Kad je u pitanju avansni račun u SEF-u pravi se više grešaka nego što bi trebalo. Ne zato što je tema naročito komplikovana, nego zato što ga mnogi posmatraju kao običnu fakturu koja je izdata malo ranije.
A nije isto.
Avansni račun prati novac koji je stvarno primljen pre izvršenog prometa. Kasnije, kada roba bude isporučena ili usluga završena, taj avans mora pravilno da se poveže sa fakturom za izvršeni promet.
Ako taj redosled nije čist, nastaju duple fakture, pogrešan PDV, odbijeni dokumenti i ona čuvena poruka knjigovođe:
„A šta je ovde zapravo plaćeno?”
Najčešći poziv izgleda ovako:
„Klijent mi je uplatio deo novca unapred i traži avansni račun kroz SEF. Da li sada izdajem avansni račun, običnu fakturu ili konačnu fakturu?”
Odgovor zavisi od dve stvari:
kada je novac primljen i kada je promet stvarno izvršen.
Za širi pregled rada sistema prvo možeš pogledati tekst Sistem e-faktura u Srbiji. Ovde ne ponavljamo ceo SEF, nego rešavamo konkretno avansni račun u SEF-u, datum uplate, PDV i zatvaranje kroz konačnu fakturu.
Avansni račun u SEF-u nije predračun
U propisima i samom SEF-u koristi se izraz avansna faktura, dok se u praksi često kaže avansni račun. U ovom tekstu koristimo oba izraza, jer ljudi najčešće tako i pitaju.
Ali predračun, ponuda, profaktura i zahtev za uplatu nisu avansni račun.
Predračun kupcu govori koliko treba da uplati.
Avansni račun se izdaje kada je uplata stvarno primljena pre budućeg prometa. Pravilnik o elektronskom fakturisanju avansnu fakturu vezuje za primljeni avans za budući promet dobara ili usluga.
Zato nisu dovoljni:
- potpisan ugovor;
- prihvaćena ponuda;
- poslata profaktura;
- obećanje klijenta da će platiti;
- nalog za plaćanje koji još nije realizovan.
Pre izdavanja avansnog računa proveri bankovni izvod. Ako novac nije legao, nema primljenog avansa.
Kod obveznika PDV-a ovo nije samo tehničko pitanje. Zakon o PDV-u propisuje da poreska obaveza nastaje i po osnovu naplate, odnosno plaćanja, ako je naknada ili deo naknade naplaćen ili plaćen u novcu pre prometa dobara i usluga. Zato je datum primljene uplate kod avansa bitan za PDV, a ne samo za izgled dokumenta.
Da li svaki primljeni avans ide kroz SEF
Ne mora svaki avans automatski da završi kao avansna faktura u SEF-u.
Prvo se proverava:
- ko je uplatio novac;
- ko prima uplatu;
- da li su strane korisnici SEF-a;
- da li se radi o prometu na malo;
- da li je transakcija obuhvaćena fiskalizacijom;
- da li postoji zakonski izuzetak od elektronskog fakturisanja;
- da li je uplata zaista naknada za budući promet ili je nešto drugo.
Primljeni avans za promet na malo se, po pravilu, rešava kroz sistem fiskalizacije, a ne kao klasična avansna faktura u SEF-u, osim u slučajevima koje predviđa Zakon o elektronskom fakturisanju, kao što su određene situacije sa korporacijskim karticama i subjektima javnog sektora.
Ovaj tekst se odnosi na promet za koji se dokument izdaje preko SEF-a.
Najgore je napraviti tehnički savršen avansni račun u pogrešnom sistemu.
Kada se izdaje avansni račun u SEF-u
Kod avansa je najvažniji redosled događaja.
Ne šta je direktor dogovorio.
Ne šta piše u Viber poruci.
Ne šta kupac misli da treba.
Nego šta se stvarno desilo: uplata ili promet.
Novac je primljen pre isporuke robe ili završetka usluge
Tada postoji avans.
Ako je kupac uplatio 5. juna, a usluga je završena 20. juna, uplata od 5. juna predstavlja avans.
To što su uplata i promet u istom mesecu ne menja činjenicu da je novac primljen pre prometa.
Nemoj mešati isti dan i isti poreski period.
Isti mesec ne znači da avans može da se preskoči.
Uplata i promet izvršeni su istog dana
Ovde postoji posebno pravilo.
Ako je avans primljen na dan izvršenog prometa dobara ili usluga, izdaje se faktura, dok se avansna faktura može izdati, ali nije obavezna. To pravilo je uređeno Pravilnikom o elektronskom fakturisanju.
Na primer, kupac 10. juna uplati novac, a roba mu bude isporučena tog istog dana. U toj situaciji može se odmah izdati faktura za izvršeni promet.
Dakle, nije dovoljno reći:
„To je bilo u istom mesecu.”
Pravo pitanje je:
„Da li je uplata bila istog dana kada i promet?”
Promet je izvršen pre nego što je kupac platio
Tada nema avansa.
Izdaje se faktura za izvršeni promet, a kasnija uplata predstavlja naplatu potraživanja po toj fakturi.
Tu ne praviš avansni račun samo zato što je kupac platio kasnije.
Brza tabela: koji dokument se izdaje
| Situacija | Dokument |
|---|---|
| Nema uplate i nema prometa | ponuda, predračun ili profaktura |
| Uplata je primljena pre prometa | avansna faktura / avansni račun |
| Uplata i promet su istog dana | faktura za promet, avansna faktura može ali ne mora |
| Promet je izvršen pre uplate | faktura za izvršeni promet |
| Avans je vraćen jer prometa neće biti | proverava se dokument o smanjenju avansa i PDV korekcija |
Ova tabela ne zamenjuje proveru konkretne transakcije, ali spašava od najčešće greške: pravljenja dokumenta po osećaju.
Šta proveriti pre nego što pošalješ avansni račun
Avansni račun u SEF-u ne treba praviti samo na osnovu poruke:
„Leglo je nešto od klijenta.”
Pre slanja dokumenta uporedi bankovni izvod, ugovor, ponudu i zahtev kupca.
Proveri:
- tačan naziv, adresu i PIB primaoca;
- datum kada je avans stvarno primljen;
- iznos primljene uplate;
- valutu uplate;
- osnov avansnog plaćanja;
- buduću robu ili uslugu na koju se avans odnosi;
- poresku kategoriju;
- stopu i iznos PDV-a, ako se PDV obračunava;
- broj ugovora, ponude ili narudžbenice;
- da li kupac zahteva određeni prilog ili internu oznaku.
Pravilnik o elektronskom fakturisanju predviđa podatke koji su važni za elektronsku fakturu, uključujući poresku kategoriju, datum avansa i osnov za avansno plaćanje kod avansne fakture.
Kod privatnog sektora broj narudžbenice možda neće uvek biti poreski obavezan podatak, ali može biti uslov da klijent dokument uopšte obradi i odobri.
Račun može biti poreski ispravan, a da ipak stoji zaglavljen u njihovoj internoj kontroli.
Datum avansa nije datum kada si seo da napraviš račun
Ovo je jedna od sitnih grešaka koje kasnije naprave veliki problem.
Na avansnoj fakturi treba razlikovati:
- datum izdavanja dokumenta;
- datum kada je avans primljen;
- datum nastanka poreske obaveze.
Ako je uplata legla 27. juna, a dokument praviš 29. juna, datum avansne uplate nije 29. jun samo zato što si tada otvorio SEF.
Dokaz je bankovni izvod.
Isto važi kada firma tek početkom sledećeg meseca primeti da je uplata stigla poslednjeg dana prethodnog meseca. Datum se ne pomera zato što dokument nije obrađen na vreme.
Knjigovodstvo ne zanima kada si ti video uplatu.
Zanima ga kada je uplata stvarno primljena.
PDV na avans ne čeka konačnu fakturu
Kod obveznika PDV-a primljeni avans može stvoriti poresku obavezu pre nego što je roba isporučena ili usluga završena. To proizlazi iz pravila Zakona o PDV-u o nastanku poreske obaveze kod naplate ili plaćanja pre prometa.
To je razlog zbog kojeg avansni račun nije samo potvrda da je novac primljen.
On utiče na:
- obračun izlaznog PDV-a kod izdavaoca;
- prethodni porez kod primaoca, kada su ispunjeni uslovi;
- poreski period;
- kasnije umanjenje kroz konačnu fakturu;
- evidenciju prethodnog poreza u SEF-u.
Za širi okvir možeš pogledati tekst PDV u Srbiji, dok je za ulazne dokumente koristan i tekst evidentiranje prethodnog poreza u SEF-u.
Ako izdavalac nije obveznik PDV-a, ne obračunava PDV samo zato što dokument šalje kroz SEF.
Njegov PDV status, poreska kategorija i napomena moraju odgovarati stvarnom poreskom tretmanu.
Poseban oprez potreban je kod građevinarstva, poreskog dužnika primaoca, oslobođenog prometa, stranih usluga i transakcija koje nisu predmet oporezivanja u Srbiji.
Tu se poreska kategorija ne bira po sećanju.
Još manje kopiranjem stare fakture.
Kako se avans povezuje sa konačnom fakturom
Kada se promet izvrši, izdaje se faktura za izvršeni promet.
U praksi je svi zovu konačna faktura.
U SEF-u se bira tip dokumenta Faktura, a zatim se povezuje jedna ili više ranije izdatih avansnih faktura.
Konačna faktura treba da pokaže:
- ukupnu vrednost izvršenog prometa;
- ukupan iznos osnovice;
- ukupan PDV, ako se PDV obračunava;
- broj i datum avansne fakture;
- deo osnovice i PDV-a koji je već obuhvaćen avansom;
- preostali iznos za plaćanje.
Pravilnik o elektronskom fakturisanju propisuje da elektronska faktura za promet kojem je prethodilo potpuno ili delimično avansno plaćanje sadrži redni broj i datum avansne fakture, kao i podatke o iznosu za koji se po osnovu avansa umanjuje naknada, osnovica i PDV za izvršeni promet.
Nemoj da uradiš ovo:
- izdaš avansni račun na 120.000 dinara;
- završiš posao;
- napraviš novu fakturu na ceo iznos;
- ne povežeš avans;
- očekuješ da knjigovođa „zna da je ono prvo bilo deo ovog drugog”.
SEF i knjige ne rade na pretpostavkama.
Primer iz prakse: delimičan avans
Firma je ugovorila uslugu u vrednosti od 300.000 dinara bez PDV-a.
Ukupna vrednost sa PDV-om iznosi:
| Stavka | Iznos |
|---|---|
| osnovica | 300.000 dinara |
| PDV 20% | 60.000 dinara |
| ukupno | 360.000 dinara |
Klijent unapred uplaćuje 120.000 dinara.
Avansni račun prikazuje:
| Stavka | Iznos |
|---|---|
| osnovica avansa | 100.000 dinara |
| PDV 20% | 20.000 dinara |
| primljeni avans | 120.000 dinara |
Kada je usluga završena, izdaje se konačna faktura na ukupan promet od 360.000 dinara.
Na njoj se prikazuje da je kroz avans već obuhvaćeno 120.000 dinara.
Za plaćanje ostaje:
| Stavka | Iznos |
|---|---|
| preostala osnovica | 200.000 dinara |
| preostali PDV | 40.000 dinara |
| ukupno za plaćanje | 240.000 dinara |
Kupac tako vidi celu vrednost usluge, iskorišćeni avans i tačan ostatak duga.
Knjigovođa vidi vezu između novca, PDV-a i izvršenog prometa.
I svi su mirni.
Što je u SEF-u retko, ali moguće.
Šta kada je ceo iznos plaćen unapred
Ako je kupac unapred uplatio svih 360.000 dinara, konačna faktura se i dalje izdaje kada je promet izvršen.
Razlika je u tome što iznos za plaćanje na konačnoj fakturi može biti nula.
Pun avans ne zamenjuje dokumentovanje izvršenog prometa.
Avans dokazuje da je novac primljen pre prometa.
Konačna faktura dokazuje da je promet kasnije izvršen i da je primljeni novac iskorišćen za taj promet.
Više avansnih uplata za isti posao
Kod većih projekata klijent često plaća u više delova.
Na primer:
- prvi avans po potpisivanju ugovora;
- drugi avans po završetku prve faze;
- treći avans pre isporuke;
- ostatak nakon završetka posla.
SEF omogućava povezivanje fakture za promet sa više avansnih faktura. Aktuelno Interno tehničko uputstvo SEF-a navodi da je moguće kreiranje i slanje konačnog računa koji se referencira na jednu ili više avansnih faktura, bez obzira na statuse povezanih avansnih faktura.
Zato svaka uplata i svaki dokument moraju imati jasan trag.
Ovo je posebno važno ako se avansi odnose na različite faze, različite poreske kategorije ili različite iznose.
Nemoj sve avanse držati u tabeli „kod direktora”, dok je u SEF-u povezan samo jedan.
Ta tabela možda pomaže direktoru.
Ne pomaže knjigama.
Avansni račun u stranoj valuti
Kod avansa u stranoj valuti moraš voditi računa o kursu na dan nastanka poreske obaveze. Kod avansa je to, po pravilu, datum kada je avans primljen, jer je tada nastala poreska obaveza po osnovu primljene naknade pre prometa.
Kada se kasnije pravi konačna faktura u stranoj valuti, iskorišćeni avans se ne preračunava proizvoljno po kursu sa dana konačne fakture.
Aktuelno Interno tehničko uputstvo SEF-a omogućava unos iskorišćenih avansa po PDV kategorijama i u dinarima, pored unosa u stranoj valuti. Uputstvo navodi da korisnik unosi iznos iskorišćenog avansa u dinarima po kursu koji je važio na dan avansa.
Za širi praktičan okvir oko fakturisanja u valuti možeš povezati i tekst faktura stranom klijentu.
Zato čuvaj:
- datum priliva;
- iznos u valuti;
- dinarsku protivvrednost;
- primenjeni kurs;
- avansnu fakturu;
- konačnu fakturu;
- ugovor ili ponudu na osnovu koje je uplata primljena.
Kada ugovor, avans i konačna faktura koriste različitu valutu ili različitu logiku kursa, proveru radi pre slanja dokumenta.
Ne kada dođe vreme za PDV prijavu.
Tada je obično već kasno za elegantno rešenje.
Šta ako klijent odbije avansnu fakturu
Ako klijent odbije avansni račun u SEF-u, nemoj automatski praviti drugi.
Prvo proveri razlog odbijanja.
Najčešći razlozi su:
- pogrešan datum avansa;
- iznos ne odgovara uplati;
- pogrešan PIB ili primalac;
- nedostaje narudžbenica;
- opis ne odgovara ugovoru;
- pogrešna poreska kategorija;
- klijent je uplatio po drugom osnovu;
- dokument je automatski odbijen jer primalac nije reagovao.
Dalji postupak zavisi od toga da li je dokument samo formalno neusaglašen ili je stvarno poreski i poslovno pogrešan.
Detaljniju proceduru možeš povezati sa tekstom odbijena e-faktura u SEF-u.
Aktuelno Interno tehničko uputstvo SEF-a navodi da je moguće kreiranje i slanje konačnog računa koji se referencira na jednu ili više avansnih faktura, bez obzira na statuse povezanih avansnih faktura. To je tehnička mogućnost sistema, ali nije razlog da se pogrešan ili odbijen avans ostavi nerešen.
Tehnička mogućnost nije zamena za uredan poreski i poslovni trag.
Šta kada se avans vraća kupcu
Ako do prometa neće doći, a avans se delimično ili potpuno vraća kupcu, nemoj ga zatvarati izmišljenom konačnom fakturom.
Tada treba proveriti:
- razlog vraćanja novca;
- da li se vraća ceo ili deo avansa;
- status avansne fakture;
- da li je kupac koristio prethodni porez;
- da li se izdaje dokument o smanjenju avansa;
- da li postoji obaveza PDV korekcije;
- kojim redosledom se dokumenti rešavaju u SEF-u.
Zakon o PDV-u predviđa pravila za smanjenje osnovice i PDV-a, a kod smanjenja avansa se shodno primenjuju pravila o smanjenju osnovice.
Pravilnik o elektronskom fakturisanju kod dokumenta o smanjenju posebno prepoznaje i broj avansne fakture, odnosno drugog avansnog računa u slučaju smanjenja avansa.
Ako je avansna faktura već povezana sa konačnom fakturom, ne rešava se stvar jednim klikom i molitvom.
Prvo mora da se vidi ceo lanac:
uplata, avansna faktura, status dokumenta, eventualna konačna faktura, vraćanje novca i PDV posledice.
Avans se ne briše kao da nikada nije postojao.
Jer je postojao.
Na izvodu.
U SEF-u.
I u PDV-u.
Gde se lanac najčešće raspadne
Najviše problema nastaje kada firma:
- izda avansni račun pre nego što novac stigne;
- kao datum avansa unese datum izdavanja dokumenta;
- misli da avans ne postoji zato što su uplata i promet u istom mesecu;
- izda fakturu na ceo iznos bez povezivanja sa avansom;
- izda samo račun na razliku, bez prikaza ukupnog prometa;
- zaboravi da poveže drugi ili treći avans;
- promeni poresku kategoriju samo zato što kupac to traži;
- ostavi odbijeni avans bez objašnjenja i ispravke;
- pokuša da stornira dokument bez provere posledica;
- knjigovođi pošalje samo konačnu fakturu, bez izvoda i avansnih dokumenata.
Za ovakve slučajeve korisno je imati sređenu internu arhivu.
U tekstu čuvanje e-faktura možeš videti šta treba sačuvati uz fakturu da se posle nekoliko meseci ne traže dokazi po mejlovima, Viber porukama i folderima pod nazivom „novo novo final final”.
Šta knjigovođi treba poslati kada primiš avans
Kada primiš avans, knjigovođi nemoj poslati samo poruku:
„Legla uplata.”
To nije informacija.
To je početak istrage.
Pošalji:
- bankovni izvod sa uplatom;
- ugovor, ponudu ili narudžbenicu;
- podatak na koji budući promet se avans odnosi;
- avansnu fakturu iz SEF-a;
- informaciju da li je dokument prihvaćen ili odbijen;
- očekivani datum prometa;
- informaciju o kasnijim uplatama;
- konačnu fakturu kada promet bude izvršen;
- dokaz o vraćanju novca ako je avans refundiran.
Tako knjigovođa može da poveže novac, dokument, PDV i stvarni promet.
Bez toga vidi samo uplatu i pokušava da pogodi poslovnu priču.
A knjigovođa nije prorok.
Samo ga klijenti često tako koriste.
Česta pitanja o avansnom računu u SEF-u
Da li se avansni račun izdaje pre ili posle uplate?
Avansni račun se izdaje po osnovu primljene uplate pre prometa. Predračun ili ponuda mogu se poslati pre uplate, ali avansni račun prati novac koji je stvarno primljen.
Da li se avansni račun preskače ako su uplata i promet u istom mesecu?
Ne automatski. Posebno pravilo odnosi se na uplatu i promet izvršene istog dana, a ne samo u istom mesecu. Ako je uplata bila pre prometa, avans postoji iako su oba događaja u istom poreskom periodu.
Da li avansni račun zamenjuje konačnu fakturu?
Ne. Kada se promet izvrši, izdaje se faktura za izvršeni promet i u njoj se prikazuje iskorišćeni avans.
Da li se konačna faktura izdaje kada je kupac sve platio unapred?
Da. Konačna faktura prikazuje ukupan promet i ceo iskorišćeni avans, pa iznos za plaćanje može biti nula.
Može li konačna faktura da se poveže sa više avansnih faktura?
Može. SEF podržava povezivanje fakture za promet sa više ranije izdatih avansnih faktura.
Da li lice koje nije u PDV-u obračunava PDV na avansnom računu?
Ne samo zato što koristi SEF. PDV se obračunava u skladu sa statusom izdavaoca i poreskim tretmanom konkretnog prometa.
Šta ako je iznos avansa pogrešno unet?
Ne šalji novu avansnu fakturu dok ne proveriš status postojećeg dokumenta, stvarnu uplatu, PDV posledice i odgovarajući način ispravke. Nekad se rešava storniranjem, nekad dokumentom o smanjenju, a nekad je problem u pogrešno postavljenoj poslovnoj osnovi.
Šta ako je avans primljen, a posao je otkazan?
Tada se proveravaju vraćanje novca, dokument o smanjenju avansa, status dokumenta i potrebna PDV korekcija. Ne izdaje se izmišljena konačna faktura za promet koji nije izvršen.
Da li je predračun isto što i avansni račun?
Nije. Predračun je poziv ili osnov za uplatu. Avansni račun se izdaje kada je novac stvarno primljen pre izvršenog prometa.
Da li avansni račun mora da se poveže sa konačnom fakturom?
Da, kada se promet izvrši, konačna faktura treba da prikaže prethodno primljeni avans i umanjenje naknade, osnovice i PDV-a po tom osnovu. Bez tog povezivanja lako nastaje duplo fakturisanje ili pogrešan PDV trag.
Redosled koji čuva i SEF i knjige
Avansni račun u SEF-u nije komplikovan kada dokumenti prate ono što se stvarno dogodilo.
Prvo proveri da li je novac primljen.
Zatim utvrdi na koji budući promet se odnosi.
Proveri datum, iznos, klijenta i poreski tretman.
Kada promet bude izvršen, napravi fakturu za ukupnu vrednost i poveži sve avansne fakture.
Ako je dokument odbijen, uplata vraćena ili je promenjen ugovor, ne popravljaj stvar novom fakturom napamet.
Prvo proveri ceo lanac.
Ako imaš primljeni avans i nisi siguran koji dokument treba poslati kroz SEF, pripremi ugovor, bankovni izvod, podatke kupca i opis budućeg prometa. Na osnovu toga može da se utvrdi šta ide prvo i kako se avans kasnije pravilno zatvara.
Jer kod avansa nije problem samo izdati dokument.
Problem je izdati pravi dokument, u pravom trenutku, sa pravim datumom i pravim PDV tretmanom.
Za pomoć oko SEF-a, PDV evidencija, avansa i fakturisanja možeš pogledati i računovodstvene usluge, posebno ako firma ima više avansa, više faktura i više situacija gde „samo treba nešto da se klikne”.
