga treba dokumentovati bez izmišljanja fakture.
Sačuvajte ugovor, narudžbenicu, otpremnicu, prijemnicu, zapisnik o izvršenoj usluzi, obračun, prepisku i dokaz o prijemu. Knjigovodstveni tretman se zatim određuje prema vrsti događaja, verodostojnoj računovodstvenoj ispravi, računovodstvenoj politici firme i trenutku sastavljanja izveštaja. Elektronsko fakturisanje ne ukida pravila računovodstva.
Ovde je bitna nijansa: nije tačno da svaki trošak ili obaveza uvek mora da čeka fakturu, ali nije dozvoljeno knjižiti izmišljenu ulaznu fakturu niti dokument prikazati kao primljen u SEF-u kada nije primljen. Knjigovođa treba da zna šta se zaista dogodilo, koja dokumentacija postoji i šta još nedostaje.
PDV se ne izjednačava sa knjiženjem troška
Kod obveznika PDV-a nedostatak e-fakture posebno je važan. Kada za promet postoji obaveza izdavanja elektronske fakture, pravo na odbitak prethodnog PDV-a može se ostvariti isključivo na osnovu prihvaćene elektronske fakture, uz ispunjenje ostalih uslova iz Zakona o PDV-u.
Za određeni poreski period prihvaćena e-faktura može biti osnov za odbitak ako je prihvaćena zaključno sa danom koji prethodi podnošenju poreske prijave, a najkasnije desetog dana kalendarskog meseca koji sledi tom poreskom periodu. Zato nije svejedno da li dokument nije izdat, nije pronađen, nije prihvaćen ili kasni samo prenos u računovodstveni program.
U praksi se ovo vidi pred rok za PDV: roba je evidentirana u magacinu, ali ulazne e-fakture nema. Trošak, zaliha ili obaveza i pravo na odbitak prethodnog PDV-a nisu ista računovodstvena odluka. Nemojte koristiti prethodni PDV samo zato što imate ponudu, predračun ili PDF koji je dobavljač poslao mejlom.
Nestala faktura nije isto što i odbijena faktura
Ako dokument ne nalazite, prvo utvrdite da li je izdat pravom primaocu i koji mu je stvarni status. Sama nevidljivost u vašem prikazu ne dokazuje da dokument nije dostavljen i ne znači da rokovi ne teku; privremeni prekid rada SEF-a ima posebno zakonsko pravilo. Ako je faktura pronađena i ima status odbijene, ili je vidljiva ali sadrži grešku, primenjuje se druga procedura. Tada pogledajte vodič šta uraditi kada je e-faktura odbijena.
Ova granica sprečava dve česte greške. Prva je da kupac odbija dokument koji zapravo nije ni pronašao. Druga je da dobavljač izdaje novi račun iako već postoji prvobitna e-faktura sa statusom koji treba rešiti. Pre svakog novog dokumenta mora da se utvrdi šta je zaista evidentirano u SEF-u.
Hipotetički primer: roba je stigla, a fakture nema
U hipotetičkom primeru firma preuzme robu 28. u mesecu. Otpremnica je potpisana i roba je uneta u magacin. Dobavljač tvrdi da je račun poslat, ali pretraga po nazivu i broju ne daje rezultat. Knjigovođa od dobavljača traži SEF identifikator, vreme slanja i podatke primaoca. Ispostavi se da je dokument poslat povezanoj firmi sa sličnim nazivom.
Ispravan redosled je sledeći: sačuvati otpremnicu i prijem robe, zabeležiti da faktura nedostaje, tražiti od dobavljača da reši pogrešno izdavanje, a zatim proveriti novu e-fakturu kada se pojavi. Računovodstveno evidentiranje prijema robe rešava se na osnovu stvarnog događaja i raspoložive dokumentacije, dok se prethodni PDV ne koristi bez prihvaćene e-fakture kada je ona obavezna.
Kontrolna lista dok čekate ulaznu fakturu
- zapišite dobavljača, vrstu prometa, očekivani iznos i datum isporuke;
- sačuvajte ugovor, narudžbenicu, otpremnicu, prijemnicu ili zapisnik;
- proverite pravi subjekt, period, status i tip dokumenta u SEF-u;
- od dobavljača tražite broj, vreme slanja, PIB primaoca i SEF identifikator;
- odvojeno evidentirajte tehnički problem, nedostajući dokument i knjigovodstveni događaj;
- ne koristite PDF, predračun ili snimak ekrana kao zamenu za obaveznu e-fakturu;
- pre PDV prijave proverite da li je e-faktura prihvaćena u propisanom roku;
- kada dokument stigne, uporedite iznos, datum prometa, robu ili uslugu i poreski tretman.
Ako se kašnjenja ponavljaju, uvedite internu listu očekivanih ulaznih faktura. Dodajte odgovornu osobu i datum poslednje komunikacije. Usmeni podsetnik se izgubi; evidencija pokazuje ko treba da reaguje i pre nego što dođe rok za poresku prijavu.
Kada problem treba eskalirati
Tehničku proveru treba eskalirati kada dobavljač ima identifikator dokumenta i status uspešnog slanja, a faktura nije vidljiva u korisničkom interfejsu SEF-a. Pre prijave problema prikupite naziv i PIB oba subjekta, broj fakture, SEF identifikator, tačno vreme slanja, korisničku ulogu i kratak opis već urađenih provera. Osetljive podatke ne šaljite šire nego što je potrebno.
Stručnu proveru uključite kada promet utiče na značajan iznos PDV-a, kraj obračunskog perioda, zalihe ili finansijske izveštaje. Ako želite da se ulazne fakture, PDV i otvorena dokumentacija prate kao redovan proces, pogledajte naše knjigovodstvene usluge.
Praktično pravilo: prvo utvrdite da li dokument postoji u SEF-u i kome je poslat, zatim dokumentujte stvarni poslovni događaj, a tek onda donesite odvojene odluke o knjiženju i PDV-u. Tako se problem rešava bez izmišljene fakture, izgubljenog troška i pogrešno korišćenog prethodnog poreza.
Zvanični izvori
- Pravno-informacioni sistem Republike Srbije – Zakon o elektronskom fakturisanju
- APR – Zakon o računovodstvu
- Ministarstvo finansija Republike Srbije – Zakon o porezu na dodatu vrednost
- Sistem eFaktura – Interno tehničko uputstvo, verzija od 31. jula 2026.
Propisi i tehničko uputstvo provereni su 7. septembra 2026. Konkretno knjiženje i poreski tretman zavise od vrste prometa, statusa obveznika i raspoložive dokumentacije.
