Avansni račun u SEF-u: kada se izdaje i kako se povezuje sa konačnom fakturom

Avansni račun u SEF-u pravi više grešaka nego što bi trebalo. Razlog je jednostavan: ljudi ga često posmatraju kao običnu fakturu koja je izdata malo ranije.

Nije isto.

Avansni račun prati novac koji je stvarno primljen pre izvršenog prometa. Kasnije, kada roba bude isporučena ili usluga završena, taj avans mora pravilno da se poveže sa fakturom za izvršeni promet.

Ako taj redosled nije čist, nastaju duple fakture, pogrešan PDV, odbijeni dokumenti i čuvena poruka knjigovođe:

„A šta je ovde zapravo plaćeno?”

Najčešći poziv izgleda ovako:

„Klijent mi je uplatio deo novca unapred i traži avansni račun kroz SEF. Da li sada izdajem avans, običnu fakturu ili konačnu fakturu?”

Odgovor zavisi od samo dve stvari: kada je novac primljen i kada je promet izvršen.

Za širi pregled rada sistema prvo možeš pogledati tekst Sistem e-faktura u Srbiji. Ovde nećemo ponavljati ceo SEF, nego rešavamo konkretno avans, datum uplate i završnu fakturu.

Avansni račun u SEF-u nije predračun

U propisima i samom SEF-u koristi se naziv avansna faktura, dok se u praksi često kaže avansni račun. U ovom tekstu koristimo oba izraza jer se odnose na isti dokument.

Predračun, ponuda ili zahtev za uplatu nisu avansni račun.

Predračun kupcu govori koliko treba da uplati. Avansni račun se izdaje kada je uplata stvarno primljena pre prometa.

Zato nisu dovoljni:

• potpisan ugovor;
• prihvaćena ponuda;
• poslata profaktura;
• obećanje klijenta da će platiti;
• nalog za plaćanje koji još nije realizovan.

Pre izdavanja proveri bankovni izvod. Ako novac nije legao, nema primljenog avansa.

Kod obveznika PDV-a ovo nije samo pitanje dokumentacije. Poreska obaveza nastaje kada se najranije dogodi promet ili naplata naknade pre prometa. Zakon o PDV-u zato obavezu izdavanja računa vezuje i za primljeno avansno plaćanje.

Da li svaki primljeni avans ide kroz SEF

Ne mora svaki avans automatski da završi kao avansna faktura u SEF-u.

Prvo se proverava:

• ko je uplatio novac;
• ko prima uplatu;
• da li su strane korisnici SEF-a;
• da li se radi o prometu na malo;
• da li je transakcija obuhvaćena fiskalizacijom;
• da li postoji zakonski izuzetak od elektronskog fakturisanja.

Primljeni avans za promet na malo načelno se rešava kroz sistem fiskalizacije, a ne kao klasična avansna faktura u SEF-u, uz izuzetke koje predviđa Zakon o elektronskom fakturisanju. Ovaj tekst se odnosi na promet za koji se dokument izdaje preko SEF-a.

Najgore je napraviti tehnički savršen avansni račun u pogrešnom sistemu.

Kada se izdaje avansni račun u SEF-u

Logika nije komplikovana kada se događaji poređaju po datumu.

Novac je primljen pre isporuke robe ili završetka usluge

Tada postoji avans.

Ako je kupac uplatio 5. juna, a usluga je završena 20. juna, uplata od 5. juna predstavlja avans. To što su uplata i promet u istom mesecu ne menja činjenicu da je novac primljen pre prometa.

Nemoj mešati isti dan i isti poreski period.

Isti mesec ne znači da avans može da se preskoči.

Uplata i promet izvršeni su istog dana

Ovde postoji posebno pravilo.

Ako je avans primljen istog dana kada je izvršen promet dobara ili usluga, izdaje se faktura za promet, dok se avansna faktura može izdati, ali nije obavezna.

Na primer, kupac 10. juna uplati novac, a roba mu bude isporučena tog istog dana. U toj situaciji može se odmah izdati faktura za izvršeni promet.

Važeći Pravilnik o elektronskom fakturisanju upravo razlikuje ovu situaciju od slučaja kada je uplata primljena ranijeg dana.

Promet je izvršen pre nego što je kupac platio

Tada nema avansa.

Izdaje se faktura za izvršeni promet, a kasnija uplata predstavlja naplatu potraživanja po toj fakturi.

Redosled je, dakle, ovakav:

1. Nema uplate i nema prometa – ponuda ili predračun.
2. Uplata je primljena pre prometa – avansna faktura.
3. Uplata i promet su istog dana – faktura za promet, dok je avansna faktura moguća.
4. Promet je već izvršen – faktura za izvršeni promet.

Šta proveriti pre nego što pošalješ avansni račun

Avansni račun u SEF-u ne treba praviti samo na osnovu poruke:

„Leglo je nešto od klijenta.”

Pre slanja uporedi bankovni izvod, ugovor i zahtev kupca.

Proveri:

• tačan naziv, adresu i PIB primaoca;
• datum kada je avans stvarno primljen;
• iznos primljene uplate;
• valutu uplate;
• osnov avansnog plaćanja;
• buduću robu ili uslugu na koju se avans odnosi;
• poresku kategoriju;
• stopu i iznos PDV-a, kada se PDV obračunava;
• broj ugovora, ponude ili narudžbenice;
• da li kupac zahteva određeni prilog ili internu oznaku.

Važeći Pravilnik među minimalnim podacima navodi datum avansne uplate, poresku kategoriju, dan nastanka poreske obaveze, iznos i osnov avansne uplate. Faktura za javni sektor sadrži i broj dokumenta koji joj prethodi, kao što su ugovor, narudžbenica ili ponuda.

Kod privatnog sektora broj narudžbenice možda neće uvek biti poreski obavezan podatak, ali može biti uslov da klijent dokument uopšte odobri i plati.

Račun može biti poreski ispravan, a da ipak stoji blokiran u njihovoj internoj kontroli.

Datum avansa nije datum kada si seo da napraviš račun

Ovo je jedna od sitnih grešaka koje posle naprave veliki problem.

Na avansnoj fakturi treba razlikovati:

• datum izdavanja dokumenta;
• datum kada je avans primljen;
• datum nastanka poreske obaveze.

Ako je uplata legla 27. juna, a dokument praviš 29. juna, datum avansne uplate nije 29. jun samo zato što si tada otvorio SEF.

Dokaz je bankovni izvod.

Isto važi kada firma tek početkom sledećeg meseca primeti da je uplata stigla poslednjeg dana prethodnog meseca. Datum se ne pomera zato što dokument nije obrađen na vreme.

PDV na avans ne čeka konačnu fakturu

Kod obveznika PDV-a primljeni avans može stvoriti poresku obavezu pre nego što je roba isporučena ili usluga završena.

To je razlog zbog kojeg avansni račun nije samo potvrda da je novac primljen.

On utiče na:

• obračun izlaznog PDV-a kod izdavaoca;
• prethodni porez kod primaoca, kada su ispunjeni uslovi;
• poreski period;
• kasnije umanjenje kroz konačnu fakturu;
• Evidenciju prethodnog poreza u SEF-u.

Za širi okvir možeš pogledati tekst PDV u Srbiji, dok je za ulazne dokumente koristan i tekst o evidentiranju prethodnog poreza u SEF-u.

Ako izdavalac nije obveznik PDV-a, ne obračunava PDV samo zato što dokument šalje kroz SEF. Njegov status, poreska kategorija i napomena moraju odgovarati stvarnom poreskom tretmanu.

Poseban oprez potreban je kod građevinarstva, poreskog dužnika primaoca, oslobođenog prometa i transakcija koje nisu predmet oporezivanja u Srbiji. Tu se poreska kategorija ne bira po sećanju niti kopiranjem stare fakture.

Kako se avans povezuje sa konačnom fakturom

Kada se promet izvrši, izdaje se faktura za izvršeni promet.

U praksi je svi zovu konačna faktura. U SEF-u se bira tip dokumenta Faktura, a zatim se povezuje jedna ili više ranije izdatih avansnih faktura.

Konačna faktura treba da pokaže:

• ukupnu vrednost izvršenog prometa;
• ukupan iznos osnovice;
• ukupan PDV, kada se obračunava;
• broj i datum avansne fakture;
• deo osnovice i PDV-a koji je već obuhvaćen avansom;
• preostali iznos za plaćanje.

Pravilnik izričito propisuje da faktura za promet kojem je prethodilo potpuno ili delimično avansno plaćanje sadrži broj i datum avansne fakture, kao i podatke o iznosima za koje se umanjuju naknada, osnovica i PDV.

Nemoj da uradiš ovo:

1. Izdaš avansni račun na 120.000 dinara.
2. Završiš posao.
3. Napraviš novu fakturu na ceo iznos.
4. Ne povežeš avans.
5. Očekuješ da knjigovođa „zna da je ono prvo bilo deo ovog drugog”.

SEF i knjige ne rade na pretpostavkama.

Primer iz prakse: delimičan avans

Firma je ugovorila uslugu u vrednosti od 300.000 dinara bez PDV-a.

Ukupna vrednost sa PDV-om iznosi:

• osnovica: 300.000 dinara;
• PDV od 20%: 60.000 dinara;
• ukupno: 360.000 dinara.

Klijent unapred uplaćuje 120.000 dinara.

Avansni račun prikazuje:

• osnovicu avansa: 100.000 dinara;
• PDV: 20.000 dinara;
• primljeni avans: 120.000 dinara.

Kada je usluga završena, izdaje se konačna faktura na ukupan promet od 360.000 dinara. Na njoj se prikazuje da je kroz avans već obuhvaćeno 120.000 dinara.

Za plaćanje ostaje:

• osnovica: 200.000 dinara;
• PDV: 40.000 dinara;
• ukupno za plaćanje: 240.000 dinara.

Klijent tako vidi celu vrednost usluge, iskorišćeni avans i tačan ostatak duga.

Šta kada je ceo iznos plaćen unapred

Ako je kupac unapred uplatio svih 360.000 dinara, konačna faktura se i dalje izdaje kada je promet izvršen.

Razlika je u tome što iznos za plaćanje na konačnoj fakturi iznosi nula.

Pun avans ne zamenjuje dokumentovanje izvršenog prometa.

Avans dokazuje uplatu pre prometa. Konačna faktura dokazuje da je promet kasnije izvršen i da je primljeni novac iskorišćen za taj promet.

Više avansnih uplata za isti posao

Kod većih projekata klijent često plaća u više delova.

Na primer:

• prvi avans po potpisivanju ugovora;
• drugi avans po završetku prve faze;
• ostatak nakon završetka posla.

SEF omogućava da se faktura za izvršeni promet poveže sa više avansnih faktura. Zato svaka uplata i svaki dokument moraju imati jasan trag, posebno ako se avansi odnose na različite faze, poreske kategorije ili iznose.

Nemoj sve avanse držati u tabeli „kod direktora”, dok je u SEF-u povezan samo jedan.

Avansni račun u stranoj valuti

Kod avansa u stranoj valuti moraš voditi računa o kursu na datum kada je avans primljen.

Kada se kasnije pravi konačna faktura u stranoj valuti, iskorišćeni avans se ne preračunava proizvoljno po kursu sa dana konačne fakture. Aktuelno tehničko uputstvo SEF-a omogućava unos iskorišćenog avansa i u dinarima, po kursu koji je važio na dan avansa.

To znači da treba čuvati:

• datum priliva;
• iznos u valuti;
• dinarsku protivvrednost;
• primenjeni kurs;
• avansnu fakturu;
• konačnu fakturu.

Kada ugovor, avans i konačna faktura koriste različitu valutu ili različitu logiku kursa, proveru radi pre slanja dokumenta, a ne kada dođe vreme za PDV prijavu.

Šta ako klijent odbije avansnu fakturu

Ako klijent odbije avansni račun u SEF-u, nemoj automatski praviti drugi.

Prvo proveri razlog:

• pogrešan datum avansa;
• iznos ne odgovara uplati;
• pogrešan PIB ili primalac;
• nedostaje narudžbenica;
• opis ne odgovara ugovoru;
• poreska kategorija je pogrešna;
• klijent je uplatio po drugom osnovu;
• dokument je automatski odbijen jer primalac nije reagovao.

Dalji postupak zavisi od toga da li je dokument samo formalno neusaglašen ili je stvarno poreski i poslovno pogrešan.

Detaljniju proceduru imaš u tekstu odbijena e-faktura SEF.

Aktuelno tehničko uputstvo omogućava povezivanje konačne fakture sa avansnim fakturama bez obzira na njihov status. To, međutim, nije razlog da se pogrešan ili odbijen avans ostavi nerešen. Tehnička mogućnost sistema nije zamena za uredan poreski i poslovni trag.

Šta kada se avans vraća kupcu

Ako do prometa neće doći, a avans se delimično ili potpuno vraća, nemoj ga zatvarati izmišljenom konačnom fakturom.

Tada treba proveriti:

• razlog vraćanja novca;
• da li se vraća ceo ili deo avansa;
• status avansne fakture;
• da li je kupac koristio prethodni porez;
• da li se izdaje dokument o smanjenju avansa;
• da li postoji obaveza PDV korekcije;
• kojim redosledom se dokumenti rešavaju u SEF-u.

Pravilnik dokumentom o smanjenju obuhvata i dokument koji se izdaje zbog smanjenja avansa. Ako je avansna faktura već povezana sa konačnim računom koji nije storniran, SEF ne dozvoljava da se povezana avansna faktura tek tako stornira. Prvo mora da se proveri i reši ceo lanac dokumenata.

Zato se avans ne briše kao da nikada nije postojao.

Gde se lanac najčešće raspadne

Najviše problema nastaje kada firma:

• izda avansni račun pre nego što novac stigne;
• kao datum avansa unese datum izdavanja dokumenta;
• misli da avans ne postoji zato što su uplata i promet u istom mesecu;
• izda fakturu na ceo iznos bez povezivanja sa avansom;
• izda samo račun na razliku, bez prikaza ukupnog prometa;
• zaboravi da poveže drugi ili treći avans;
• promeni poresku kategoriju samo zato što kupac to traži;
• ostavi odbijeni avans bez objašnjenja i ispravke;
• pokuša da stornira avans koji je već vezan za aktivnu konačnu fakturu;
• knjigovođi pošalje samo konačnu fakturu, bez izvoda i avansnih dokumenata.

Za ovakve slučajeve korisno je imati sređenu internu arhivu. U tekstu o čuvanju e-faktura objašnjeno je šta treba sačuvati uz fakturu da se posle nekoliko meseci ne traže dokazi po mejlovima i Viber porukama.

Šta knjigovođi treba poslati

Kada primiš avans, knjigovođi nemoj poslati samo poruku:

„Legla uplata.”

Pošalji:

• bankovni izvod sa uplatom;
• ugovor, ponudu ili narudžbenicu;
• podatak na koji budući promet se avans odnosi;
• avansnu fakturu iz SEF-a;
• podatak da li je prihvaćena ili odbijena;
• očekivani datum prometa;
• informaciju o kasnijim uplatama;
• konačnu fakturu kada promet bude izvršen;
• dokaz o vraćanju novca ako je avans refundiran.

Tako knjigovođa može da poveže novac, dokument, PDV i stvarni promet.

Bez toga vidi samo uplatu i pokušava da pogodi poslovnu priču.

FAQ o avansnom računu u SEF-u

Da li se avansni račun izdaje pre ili posle uplate?

Izdaje se po osnovu primljene uplate pre prometa. Predračun ili ponuda mogu se poslati pre uplate, ali avansni račun prati novac koji je stvarno primljen.

Da li se avansni račun preskače ako su uplata i promet u istom mesecu?

Ne automatski. Posebno pravilo odnosi se na uplatu i promet izvršene istog dana, a ne samo u istom mesecu.

Da li avansni račun zamenjuje konačnu fakturu?

Ne. Kada se promet izvrši, izdaje se faktura za izvršeni promet i u njoj se prikazuje iskorišćeni avans.

Da li se konačna faktura izdaje kada je kupac sve platio unapred?

Da. Konačna faktura prikazuje ukupan promet i ceo iskorišćeni avans, pa iznos za plaćanje može biti nula.

Može li konačna faktura da se poveže sa više avansnih faktura?

Može. SEF podržava povezivanje fakture za promet sa više ranije izdatih avansnih faktura.

Da li lice koje nije u PDV-u obračunava PDV na avansnom računu?

Ne samo zato što koristi SEF. PDV se obračunava u skladu sa statusom izdavaoca i poreskim tretmanom konkretnog prometa.

Šta ako je iznos avansa pogrešno unet?

Ne šalji novu avansnu fakturu dok ne proveriš status postojećeg dokumenta, stvarnu uplatu, PDV posledice i odgovarajući način ispravke.

Šta ako je avans primljen, a posao je otkazan?

Tada se proveravaju vraćanje novca, dokument o smanjenju avansa, status dokumenta i potrebna PDV korekcija. Ne izdaje se izmišljena konačna faktura za promet koji nije izvršen.

Redosled koji čuva i SEF i knjige

Avansni račun u SEF-u nije komplikovan kada dokumenti prate ono što se stvarno dogodilo.

Prvo proveri da li je novac primljen.

Zatim utvrdi na koji budući promet se odnosi.

Proveri datum, iznos, klijenta i poreski tretman.

Kada promet bude izvršen, napravi fakturu za ukupnu vrednost i poveži sve avansne fakture.

Ako je dokument odbijen, uplata vraćena ili je promenjen ugovor, ne popravljaj stvar novom fakturom napamet. Prvo proveri ceo lanac.

Ako imaš primljeni avans i nisi siguran koji dokument treba poslati kroz SEF, pripremi ugovor, bankovni izvod, podatke kupca i opis budućeg prometa. Na osnovu toga može da se utvrdi šta ide prvo i kako se avans kasnije pravilno zatvara.