Brojevi evidencija PDV u SEF-u moraju biti jedinstveni kada je na Sistem elektronskih faktura registrovano više subjekata koji posluju pod istim poreskim identifikacionim brojem. Portal eFaktura je 24. jula 2026. objavio kratku, ali praktično važnu smernicu koja se odnosi i na Pojedinačnu i na Zbirnu evidenciju PDV.
Problem može nastati ako dva ili više subjekata pod zajedničkim PIB-om koriste isti interni broj evidencije. SEF tada brojeve posmatra na nivou PIB-a, pa numeracija koja je jedinstvena samo u okviru jednog subjekta više nije dovoljna. Za subjekte javnog sektora koji imaju zasebne jedinstvene brojeve korisnika javnih sredstava, odnosno JBKJS, zvanična preporuka je jasna: JBKJS treba dodati broju evidencije kao prefiks ili sufiks.
Šta se menja kod brojeva evidencija PDV u SEF-u
Nova objava ne menja poresku stopu, rok za evidentiranje niti način obračuna PDV. Ona precizira kako treba formirati identifikacioni broj evidencije u posebnoj situaciji u kojoj više registrovanih subjekata deli isti PIB. Cilj je da svaka evidencija ima oznaku koja se ne ponavlja na nivou tog zajedničkog PIB-a. Brojevi evidencija PDV u SEF-u ovde su pitanje identifikacije zapisa, a ne novog poreskog obračuna.
To pravilo treba primeniti na obe vrste elektronskog evidentiranja koje smernica izričito pominje. Jedinstven mora biti broj Pojedinačne evidencije PDV, ali i broj Zbirne evidencije PDV. Nije dovoljno urediti samo jednu od ove dve evidencije, jer kolizija može nastati u svakom skupu podataka koji SEF vezuje za isti PIB.
Ako, na primer, dve ustanove koriste isti PIB i obe svoju julsku zbirnu evidenciju označe samo kao „07-2026“, oznaka jeste razumljiva njihovom računovodstvu, ali nije jedinstvena na nivou zajedničkog PIB-a. Dodavanje JBKJS-a na početak ili kraj broja razdvaja te zapise. Praktičan format može biti „JBKJS-07-2026“ ili „07-2026-JBKJS“, uz stvarni broj konkretne ustanove. Ovo je ilustracija načina slaganja elemenata, a ne novi obavezni obrazac koji je propisao portal.
Na koga se smernica odnosi
Objava se odnosi na slučaj u kojem je više subjekata registrovano na SEF-u, a posluju pod istim PIB-om. Kao konkretan primer navode se subjekti javnog sektora koji imaju sopstvene JBKJS oznake, ali zajednički PIB. Zato računovodstva budžetskih korisnika, ustanova i drugih organizacionih celina koje prepoznaju ovu strukturu treba odmah da provere svoju numeraciju. U takvim sistemima brojevi evidencija PDV u SEF-u moraju se planirati zajednički, a ne odvojeno po ustanovi.
Firma ili preduzetnik koji ne deli PIB sa drugim SEF subjektom ne treba iz ove smernice da izvodi novu opštu obavezu da svakom broju dodaje JBKJS. Presudno pitanje je da li više registrovanih subjekata evidentira PDV pod istim PIB-om. Ako odgovor nije siguran, prvo treba proveriti podatke o registraciji i organizacionoj strukturi, a zatim uskladiti postupanje sa licem koje vodi poreske evidencije.
Šta računovodstvo treba da proveri
Prvi korak je popis svih subjekata koji koriste zajednički PIB i imaju pristup SEF-u. Za svaki subjekt treba evidentirati naziv, ulogu, JBKJS kada postoji i osobu odgovornu za elektronsko evidentiranje PDV. Tek kada je taj spisak potpun, može se utvrditi da li se postojeće oznake ponavljaju.
Zatim treba pregledati pravilo po kojem se brojevi sada formiraju. Ako svaka organizaciona celina počinje numeraciju od jedan ili koristi samo mesec i godinu, rizik od dupliranja je očigledan. Dogovoreni prefiks ili sufiks treba dokumentovati u internom uputstvu kako bi ga svi zaposleni i spoljni računovođa primenjivali na isti način.
- Proverite da li više SEF subjekata posluje pod istim PIB-om.
- Napravite listu njihovih JBKJS oznaka i odgovornih osoba.
- Uporedite brojeve postojećih pojedinačnih i zbirnih evidencija PDV.
- Izaberite jedinstven format sa JBKJS-om kao prefiksom ili sufiksom.
- Uskladite format u svim organizacionim celinama pre sledećeg unosa.
- Sačuvajte kratko interno uputstvo i primer ispravno formiranog broja.
- Pre slanja uradite kontrolu da se broj ne ponavlja na zajedničkom PIB-u.
Kako organizovati numeraciju bez novih grešaka
Dobar interni format treba da bude kratak, razumljiv i stabilan. Pored JBKJS-a može sadržati godinu, poreski period i redni broj, ali ne bi trebalo uvoditi više podataka nego što je potrebno za pouzdano razlikovanje. Važno je i da se jednom izabran raspored koristi dosledno, jer česte promene otežavaju kontrolu i pretragu evidencija.
Organizacije koje imaju više operatera treba da odrede ko dodeljuje sledeći broj. Ako svako vodi sopstvenu tabelu, čak i dobro osmišljen format može ponovo proizvesti duplikate. Centralna evidencija ili jasno podeljeni opsezi brojeva smanjuju taj rizik. Pre konačnog evidentiranja korisno je proveriti broj u odnosu na već unete zapise za isti period i PIB.
Ova organizaciona kontrola ne zamenjuje proveru poreskih podataka u samoj evidenciji. Iznosi, poreske kategorije, period i osnov evidentiranja i dalje moraju biti tačni. Nova smernica rešava identifikaciju zapisa, dok sadržaj evidencije ostaje zasebna odgovornost. Za širi pregled korisno je pročitati i vodič o evidentiranju prethodnog poreza u SEF-u.
Šta uraditi pre sledećeg evidentiranja
Subjekti koji dele PIB ne treba da čekaju da SEF prijavi koliziju. Odgovorna lica treba da usaglase pravilo numeracije, provere obe vrste evidencija PDV i obaveste sve operatere koji unose podatke. Ako se koriste računovodstveni programi ili integracije, treba proveriti i da li softver automatski generiše broj bez JBKJS-a i da li format može bezbedno da se prilagodi. Zato brojevi evidencija PDV u SEF-u treba da budu deo završne kontrole pre evidentiranja.
Brojevi evidencija PDV u SEF-u sada imaju jasno praktično pravilo za subjekte sa zajedničkim PIB-om: svaka oznaka mora biti jedinstvena, a kod javnog sektora JBKJS služi kao prirodan element razlikovanja. Kratka interna kontrola pre unosa može sprečiti odbijanje, dupliranje i naknadno traženje pogrešno označenog zapisa.
