Refundacija naknade zarade preko portala e bolovanje nije samo tehničko slanje zahteva kroz sistem. To je postupak u kojem poslodavac mora da poveže bolovanje zaposlenog, obračun zarade, isplatu naknade, poresku prijavu i dokumentaciju koju RFZO traži.
U praksi problem najčešće ne nastane zato što portal ne radi, nego zato što pre slanja zahteva nije provereno osnovno: od kog dana bolovanje ide na teret RFZO, da li je naknada već isplaćena, da li postoji elektronska doznaka, da li se podnosi obračun ili refundacija i da li su svi podaci usklađeni.
Ako firma ima zaposlene, bolovanje više ne treba posmatrati kao papir koji radnik donese knjigovođi na kraju meseca. Sistem e-Bolovanje – Poslodavac uvodi elektronsku razmenu podataka između poslodavaca, lekara i RFZO, ali ne ukida potrebu za dobrom pripremom.
Ako želiš širu sliku o samom sistemu, pogledaj i tekst šta je e-Bolovanje i kakve promene donosi. A ako te zanima šta poslodavac mora da pošalje knjigovođi pre obračuna, poveži ovu temu sa tekstom bolovanje zaposlenog dokumentacija.
Šta znači refundacija naknade zarade preko portala e bolovanje
Refundacija naknade zarade znači da je poslodavac zaposlenom već isplatio naknadu zarade, a zatim od RFZO traži povraćaj iznosa za deo bolovanja koji pada na teret obaveznog zdravstvenog osiguranja.
Tu mora da se napravi razlika između dve stvari.
Prva je obračun naknade zarade. Tada poslodavac dostavlja zahtev i dokumentaciju, a RFZO utvrđuje pravo, visinu naknade i iznos koji se prenosi poslodavcu radi isplate zaposlenom.
Druga je refundacija isplaćene naknade zarade. Tada je poslodavac već isplatio naknadu zaposlenom iz svojih sredstava, pa kroz portal traži da mu se taj iznos refundira.
Zato je kod izrade liste u portalu važno izabrati pravi tip obračuna. Ako je naknada već isplaćena, bira se refundacija. Ako nije isplaćena, ne bira se refundacija samo zato što se u govoru sve zove “refundacija bolovanja”.
Kada bolovanje ide na teret RFZO
Ne ide svako bolovanje odmah na teret RFZO. Kod obične bolesti ili povrede van rada, prvih 30 dana bolovanja je po pravilu na teret poslodavca, dok se od 31. dana otvara deo koji može ići preko RFZO.
Postoje i posebne situacije kod kojih naknada ide na teret obaveznog zdravstvenog osiguranja od prvog dana, na primer određeni slučajevi nege člana porodice. Zbog toga se uvek proverava osnov bolovanja, doznaka i pravila iz Zakona o zdravstvenom osiguranju.
Najveća greška je kada se gleda samo broj dana, a ne i osnov bolovanja. Nije isto bolovanje zbog bolesti, nega deteta, održavanje trudnoće, povreda na radu ili produženje preko lekarske komisije.
Za poslodavca je praktično pitanje jednostavno: pre refundacije moraš znati koji deo bolovanja plaća firma, koji deo ide preko RFZO i da li za taj period postoji odgovarajući dokument u sistemu.
Ako ti je ova tema povezana sa obračunom plata, pogledaj i tekst kako izgleda obračun zarade u Srbiji, jer se greška u bolovanju najčešće vidi tek kada se dođe do obračuna.
Šta se promenilo uvođenjem e-Bolovanja za poslodavce
Portal e-Bolovanje – Poslodavac omogućava da se potvrde, doznake, statusi, zahtevi i obaveštenja razmenjuju elektronski. To znači da se postupak više ne zasniva samo na papirima koje zaposleni donosi poslodavcu.
Postupak korišćenja sistema uređen je posebnim propisima, pre svega Zakonom o razmeni podataka, dokumenata i obaveštenja u slučaju nastupanja privremene sprečenosti za rad i Pravilnikom o razmeni podataka korišćenjem softverskog rešenja e-Bolovanje – Poslodavac.
To ne znači da je knjigovodstvo postalo nebitno. Naprotiv. Sistem je samo promenio kanal komunikacije. Umesto papira, sada se radi kroz elektronsku listu, statuse, priloge i elektronsko potpisivanje.
Drugim rečima, portal ne rešava lošu pripremu. On samo pokaže da li je priprema bila dobra.
Ko mora da koristi portal e-Bolovanje – Poslodavac
Sistem koriste poslodavci koji imaju zaposlene i učestvuju u postupku ostvarivanja prava po osnovu privremene sprečenosti za rad.
To se odnosi na privredna društva, druga pravna lica, ustanove, državne organe, organe lokalne samouprave, javne beležnike, javne izvršitelje, ali i preduzetnike koji zapošljavaju jedno ili više lica.
Kod preduzetnika je važno napraviti razliku. Preduzetnik bez zaposlenih nije isto što i preduzetnik koji ima radnike. Kada preduzetnik zapošljava lica, on za ovu oblast ulazi u režim poslodavca.
Pre nego što se pojavi prvo bolovanje za refundaciju, firma treba da proveri:
- da li ima pristup portalu;
- ko ima ovlašćenje za rad u sistemu;
- ko može da kreira listu;
- ko može da potpiše listu;
- da li je elektronski potpis tehnički spreman.
Listu ne mora uvek da potpisuje zakonski zastupnik, ako je drugo lice pravilno ovlašćeno za rad u sistemu. Ali to ovlašćenje mora da postoji.
Pre slanja zahteva proveri bolovanje, isplatu i dokumentaciju
Pre nego što se radi refundacija naknade zarade preko portala e bolovanje, poslodavac mora da proveri tri stvari.
Prvo se proverava bolovanje. Da li je bolovanje otvoreno, za koji period važi, da li postoji elektronska doznaka, da li je bolovanje zaključeno ili produženo i da li je period pokriven ocenom lekarske komisije ako je ona potrebna.
Drugo se proverava isplata. Ako se bira refundacija, firma mora znati tačan datum isplate naknade zarade. Taj datum se unosi u listu i ne bi trebalo da se piše napamet.
Treće se proverava dokumentacija. Ako nedostaje izvod iz pojedinačne poreske prijave, ako nisu spremni obračunski listići, ako podaci za osnov nisu uneti ili ako se ne slažu evidencija rada i obračun, zahtev može da se vrati na dopunu.
Ovo je deo gde se najviše vidi razlika između firme koja ima uređen sistem i firme koja sve rešava poslednjeg dana.
Lista obračuna naknade zarade je srce postupka
Zahtev se ne podnosi tako što se samo priloži jedan PDF. Zahtev se kreira kroz listu obračuna naknade zarade.
U listi se unose podaci koji su važni za RFZO:
- naziv liste;
- nadležna filijala RFZO;
- nadležna ispostava;
- namenski račun poslodavca;
- poziv na broj;
- mesec i godina za koje se lista izrađuje;
- tip obračuna;
- podaci o zaposlenom;
- period bolovanja;
- uzrok bolovanja;
- podatak da li je prvi zahtev za to bolovanje;
- datum isplate, ako se bira refundacija.
Ako korisnik prilikom izrade liste odabere tip obračuna “Refundacija”, sistem omogućava unos datuma isplate naknade zarade. Tu se često pravi greška, jer neko u firmi zna da je plata isplaćena, ali ne proveri tačan datum.
Kod refundacije nema mesta za “otprilike”. Datum isplate, obračunski period, podaci iz PPP-PD prijave i evidencija rada moraju da se slažu.
Za razumevanje ukupnog troška zarade i odnosa neto, bruto 1 i bruto 2, korisno je povezati ovu temu sa tekstom bruto 1 i bruto 2, jer refundacija bolovanja nije samo pitanje iznosa koji zaposleni primi na račun.
Dokumentacija za refundaciju naknade zarade preko portala e bolovanje
Dokumentacija se više ne prilaže uvek na isti način kao ranije u papiru. Neki podaci se unose u sistem, neki se importuju, neki se automatski povlače, a neki se prilažu kao dokument.
Najvažnije je razumeti šta se stvarno dostavlja.
Obrazac OZ-7 se ne dostavlja kao klasičan PDF kroz portal. Podaci iz potvrde o ostvarenoj zaradi unose se ručno ili se importuju u XML formatu. Ti podaci se dostavljaju kada se za konkretno bolovanje prvi put podnosi zahtev za obračun ili refundaciju.
Obračunski listići za prethodnih 12 meseci dostavljaju se kod prvog zahteva za to bolovanje, jer služe za proveru osnova za naknadu.
Izvod iz pojedinačne poreske prijave dostavlja se za obračunski mesec za koji se podnosi zahtev. Ovo je naročito važno kada je poslodavac već isplatio naknadu i traži refundaciju.
Doznaka, odnosno Obrazac OZ-6, ne dostavlja se kao papirni dokument ako postoji u sistemu, jer se elektronska doznaka povlači kroz e-Bolovanje.
Obrazac OZ-10 formira se u okviru softverskog rešenja.
Izjava o isplaćenim zaradama, odnosno plaćenim doprinosima oblikuje se u sistemu, a poslodavac mora da popuni sva obavezna polja.
Kod bolovanja zbog nege deteta do 3 godine, posebna pisana saglasnost drugog roditelja za LBO broj ne dostavlja se kao poseban dokument. U sistemu se označava da saglasnost postoji i unosi se LBO broj. Ako zaposleni samostalno vrši roditeljsko pravo, tada se prilaže odgovarajući akt kojim se to dokazuje.
Na kraju, lista se potpisuje kvalifikovanim elektronskim potpisom ili potpisom u klaudu. Ako potpisivanje pravi problem, prvo proveri tehničke uslove kroz zvaničnu stranicu za elektronsko potpisivanje na portalu eUprava.
Statusi liste i šta znače u praksi
Kada se lista kreira, ona prolazi kroz statuse. Ti statusi nisu ukras u sistemu, nego signal šta poslodavac dalje treba da uradi.
| Status liste | Šta znači | Šta poslodavac treba da uradi |
|---|---|---|
| U pripremi | Lista još nije poslata | Proveriti podatke i dokumentaciju pre slanja |
| Poslata na obračun | Lista je upućena RFZO | Pratiti status i eventualna obaveštenja |
| Potrebna dopuna dokumentacije | RFZO traži dodatne podatke ili dokumenta | Dopuniti tačno ono što je traženo |
| Dopunjena dokumentacija | Poslodavac je uneo dopunu | Sačekati dalju obradu |
| Kompletna dokumentacija | Dokumentacija je prihvaćena kao kompletna | Pratiti obračun i isplatu |
| Obračunato – čeka isplatu | RFZO je dostavio obračun | Proveriti iznos i pratiti realizaciju |
| Konačno realizovana | Postupak je završen | Sačuvati trag u dokumentaciji firme |
| Odbijena lista | Lista je odbijena u celosti | Proveriti razlog i po potrebi podneti novu listu |
Najgore je ignorisati status “Potrebna dopuna dokumentacije”. Ako se dopuna ne uradi tačno, postupak se razvlači. Ako je lista odbijena u celosti, često je praktičnije podneti novu listu sa ispravnim podacima nego pokušavati da se popravi nešto što je već zatvoreno.
Rokovi kod refundacije naknade zarade
Kod refundacije je važno pratiti rokove, ali još važnije je razumeti od kada rokovi teku. Rok se ne računa od dana kada je neko u firmi “spremio dokumentaciju”, nego od dana kada je RFZO dostavljena kompletna dokumentacija.
Zato je korisno proveriti zvaničnu stranicu RFZO za naknadu zarade za vreme privremene sprečenosti za rad, jer se tu nalaze informacije o dokumentaciji i postupku ostvarivanja prava.
Nepotpun zahtev nije samo formalni problem. Nepotpun zahtev pomera obradu i produžava vreme čekanja.
Poslodavac posebno treba da vodi računa o roku za podnošenje zahteva nakon isplate zarade za mesec na koji se naknada odnosi. U praksi je najbezbednije da se zahtev priprema odmah posle obračuna i isplate, a ne da se čeka kraj meseca ili sledeći obračun.
Najčešće greške kod refundacije preko e-Bolovanja
Prva greška je pogrešan izbor tipa obračuna. Ako je naknada već isplaćena, radi se refundacija. Ako nije isplaćena, ne treba automatski birati refundaciju samo zato što se ceo postupak u praksi tako zove.
Druga greška je unos kalendarskih dana umesto radnih dana. U polje za dane bolovanja unose se radni dani zaposlenog za koje ostvaruje pravo na naknadu iz sredstava RFZO.
Treća greška je pogrešna filijala. Ako poslodavac ima zaposlene koji su prijavljeni kod različitih filijala RFZO, liste se podnose posebno po filijalama.
Četvrta greška je pokušaj da se Obrazac OZ-7 priloži kao PDF, iako se podaci unose ručno ili importuju u XML formatu.
Peta greška je neslaganje papirne i elektronske doznake. Ako zaposleni dostavi papirnu doznaku sa jednim datumom, a elektronska doznaka sadrži drugi datum, validna je elektronska doznaka. Ako elektronska doznaka sadrži pogrešne podatke, potrebno je da izabrani lekar ispravi elektronsku doznaku.
Šesta greška je nedostatak doznake za period koji je pokriven ocenom lekarske komisije. Ocena komisije jeste bitna, ali poslodavac mora da proveri da li je izabrani lekar izdao doznaku za sporni period.
Sedma greška je neuredna interna dokumentacija. Firma misli da je sve u portalu, ali knjigovodstvo nema evidenciju rada, datum isplate, obračunske listiće ili dokaz da su doprinosi plaćeni.
Ako želiš da povežeš ovu temu sa širim radnopravnim obavezama, možeš čitaoca uputiti i na tekst šta mora da sadrži ugovor o radu, jer bolovanje, odsustva i evidencije uvek imaju i radnopravnu stranu, a ne samo knjigovodstvenu.
Primer iz prakse: bolovanje produženo, ali u sistemu fali period
Zamislimo firmu koja obračunava platu za mart. Zaposlena je na bolovanju preko 30 dana od 1. marta do 27. marta, ali u sistemu nedostaje period od 28. do 31. marta. Firma je platu isplatila početkom aprila i sada žuri da podnese zahtev za refundaciju.
Na prvi pogled, neko bi rekao: “Imamo ocenu lekarske komisije, pošalji to.” Ali ako u sistemu nema doznake koja pokriva taj period, zahtev može da zastane.
Praktično rešenje je da se proveri da li je izabrani lekar izdao doznaku na osnovu ocene lekarske komisije. Ako nije, prvo se rešava dokument u zdravstvenom sistemu, pa se tek onda kompletira lista za refundaciju.
Ovo je dobar primer zašto portal nije zamena za proveru. Portal samo prikazuje ono što je u sistemu. Ako period nije pokriven, problem se ne rešava klikom, nego ispravkom dokumentacije.
Posebne situacije kod bolovanja
Kod nege deteta do 3 godine proverava se status drugog roditelja i unosi se LBO broj, uz označavanje saglasnosti u sistemu. Ako roditelj samostalno vrši roditeljsko pravo, prilaže se dokaz.
Kod održavanja trudnoće, naknada može biti 100% od osnova, ali se uvek proverava osnov bolovanja i dokumentacija.
Kod zaposlenog koji radi kod više poslodavaca, zahtev za obračun ili refundaciju podnosi poslodavac kod koga je zaposleni prioritetno osiguran. To znači da ne podnose svi poslodavci odvojene zahteve po istom osnovu.
Kod bolovanja započetih pre primene novog sistema, treba proveriti da li se postupak nastavlja po starom režimu ili je za konkretan slučaj moguće podnošenje kroz elektronski sistem, naročito ako postoji elektronska doznaka.
Ako se radi o specifičnom slučaju direktora, korisno je pogledati i tekst bolovanje direktora privrednog društva, jer se u praksi često pogrešno misli da direktor ne može biti na bolovanju.
Šta poslodavac treba da uradi pre slanja liste
Pre slanja liste napravi kratku internu kontrolu.
Da li je bolovanje vidljivo u sistemu?
Da li period bolovanja odgovara evidenciji rada?
Da li je jasno koji dani idu na teret poslodavca, a koji na teret RFZO?
Da li je naknada već isplaćena zaposlenom?
Da li je unet tačan datum isplate?
Da li su podaci iz PPP-PD usklađeni sa obračunom?
Da li su podaci za OZ-7 uneti ili importovani?
Da li su obračunski listići spremni ako se zahtev podnosi prvi put?
Da li je izabrana prava filijala?
Da li lice koje šalje zahtev ima ovlašćenje i elektronski potpis?
Ako na više pitanja odgovor glasi “ne znam”, zahtev nije spreman za slanje.
Kada odmah uključiti knjigovođu
Knjigovođu treba uključiti pre slanja zahteva, a ne kada lista bude odbijena.
Posebno treba uključiti knjigovođu ako:
- bolovanje prelazi 30 dana;
- postoji nega deteta;
- postoji održavanje trudnoće;
- postoji povreda na radu;
- zaposleni radi kod više poslodavaca;
- postoji razlika između papirne i elektronske doznake;
- nedostaje deo perioda u sistemu;
- firma prvi put podnosi zahtev za refundaciju;
- RFZO traži dopunu dokumentacije;
- lista ima status “odbijena”.
Kod refundacije je najskuplje kada se greška otkrije kasno. Tada se ne ispravlja samo portal, nego se proverava obračun zarade, poreska prijava, dokumentacija i komunikacija sa RFZO.
Za firme koje imaju više zaposlenih, dobro je imati internu proceduru: ko prati bolovanja, ko proverava doznake, ko priprema dokumentaciju, ko šalje listu i ko čuva potvrdu da je postupak završen.
Refundacija naknade zarade preko portala e bolovanje nije posao za poslednji dan
Refundacija naknade zarade preko portala e bolovanje može da ubrza postupak, ali samo ako poslodavac ima uredne podatke. Portal nije zamena za dobar obračun. Portal samo pokaže da li su bolovanje, dokumentacija i isplata povezani kako treba.
Najbolji pristup je jednostavan: prvo proveri period i osnov bolovanja, zatim proveri obračun i isplatu, pa tek onda kreiraj listu. Ako se radi obrnuto, sistem vrlo brzo postane mesto gde se greške samo vide jasnije.
Ako nisi siguran da li je dokumentacija za refundaciju potpuna, bolje je proveriti pre slanja nego posle odbijanja liste. Kod bolovanja, jedan pogrešan datum može napraviti zastoj u celom postupku.
Za pomoć oko obračuna bolovanja, refundacije i dokumentacije za zaposlene, možeš nas kontaktirati preko sajta Pitaj knjigovođu. Bolje je da se zahtev pošalje jednom kako treba, nego da se tri puta vraća zbog sitnice koja je mogla da se proveri na početku.
Najčešća pitanja
Da li se doznaka i dalje dostavlja u papiru?
Ako je doznaka izdata kroz sistem e-Bolovanje – Poslodavac, ona je elektronski dokument i poslodavac je preuzima kroz sistem. Papirna doznaka nije osnovni kanal kada elektronska doznaka postoji.
Da li elektronska doznaka mora imati svojeručni potpis lekara?
Ne. Elektronska doznaka je elektronski dokument i ne izgleda isto kao raniji papirni dokument sa svojeručnim potpisom lekara.
Da li se kod refundacije unose kalendarski ili radni dani?
Unose se radni dani zaposlenog za koje ostvaruje pravo na naknadu zarade iz sredstava RFZO.
Da li može više lista za isti obračunski period?
Može. Nema smetnje da se za jedan obračunski period kreira više lista, ako za to postoji praktičan razlog.
Šta ako je lista odbijena?
Treba proveriti razlog odbijanja. Ako je lista odbijena u celosti, u praksi se često podnosi nova lista sa ispravljenim podacima i dokumentacijom.
Ko potpisuje listu?
Listu potpisuje lice koje je podnosilac zahteva, odnosno lice koje ima odgovarajuću ulogu i ovlašćenje za rad u sistemu e-Bolovanje – Poslodavac.
Da li OZ-7 treba priložiti kao PDF?
Ne. Podaci iz OZ-7 se unose ručno ili se importuju u XML formatu. Ne učitava se kao običan PDF dokument.
Šta ako papirna doznaka i elektronska doznaka imaju različite datume?
Validna je elektronska doznaka. Ako sadrži pogrešne podatke, potrebno je da izabrani lekar ispravi elektronsku doznaku.
