Evidentiranje prethodnog poreza u SEF-u: šta firma mora da proveri pre roka

Evidentiranje prethodnog poreza u SEF-u nije samo tehnički unos podataka. To je kontrola između ulaznih faktura, prava na odbitak PDV-a, poreskog perioda i dokumentacije koju firma stvarno ima.

Problem nastaje kada firma misli da je dovoljno da faktura postoji u SEF-u.

Nije dovoljno.

Treba proveriti da li je faktura primljena, da li je prihvaćena, da li postoji pravo na odbitak prethodnog poreza, da li se dokument odnosi na pravi poreski period i da li knjigovodstvo ima sve priloge koji dokazuju nabavku ili uslugu.

Zato se evidentiranje prethodnog poreza ne radi kao prepisivanje iz SEF-a, već kao završna PDV kontrola pre podnošenja prijave.

Za širi okvir sistema možeš pogledati tekst Sistem e-faktura u Srbiji, a ako tek proveravaš kada firma ulazi u PDV, koristan je tekst kada je vreme da uđete u PDV sistem.

Šta je evidentiranje prethodnog poreza

Evidentiranje prethodnog poreza je iskazivanje podataka o prethodnom porezu i povezanim korekcijama u Sistemu elektronskih faktura. U praksi, to znači da se za određeni poreski period proveravaju ulazne fakture, avansi, ispravke, storniranja, uvoz, interni računi i drugi dokumenti koji mogu uticati na PDV evidenciju.

Važno je razumeti jednu stvar.

SEF može da prikaže dokument, status i određene podatke, ali SEF ne razmišlja umesto firme. Sistem ne zna da li je neka nabavka za poslovne potrebe, da li je dokumentacija potpuna, da li je trošak povezan sa delatnošću i da li postoji ograničenje za odbitak PDV-a.

To mora da proveri firma zajedno sa knjigovođom.

Zato je evidentiranje prethodnog poreza u SEF-u više pitanje kontrole nego pitanje klika.

Rok za evidentiranje prethodnog poreza

Evidentiranje prethodnog poreza se vrši po isteku poreskog perioda, za taj poreski period. U važećem okviru, evidentiranje se vrši najkasnije 12. dana kalendarskog meseca koji sledi poreskom periodu za koji se evidentiranje vrši.

Ali ovde postoji jedna praktična zamka.

Ako se evidentiranje radi od 1. do 10. dana narednog meseca, podaci se posmatraju sa stanjem na dan koji prethodi danu evidentiranja. Ako se evidentiranje radi 11. ili 12. dana, podaci se posmatraju sa stanjem na 10. dan tog meseca.

Drugim rečima, nije pametno čekati poslednji dan.

Ako se problem sa fakturom, ispravkom ili avansom otkrije tek pred rok, knjigovođa ima manje vremena da proveri šta se stvarno dogodilo. Dobavljač možda neće odgovoriti odmah, dokument možda neće biti ispravljen na vreme, a PDV prijava ne čeka ničije objašnjenje.

Zvanični tehnički okvir možeš proveriti na strani Elektronsko evidentiranje prethodnog poreza na sajtu SEF-a.

SEF nije zamena za knjigovodstvenu kontrolu

Jedna od najvećih zabluda je rečenica:

“Pa sve je u SEF-u.”

Jeste, dokument možda jeste u SEF-u, ali to ne znači da je sve rešeno.

SEF prikazuje dokumenta, statuse i podatke. Knjigovođa proverava poreski tretman. To su dve različite stvari.

Faktura može da postoji, ali to ne znači automatski da se PDV može koristiti kao prethodni porez. Može da postoji ograničenje za odbitak. Može da nedostaje prilog. Može da postoji avans koji nije pravilno povezan sa konačnom fakturom. Može da postoji ispravka koja menja osnovicu ili PDV.

Zato je pogrešno posmatrati SEF kao zamenu za knjige.

SEF je sistem. Knjigovodstvo je kontrola.

Razlika između dokumenta i prava na odbitak prethodnog poreza

Ovo je najvažniji deo.

Postojanje dokumenta nije isto što i pravo na odbitak prethodnog poreza.

Faktura može biti izdata. Može biti vidljiva u SEF-u. Može čak imati iskazan PDV. Ali to još ne znači da firma automatski ima pravo da taj PDV koristi kao prethodni porez.

Pre odbitka treba proveriti:

• da li je firma obveznik PDV-a;
• da li je faktura prihvaćena kada je to uslov za odbitak;
• da li je nabavka povezana sa poslovanjem;
• da li se nabavka koristi za promet sa pravom na odbitak;
• da li postoji zakonsko ograničenje za odbitak;
• da li je dokument ispravan;
• da li je poreski period dobar;
• da li postoje avans, storno, knjižno odobrenje ili ispravka.

Kod jednostavnih ulaznih faktura kontrola je brza. Kod spornih, odbijenih, ispravljenih, avansnih ili naknadno primljenih dokumenata mora se raditi pažljivije.

Tu najčešće nastaju greške.

Šta proveriti pre evidentiranja prethodnog poreza

Pre nego što se uradi evidentiranje prethodnog poreza, firma i knjigovođa treba da prođu osnovnu kontrolnu listu.

1. Da li je faktura primljena i prihvaćena

Kod e-faktura nije dovoljno samo da je dokument izdat. Bitno je proveriti status dokumenta.

Ako je faktura odbijena, ne može se tretirati kao obična prihvaćena ulazna faktura. Ako je dobavljač poslao ispravku, treba proveriti koji dokument je konačan. Ako postoji nova verzija ili storniranje, mora se znati šta ulazi u evidenciju.

Najgore je kada firma kaže: “Dobavljač je nešto menjao, ali ne znam šta.”

To nije podatak za PDV evidenciju. To je signal da dokument mora na proveru.

2. Da li postoji pravo na odbitak prethodnog poreza

Ne daje svaka ulazna faktura pravo na odbitak PDV-a.

Treba proveriti za šta je nabavka korišćena. Ako je nabavka za poslovne potrebe i povezana je sa prometom koji daje pravo na odbitak, situacija je drugačija nego kada se radi o trošku koji nema pravo na odbitak ili je delimično povezan sa poslovanjem.

Kod PDV-a nije pitanje samo da li na fakturi piše PDV. Pitanje je da li firma sme da ga koristi kao prethodni porez.

Za širu PDV logiku pogledaj i tekst šta se smatra ukupnim prometom za ulazak u PDV sistem, jer mnogi problemi počinju već od pogrešnog razumevanja PDV statusa firme.

3. Da li faktura pripada pravom poreskom periodu

Poreski period je ključan.

Treba proveriti datum prometa, datum nastanka PDV obaveze, datum izdavanja fakture, datum prijema i status prihvatanja. Kod e-faktura koje su prihvaćene kasno može se desiti da se pravo na odbitak pomera u drugi poreski period.

Zato nije dobro mehanički uzeti sve što se vidi u SEF-u i ubaciti u evidenciju.

Prvo se proverava period. Tek onda tretman.

4. Da li postoji avans, storno ili ispravka

Avansi često prave problem zato što se ne posmatraju zajedno sa konačnim računom.

Ako je plaćen avans, treba proveriti:

• da li postoji avansni račun;
• da li je avans iskorišćen kroz konačnu fakturu;
• da li je došlo do smanjenja avansa;
• da li je dokument storniran;
• da li postoji ispravka osnovice ili PDV-a.

Ako se avans i konačna faktura ne povežu, može doći do pogrešnog iskazivanja prethodnog poreza.

5. Da li je dokumentacija potpuna

Faktura nije uvek cela priča.

Za pojedine nabavke knjigovođi može biti potreban ugovor, narudžbenica, otpremnica, dokaz o izvršenoj usluzi, zapisnik, specifikacija, potvrda o prijemu ili drugi prilog.

Ako firma nema prilog, knjigovođa ne može uvek da zna šta se stvarno desilo. Tada evidentiranje prethodnog poreza postaje nagađanje, a to je najgori način rada kod PDV-a.

Dokumentacija mora da odgovori na osnovno pitanje:

Šta je nabavljeno, zašto je nabavljeno i kako je povezano sa poslovanjem firme?

6. Da li su SEF i knjigovodstvo usklađeni

Na kraju treba proveriti da li se podaci iz SEF-a slažu sa knjigovodstvenom evidencijom.

Ako u SEF-u postoji faktura, a knjigovođa nema informaciju o njoj, nastaje problem. Ako knjigovođa ima dokument, a u SEF-u je status sporan, opet nastaje problem.

Zato firma ne treba da šalje knjigovođi samo poruku “sve je u SEF-u”.

Treba poslati konkretne informacije.

Šta firma šalje knjigovođi pre roka

Da bi se evidentiranje prethodnog poreza uradilo sigurnije, firma treba da pripremi:

• spisak ulaznih faktura za poreski period;
• napomenu za odbijene fakture;
• napomenu za ispravljene fakture;
• informaciju o avansima i konačnim računima;
• dokumentaciju koja dokazuje nabavku ili uslugu;
• listu spornih faktura;
• informaciju da li se za neku fakturu čeka odgovor dobavljača;
• napomenu ako je nešto plaćeno, a račun još nije ispravan;
• objašnjenje za neuobičajene ili veće troškove.

Ovo ne mora da bude komplikovan sistem.

Dovoljna je tabela.

Jednostavna tabela za kontrolu prethodnog poreza

Firma može da vodi jednostavnu tabelu sa sledećim kolonama:

Ovakva tabela štedi vreme i firmi i knjigovođi.

Još važnije, smanjuje broj grešaka.

Kada se sve rešava kroz poruke, često se izgubi razlog odbijanja fakture, datum ispravke ili informacija da je avans već iskorišćen. Kada postoji tabela, tačno se vidi šta je završeno, a šta nije.

Tipične situacije koje prave problem

Kod evidentiranja prethodnog poreza najčešće se greši u ovim situacijama:

• faktura je stigla kasno;
• faktura je odbijena pa ispravljena;
• dobavljač je stornirao dokument;
• postoji avans, ali nije povezan sa konačnim računom;
• faktura je prihvaćena bez provere priloga;
• PDV je iskazan, ali nema prava na odbitak;
• period u SEF-u i knjigama nije usklađen;
• firma nema dokaz da je usluga stvarno izvršena;
• knjigovođa nije obavešten da je dokument sporan;
• evidencija se radi poslednjeg dana.

Svaka od ovih situacija može delovati sitno dok ne dođe rok za PDV.

Tada sitna greška postaje poreski problem.

Praktičan primer

Zamislite da firma primi ulaznu e-fakturu krajem meseca. Faktura ima iskazan PDV i na prvi pogled deluje ispravno.

Međutim, vlasnik firme zna da iznos nije tačan jer dobavljač nije uračunao dogovoreni popust. Faktura se odbija. Dobavljač zatim šalje ispravljen dokument, ali to radi nekoliko dana kasnije.

Ako knjigovođa nema informaciju da je prva faktura odbijena, može pogrešno posmatrati dokument. Ako nema informaciju da je poslata ispravka, ne zna koji dokument je konačan. Ako se sve rešava usmeno ili kroz poruke, lako se izgubi trag.

Zato kod ovakvih situacija treba jasno označiti:

• prva faktura odbijena;
• razlog odbijanja;
• ispravka primljena;
• konačni dokument prihvaćen;
• dokument ulazi ili ne ulazi u evidenciju za konkretan period.

To je prava kontrola.

Kako smanjiti broj korekcija

Broj korekcija se smanjuje tako što se ulazne fakture ne proveravaju samo pred rok.

Svaka faktura treba da dobije status čim se obradi:

• prihvaćena;
• odbijena;
• čeka ispravku;
• sporna;
• proverena;
• ne koristi se za odbitak;
• čeka prilog.

Ako firma ovo radi tokom meseca, pred rok ostaje samo završna provera.

Ako se sve radi poslednjeg dana, nastaje panika. Dobavljač ne odgovara odmah, prilog se ne nalazi, direktor nije siguran šta je nabavljeno, a knjigovođa mora da odlučuje na osnovu nepotpunih informacija.

Kod PDV-a je mnogo bolje sprečiti loš unos nego kasnije popravljati evidenciju.

Šta vlasnik firme mora da zna

Vlasnik firme ne mora da zna svaku tehničku stavku SEF-a.

Ali mora da zna ovo:

Kada knjigovođa traži prilog, objašnjenje ili potvrdu statusa fakture, to nije formalnost. To je deo kontrole koja štiti firmu.

Ako je nabavka stvarna, dokumentovana i poslovno opravdana, knjigovođa će mnogo lakše proveriti PDV tretman. Ako dokumentacija nije potpuna, rizik raste.

Zato je dobra komunikacija između firme i knjigovođe važnija od samog tehničkog unosa u SEF.

Evidentiranje prethodnog poreza i PDV prijava

Evidentiranje prethodnog poreza je povezano sa PDV evidencijom i pripremom poreske prijave. Zato se ova tema ne sme posmatrati odvojeno od ukupne PDV kontrole.

Pre podnošenja prijave treba uskladiti:

• ulazne fakture;
• prethodni porez;
• korekcije;
• avanse;
• storna;
• interne račune;
• knjigovodstvenu evidenciju;
• poreski period;
• dokumentaciju.

Za praktičan rad sa poreskim prijavama može biti koristan i tekst ePorezi: prijava, obrasci, pristup portalu i aktivne poreske prijave.

Najveće greške kod evidentiranja prethodnog poreza

Najveća greška je kada firma misli da je evidentiranje prethodnog poreza posao knjigovođe koji nema veze sa njom.

Ima veze.

Firma zna šta je naručila. Firma zna da li je usluga izvršena. Firma zna da li je dobavljač pogrešio. Firma zna da li je faktura sporna. Knjigovođa zna kako se to poreski tretira.

Kada se te dve informacije spoje, evidencija je mnogo sigurnija.

Druga velika greška je automatsko prihvatanje faktura bez provere. To može kratkoročno izgledati brže, ali dugoročno pravi problem. Ako se faktura prihvati, a kasnije se utvrdi da nije ispravna, mora se rešavati ispravka, storno ili drugi dokument.

Treća greška je nepostojanje arhive. Ako firma ne čuva priloge, ugovore, otpremnice i komunikaciju sa dobavljačem, posle nekoliko meseci teško može da objasni šta se desilo.

FAQ – evidentiranje prethodnog poreza

Da li svaka ulazna e-faktura znači pravo na odbitak PDV-a?

Ne. Faktura može postojati u SEF-u, ali pravo na odbitak prethodnog poreza zavisi od konkretnog slučaja, namene nabavke, dokumentacije i PDV pravila.

Da li je dovoljno da faktura postoji u SEF-u?

Ne. Treba proveriti status fakture, period, osnov, dokumentaciju, pravo na odbitak i eventualne ispravke.

Da li SEF sam rešava evidentiranje prethodnog poreza?

Ne. SEF je sistem za razmenu i evidentiranje podataka. Poslovnu i poresku kontrolu rade firma i knjigovođa.

Da li se odbijena faktura koristi za odbitak prethodnog poreza?

Odbijena faktura se ne tretira kao redovno prihvaćena faktura. Treba proveriti razlog odbijanja, da li postoji ispravka i koji dokument je konačan.

Šta ako je faktura prihvaćena kasno?

Tada treba proveriti u kom poreskom periodu može da se koristi prethodni porez. Kod e-faktura je status prihvatanja veoma važan za određivanje perioda odbitka.

Da li firma koja nije u PDV-u ima obavezu evidentiranja prethodnog poreza?

Uobičajeno, lica koja nisu obveznici PDV-a nemaju obavezu elektronskog evidentiranja prethodnog poreza. Ipak, status firme i konkretan slučaj treba uvek proveriti pre zaključka.

Šta je najbolje uraditi pre roka?

Najbolje je napraviti spisak svih ulaznih faktura za period, označiti njihov status, izdvojiti sporne dokumente i poslati knjigovođi priloge i napomene pre poslednjeg dana.

Evidentiranje prethodnog poreza u SEF-u ne treba raditi kao administrativno prepisivanje. To je kontrola ulaznih faktura, statusa, perioda, prava na odbitak i dokumentacije.

Redosled treba da bude jednostavan:

Prvo se proveravaju fakture.
Zatim statusi.
Zatim period.
Zatim pravo na odbitak.
Zatim avansi, storna i ispravke.
Tek onda se radi evidentiranje.

Ako firma ima urednu dokumentaciju i redovno prati statuse ulaznih faktura, knjigovođa može sigurnije da uradi PDV evidenciju. Ako se sve ostavi za poslednji dan, rizik od greške je mnogo veći.

Zato evidentiranje prethodnog poreza nije samo rad u SEF-u.

To je test koliko firma stvarno ima kontrolu nad svojim ulaznim dokumentima.