Klijent iz inostranstva uplatio je novac, deo deviza ste prodali banci, a sa računa je skinuta i provizija. Kada pošaljete dokumentaciju knjigovođi, ispostavi se da nedostaje devizni izvod. Dinarski izvod pokazuje koliko ste dinara dobili od prodaje deviza, ali na njemu nema celog prometa u stranoj valuti.
Devizni izvod je pregled prometa i stanja na deviznom računu za određeni dan ili period. Pomoću njega proveravate prilive, plaćanja, bankarske naknade i preostala sredstva. Za pravilno knjiženje potrebno je povezati njegove stavke sa odgovarajućom dokumentacijom i utvrditi njihovu dinarsku vrednost.
Šta sadrži devizni izvod
Izgled izvoda zavisi od banke, ali osnovni podaci imaju istu svrhu: da se utvrdi čiji je račun, u kojoj valuti se vodi i kako se početno stanje promenilo do završnog.
| Podatak na izvodu | Šta proveravate |
|---|---|
| Naziv vlasnika i broj računa ili IBAN | Da li izvod pripada odgovarajućem poslovnom računu |
| Broj izvoda i datum ili period | Da li je dokument već knjižen i da li neki izvod nedostaje |
| Oznaka valute | Da li su iznosi u EUR, USD ili drugoj valuti |
| Prethodno stanje | Da li odgovara završnom stanju prethodnog izvoda |
| Prilivi i odlivi | Koje su promene povećale, a koje smanjile stanje |
| Partner, opis i referenca transakcije | Sa kojom fakturom, ugovorom ili drugim dokumentom povezujete stavku |
| Datum obrade i datum valute | Koje datume banka vezuje za promenu |
| Novo stanje | Koliko je sredstava ostalo nakon evidentiranih promena |
Primer ovakve strukture može se videti u opisu deviznog izvoda Raiffeisen banke.
Ako izvod koristi oznake „duguje“ i „potražuje“, smer promene proverite prema objašnjenju banke i uticaju na saldo. Oznake iz bankarskog dokumenta nemojte automatski prepisivati kao strane knjiženja u svojim poslovnim knjigama.
Posebno razlikujte oznaku valute, kao što je EUR, od datuma valute. Datum koji banka prikazuje uz transakciju sam po sebi ne određuje kada je roba isporučena ili usluga izvršena.
Devizni izvod, loro doznaka i nalog za plaćanje
Ova dokumenta nastaju u različitim koracima plaćanja i ne zamenjuju jedno drugo.
Loro doznaka označava dolaznu doznaku, a obaveštenje o prilivu odnosi se na konkretnu uplatu iz inostranstva. Devizni izvod prikazuje evidentirane promene na računu, uključujući druge prilive, odlazna plaćanja i naknade.
Nalog za plaćanje predstavlja instrukciju banci. Sačuvan ili poslat nalog nije isto što i izvršeno plaćanje: treba proveriti njegov status i odgovarajuću promenu na računu. Ako partner traži dokaz da je nalog izvršen, koristite potvrdu banke za konkretnu transakciju, bez slanja celog izvoda sa ostalim poslovnim podacima.
Kako se preuzima devizni izvod
Devizne izvode obično preuzimate kroz elektronsko ili mobilno bankarstvo za poslovne korisnike. Nazivi menija, dostupni formati i period arhive zavise od banke.
Praktičan redosled je:
- Otvorite pregled poslovnih računa i izaberite devizni račun.
- Proverite valutu ili valutnu partiju za koju preuzimate dokumentaciju.
- Uđite u odeljak za izvode i odaberite potreban period.
- Preuzmite kompletne izvode, sa svim stranicama i stavkama.
- Sačuvajte PDF za pregled, a format za uvoz u program preuzmite prema dogovoru sa knjigovođom.
Na primer, uputstvo Raiffeisen banke za preuzimanje izvoda navodi PDF, TXT, XML i SWIFT formate. Dostupnost konkretnog formata proverite kod svoje banke.
Izbegnite slanje samo fotografije ekrana sa trenutnim stanjem. Ona ne daje knjigovođi pregled svih promena. Ako dostavljate i PDF i XML istog izvoda, jasno označite da su to dva formata istog dokumenta, kako promet ne bi bio uvezen i knjižen dva puta.
Kako da proverite saldo: primer u evrima
Počnite od jednostavne kontrole u valuti računa. Prethodno stanje uvećajte za prilive i umanjite za odlive, pa rezultat uporedite sa novim stanjem na izvodu.
Pretpostavimo sledeće promene:
| Promena | Iznos u EUR |
|---|---|
| Početno stanje | 800,00 |
| Uplata kupca | +1.500,00 |
| Plaćanje dobavljaču | −600,00 |
| Provizija naplaćena sa deviznog računa | −10,00 |
| Prodaja deviza banci | −1.000,00 |
| Završno stanje | 690,00 |
Računica je: 800 + 1.500 − 600 − 10 − 1.000 = 690 EUR.
Ova provera potvrđuje da se promet računski slaže sa stanjem. Ne potvrđuje da su sve stavke pravilno razvrstane u knjigovodstvu. Uplata kupca, bankarska naknada i prodaja deviza imaju različit računovodstveni tretman.
Ako imate i dolare, njih proveravate odvojeno. Sabiranje 690 EUR i 200 USD u „890 deviza“ nema upotrebljivo finansijsko značenje. Zajednička vrednost može se iskazati tek nakon odgovarajućeg preračunavanja u istu valutu.
Kako se knjiži devizni izvod
Kod firme ili preduzetnika koji vodi dvojno knjigovodstvo nije dovoljno uneti zbir priliva i odliva. Svaku stavku treba povezati sa poslovnim događajem, odgovarajućim računom u knjigovodstvu i dokumentom koji objašnjava njen osnov.
Naplaćena faktura zatvara potraživanje od kupca. Ako je prihod već pravilno evidentiran pri izvršenju posla, naplata te fakture ne predstavlja novi prihod od iste prodaje. Razlika u dinarskoj vrednosti može zahtevati posebno knjiženje kursne razlike.
Slično tome, plaćanje dobavljaču može zatvoriti ranije evidentiranu obavezu ili predstavljati dati avans. Sam izlazak novca sa računa ne znači da je u tom trenutku nastao rashod. Kupljena oprema, na primer, ne knjiži se isto kao mesečna pretplata za poslovni softver.
Priliv po kreditu ili zajmu treba povezati sa odgovarajućim ugovorom. Prenos između sopstvenih poslovnih računa prati kretanje istih sredstava. Ove uplate ne treba automatski svrstavati u prihod od prodaje samo zato što povećavaju stanje na računu.
Da li je izvod dovoljan za knjiženje
Za knjiženje je važan sadržaj dokumentacije: mora se jasno videti osnov i priroda promene. Izvod dokazuje kretanje novca, ali opis transakcije često ne sadrži sve podatke o kupljenoj robi, usluzi ili ugovorenom poslu.
Uz naplatu ili plaćanje zato povezujete odgovarajuću fakturu, ugovor, avansnu dokumentaciju ili drugi dokaz o poslovnom događaju. Kod jasno iskazane bankarske provizije izvod može sadržati dovoljno podataka za knjiženje te naknade; ako ih nema, potreban je dodatni obračun ili objašnjenje banke.
Za prodaju stranom kupcu dokumentaciju pripremite već pri izdavanju računa. Detalje obrađuje tekst o tome kako se izdaje faktura stranom klijentu.
Koji kurs se koristi za devizni izvod
Razlikujte kurs za dinarsko evidentiranje poslovne promene od kursa po kojem banka stvarno kupuje ili prodaje devize. NBS uz svoju listu zvaničnog srednjeg kursa dinara navodi njegovu primenu za potrebe knjigovodstva.
Za konkretno knjiženje proveravaju se datum i vrsta promene, kao i računovodstvena pravila koja primenjujete. Datum naplate potraživanja može biti drugačiji od datuma njegovog početnog priznavanja. Kurs koji važi kada knjigovođa naknadno unosi dokument nije automatski kurs koji treba primeniti na raniju promenu.
Primer kursne razlike pri naplati
Pretpostavimo da firma vodi evidenciju u dinarima i da je potraživanje od 1.000 EUR početno priznato po kursu 117,10 RSD za EUR. Njegova dinarska vrednost iznosi 117.100 RSD.
Kupac zatim uplaćuje svih 1.000 EUR, a kurs relevantan za evidentiranje naplate iznosi 117,30. Dinarska vrednost primljenog novca je 117.300 RSD, pa razlika iznosi:
117.300 − 117.100 = 200 RSD pozitivne kursne razlike.
Kupac je izmirio tačno 1.000 EUR. Dodatnih 200 dinara nastaje zbog promene kursa. Primer koristi izmišljene kurseve i pretpostavlja da nije bilo prethodnog usklađivanja potraživanja, avansa ni bankarskih naknada.
Šta ako devize ostanu na računu do kraja godine
Nominalno stanje može ostati isto, dok se njegova dinarska vrednost promeni. Kod obveznika koji primenjuju MRS 21, monetarne stavke u stranoj valuti na kraju izveštajnog perioda preračunavaju se po zaključnom kursu. To obuhvata i novac na deviznom računu. Pravila su uređena MRS 21 – Efekti promena deviznih kurseva, posebno paragrafima 21–23 i 28.
Knjigovođa obračun sprovodi prema okviru koji firma primenjuje: MSFI, MSFI za MSP ili pravilima za mikro i druga pravna lica. Zato usaglašeno stanje u evrima predstavlja jedan deo kontrole; potrebno je proveriti i dinarsko vrednovanje.
Prodaja deviza banci: zašto su potrebna oba izvoda
Kada prodate evre banci, devizni izvod pokazuje smanjenje evra, a dinarski izvod priliv dinara. Za povezivanje tih promena koristan je i dokument o konverziji, sa iznosom i primenjenim kursom.
Na primer, prodate 1.000 EUR po ugovorenom kursu od 117,00, bez posebne naknade. Sa deviznog računa odlazi 1.000 EUR, a na dinarski stiže 117.000 RSD.
Ovih 117.000 dinara ne evidentira se ponovo kao prihod od prodaje robe ili usluge. Novac je promenio valutu i račun na kojem se nalazi. Pri knjiženju treba obuhvatiti i razliku između dinarske knjigovodstvene vrednosti prodatih deviza i stvarno dobijenih dinara.
Ako se promet povezuje preko prelaznog računa u knjigovodstvu, proverite da posle obrade oba izvoda nije ostalo neobjašnjeno stanje. Posebno proverite konverzije kod kojih su dve strane promene prikazane na različitim izvodima.
Kako proveriti bankarske provizije
Naknada može biti iskazana kao zaseban odliv sa deviznog računa, naplaćena sa dinarskog računa ili prikazana u dokumentaciji o prilivu kao odbitak od poslatog iznosa. Zato provera samo jednog izvoda ponekad nije dovoljna.
Ako je faktura izdata na 1.500 EUR, a na račun je stiglo 1.485 EUR, utvrdite razlog razlike od 15 EUR. To može biti naknada, delimična uplata ili druga razlika koju treba razjasniti sa bankom ili kupcem. Nemojte proizvoljno smanjivati vrednost fakture da biste je izjednačili sa prilivom.
Kada dokumentacija potvrdi da je razlika bankarski trošak koji snosite vi, evidentirajte ga odvojeno. Istu naknadu nemojte knjižiti još jednom ako je već obuhvaćena drugim dokumentom.
Devizni izvod kod paušalca
Paušalni preduzetnik ne knjiži devizni račun kroz dvojno knjigovodstvo kao DOO ili preduzetnik koji vodi poslovne knjige. Ipak, izvod mu služi za kontrolu naplate, praćenje naknada i povezivanje uplata sa računima.
KPO knjiga nije prepis svih uplata sa bankarskog izvoda. U njoj se evidentira propisani promet od prodaje proizvoda i izvršenih usluga. Prenos između sopstvenih računa i konverzija već naplaćenih deviza ne predstavljaju novu prodaju.
Ako je iznos primljen na račun umanjen za bankarsku naknadu, nemojte samo zbog toga smanjivati evidentirani promet. Način vođenja evidencije objašnjen je u tekstu KPO knjiga: kako se vodi i šta se upisuje.
Kada dostaviti izvod i kako ga čuvati
Izvode dostavljajte knjigovođi redovno, zajedno sa dokumentacijom za stavke koje zahtevaju objašnjenje. Za obveznike Zakona o računovodstvu član 11 propisuje rok do pet radnih dana za dostavljanje isprave na knjiženje od nastanka promene, odnosno prijema isprave, i poseban rok do pet radnih dana za knjiženje od prijema.
Član 28 za isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige propisuje čuvanje pet godina, računajući od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose. Ako za konkretnu dokumentaciju drugi propis zahteva duži rok, primenite ga. Elektronsko čuvanje je dozvoljeno uz zakonske uslove dostupnosti, integriteta i zaštite podataka. Ove obaveze uređuje Zakon o računovodstvu, dostupan na sajtu NBS.
Za svakodnevni rad organizujte dokumentaciju po godini, banci, računu i valuti. Sačuvajte originalne preuzete fajlove i rezervnu kopiju, a uz njih dokumenta o konverzijama i objašnjenja spornih transakcija. Pre zatvaranja računa preuzmite preostalu arhivu, jer pristup aplikaciji nakon zatvaranja zavisi od banke.
Najčešća pitanja o deviznom izvodu
Da li je stanje na izvodu isto što i raspoloživo stanje u aplikaciji?
Ne mora biti. Izvod se odnosi na određeni datum ili period, a aplikacija može prikazivati novije promene i raspoloživi iznos umanjen za rezervacije. Pri poređenju proverite datum, valutu i vrstu prikazanog stanja.
Šta ako tokom meseca nije bilo prometa?
Proverite da li je banka naplatila održavanje, proviziju ili evidentirala kamatu. Ako promena zaista nema, način izdavanja izvoda zavisi od banke. Za kontrolu stanja koristite poslednji raspoloživi izvod i, po potrebi, zatražite potvrdu stanja.
Da li mesečni pregled prometa može da zameni pojedinačne izvode?
To zavisi od sadržaja dokumenta. Pregled bez svih stavki, početnog i završnog stanja ne pruža istu osnovu za kontrolu. Sa knjigovođom proverite da li konkretan dokument omogućava pouzdano knjiženje i kontinuitet evidencije.
Šta ako se stanje banke i knjigovodstva ne slaže?
Najpre uporedite isti račun, valutu i datum. Zatim proverite nedostajuće i duplirane izvode, naknade, prenose između računa i konverzije. Ako se devizni iznos slaže, a dinarski ne, proverite primenjene kurseve i obračunate kursne razlike.
Da svaka stavka na izvodu ima svoje objašnjenje
Dobra evidencija omogućava da za svaku uplatu znate koji dug zatvara, za svaki odliv šta je plaćeno, a za saldo koliko novca zaista imate. Redovno povezivanje izvoda sa dokumentacijom olakšava i naplatu od kupaca i pripremu finansijskih izveštaja.
Ako imate neusaglašeno stanje, nejasne provizije ili konverzije koje ne možete da povežete, obratite se timu Pitaj knjigovođu. Za proveru pripremite devizne i dinarske izvode za isti period, povezane fakture i potvrde o konverziji.
