Bolovanje zaposlenog dokumentacija: šta poslodavac mora da pošalje knjigovođi

Bolovanje zaposlenog dokumentacija je tema koja na prvi pogled deluje jednostavno. Zaposleni javi da je bolestan, poslodavac prosledi poruku knjigovođi i svi misle da je stvar rešena.

Ali onda dođe obračun zarade.

Knjigovođa pita: od kog datuma je bolovanje, da li je zaključeno, koji je osnov, šta piše u evidenciji rada, da li je zaposleni deo meseca radio, da li je koristio godišnji odmor i da li je u pitanju obična bolest ili poseban osnov bolovanja.

Tu se vidi razlika između firme koja ima uredan proces i firme koja zarade obračunava na osnovu poruka, sećanja i nagađanja.

Za tačan obračun zarade nije dovoljna rečenica: „Radnik je na bolovanju.” Potrebni su datumi, osnov odsustva, evidencija rada i dokumentacija.

Zašto bolovanje zaposlenog nije samo poruka knjigovođi

Poruka zaposlenog da je na bolovanju jeste važna, ali ona nije dovoljna za obračun.

Knjigovođa ne obračunava zaradu na osnovu osećaja, nego na osnovu podataka. Ako nema tačan datum početka bolovanja, datum završetka ili informaciju da je bolovanje još otvoreno, ne može pouzdano da se razdvoji rad, bolovanje, godišnji odmor, plaćeno odsustvo ili rad od kuće.

U praksi se problem najčešće pojavi na kraju meseca, kada poslodavac pošalje samo kratku poruku:

„Marko je bio na bolovanju.”

Dobro, ali kada?

Da li od 10. do 15. u mesecu?
Da li je bolovanje još otvoreno?
Da li je pre toga radio?
Da li se vratio na posao?
Da li je u istom mesecu koristio godišnji odmor?
Da li postoji povreda na radu, nega deteta ili drugi poseban osnov?

Bez ovih podataka obračun zarade postaje detektivski posao.

Bolovanje zaposlenog dokumentacija: šta knjigovođa mora da zna

Kada je zaposleni na bolovanju, knjigovođi treba poslati jasne i potpune podatke. Najbolje je da poslodavac ne čeka kraj meseca, nego da bolovanje evidentira odmah.

Knjigovođi su potrebni sledeći podaci:

• ime i prezime zaposlenog,
• datum početka bolovanja,
• datum zaključenja bolovanja, ako je zaključeno,
• informacija da je bolovanje još otvoreno, ako nije zaključeno,
• osnov bolovanja, ako je poznat iz dokumentacije ili sistema,
• evidencija rada za dane pre i posle bolovanja,
• podatak da li je zaposleni u istom mesecu koristio godišnji odmor,
• podatak da li je bilo plaćenog odsustva, neplaćenog odsustva, rada od kuće ili drugog odsustva,
• informacija da li je zaposleni novozaposlen,
• dokumentacija ili podatak iz sistema e-Bolovanje, ako je dostupan.

Ovo ne znači da poslodavac treba da ulazi u dijagnozu zaposlenog. Za obračun nije potrebna priča o bolesti. Potrebni su datumi, osnov odsustva i relevantna dokumentacija.

Šta se šalje ako bolovanje još nije zaključeno

Bolovanje često nije zaključeno do trenutka kada se priprema obračun zarade. To nije problem ako se knjigovođi jasno kaže kakav je trenutni status.

Loša poruka je:

„Verovatno se vraća sledeće nedelje.”

Dobra poruka je:

„Zaposleni Marko Marković je na bolovanju od 10.06. Bolovanje još nije zaključeno. Radio je od 01.06. do 09.06. U istom mesecu nije koristio godišnji odmor. Čekamo zaključenu doznaku, odnosno podatak iz e-Bolovanja.”

Ova razlika je ogromna. U prvom slučaju knjigovođa mora da nagađa. U drugom slučaju ima dovoljno informacija da obradi trenutni mesec i da zna šta još nedostaje.

e-Bolovanje olakšava proces, ali ne menja evidenciju rada

Sistem e-Bolovanje donosi veliku promenu jer se podaci i dokumenta o privremenoj sprečenosti za rad razmenjuju elektronski između zdravstvenog sistema, poslodavca i RFZO.

Ako koristiš ovaj sistem, važno je da razumeš jednu stvar: e-Bolovanje pomaže oko podataka o bolovanju, ali ne vodi umesto firme kompletnu evidenciju rada.

Firma i dalje mora da zna:

• koje dane je zaposleni radio,
• koje dane je bio odsutan,
• da li je koristio godišnji odmor,
• da li je imao plaćeno ili neplaćeno odsustvo,
• da li je deo meseca radio od kuće,
• da li postoje druga odsustva koja utiču na obračun.

Ako želiš širi pregled ove teme, pročitaj i tekst šta je e-Bolovanje i kakve promene donosi.

Prvih 30 dana bolovanja i period posle 30 dana

U praksi je veoma važno razlikovati prvih 30 dana bolovanja i period od 31. dana.

Kod uobičajenog bolovanja zbog bolesti ili povrede van rada, prvih 30 dana naknadu obezbeđuje poslodavac iz svojih sredstava, dok se od 31. dana uključuje RFZO, ako su ispunjeni uslovi i dostavljena potrebna dokumentacija.

Međutim, ovo ne sme da se posmatra kao univerzalno pravilo za svaki slučaj. Postoje posebni osnovi bolovanja kod kojih se pravila razlikuju.

Na primer, nije isto kada je zaposleni odsutan zbog obične bolesti, povrede na radu, profesionalne bolesti, nege deteta, održavanja trudnoće ili drugog posebnog osnova. Zato se osnov bolovanja ne sme pretpostavljati.

Najveća greška je kada poslodavac kaže:

„Ma obračunaj kao obično bolovanje.”

A zapravo dokumentacija pokazuje da postoji poseban osnov.

Tada može doći do pogrešnog procenta naknade, pogrešnog isplatioca, pogrešne refundacije ili kasnijeg ispravljanja obračuna.

Za proveru prava, refundacije i potrebne dokumentacije koristi se zvanična stranica RFZO o naknadi zarade za vreme privremene sprečenosti za rad.

Posebni slučajevi bolovanja

Nisu sva bolovanja ista. Zato kod svakog bolovanja treba proveriti osnov.

Posebnu pažnju treba obratiti ako je u pitanju:

• povreda na radu,
• profesionalna bolest,
• održavanje trudnoće,
• nega bolesnog deteta,
• nega člana porodice,
• dobrovoljno davanje organa, ćelija i tkiva,
• bolovanje zaposlenog koji je novozaposlen,
• bolovanje koje se nastavlja iz prethodnog meseca,
• prekidi između dva bolovanja.

Ovo nisu detalji koji se rešavaju „usput”. Ovi podaci direktno utiču na obračun zarade i na to ko obezbeđuje naknadu.

Ako postoji poseban osnov, poslodavac treba da ga označi i da knjigovođi pošalje dostupnu dokumentaciju ili podatke iz sistema. Ako nije siguran, bolje je da napiše da postoji sumnja na poseban osnov, nego da se bolovanje automatski tretira kao obično.

Kako izgleda dobra mesečna evidencija

Za svaki mesec poslodavac treba da ima pregled prisustva i odsustva zaposlenih.

Dobra mesečna evidencija treba da pokaže:

• dane rada,
• dane bolovanja,
• dane godišnjeg odmora,
• dane plaćenog odsustva,
• dane neplaćenog odsustva,
• dane rada od kuće, ako je relevantno,
• praznike i neradne dane,
• promene tokom meseca.

Ovo je posebno važno u mesecima kada zaposleni ima više vrsta odsustva.

Na primer, zaposleni je radio od 01. do 07. u mesecu, od 08. do 15. bio na bolovanju, od 16. do 18. koristio godišnji odmor, a zatim se vratio na posao. Ako se knjigovođi pošalje samo informacija da je bio na bolovanju, obračun neće biti dovoljno jasan.

Za razumevanje zašto zarada nije ista svakog meseca, koristan je i tekst Plata vam nije ista svaki mesec? Evo zašto.

Primer iz prakse

Zaposleni je radio prva tri dana u mesecu, zatim je otvorio bolovanje, a krajem meseca se vratio na posao.

Ako knjigovođa dobije samo poruku:

„Bio je na bolovanju.”

moraće da postavi dodatna pitanja:

• od kog datuma je bolovanje,
• do kog datuma je trajalo,
• da li je zaključeno,
• da li je pre bolovanja radio,
• da li se vratio na posao,
• da li je koristio još neko odsustvo,
• da li postoji poseban osnov bolovanja.

Ako knjigovođa dobije tabelu prisustva i podatak o bolovanju, obračun ide mnogo brže i čistije.

Zato je dobra komunikacija između poslodavca i knjigovođe pola obračuna zarade.

Primer dobre poruke knjigovođi

Evo primera poruke koju poslodavac može da pošalje knjigovođi:

„Zaposleni Marko Marković je na bolovanju od 10.06. Bolovanje je još otvoreno. Radio je od 01.06. do 09.06. Nije koristio godišnji odmor u istom mesecu. Nema drugih odsustava. Čekamo zaključenu doznaku, odnosno podatak iz e-Bolovanja.”

Ako je bolovanje zaključeno, poruka može da glasi:

„Zaposleni Marko Marković je bio na bolovanju od 10.06. do 18.06. Radio je od 01.06. do 09.06. i od 19.06. do kraja meseca. Nije koristio godišnji odmor. Dostavljamo podatak iz e-Bolovanja / doznaku.”

Ovo je jednostavno, jasno i dovoljno korisno za obračun.

Šta poslodavac ne treba da radi

Kod bolovanja zaposlenog najčešće greške nastaju zato što se podaci šalju kasno ili nepotpuno.

Ne treba raditi sledeće:

• ne pretpostavljati datum povratka zaposlenog,
• ne mešati bolovanje sa godišnjim odmorom,
• ne slati knjigovođi samo usmenu informaciju,
• ne menjati osnov odsustva bez dokumenta,
• ne obračunavati poseban osnov kao obično bolovanje,
• ne čekati kraj meseca ako je bolovanje već otvoreno,
• ne tražiti od zaposlenog nepotrebne medicinske detalje,
• ne čuvati podatke o bolovanju bez kontrole pristupa.

Poslodavcu je potreban podatak za obračun, a ne dijagnoza. To je bitna razlika.

Šta se dešava ako podaci kasne

Ako podaci o bolovanju kasne, obračun zarade može biti nepotpun ili privremen. Posle toga se otvaraju korekcije, dodatna pitanja i nepotrebna komunikacija sa zaposlenim.

To najčešće izgleda ovako:

Knjigovođa obračuna zaradu na osnovu nepotpunih podataka.
Posle obračuna stigne doznaka ili se vidi drugačiji osnov.
Zatim mora da se proverava šta je već isplaćeno, šta treba ispraviti i kako se to evidentira.

Sve ovo može da se izbegne ako poslodavac odmah pošalje ono što zna:

• datum početka bolovanja,
• trenutni status,
• da li je bolovanje otvoreno ili zaključeno,
• evidenciju rada do tog dana,
• podatak da li postoji drugo odsustvo u istom mesecu.

Bolje je poslati nepotpun, ali tačan trenutni status, nego čekati savršen dokument do poslednjeg dana obračuna.

Kako firma treba da organizuje proces

U firmi treba da postoji jasno pravilo ko prima informaciju o bolovanju i ko je prosleđuje knjigovođi.

Ako zaposleni javi jednom menadžeru, menadžer drugom, a knjigovođa dobije informaciju tek na kraju meseca, greška je skoro sigurna.

Najjednostavnije pravilo je:

Čim zaposleni javi bolovanje, informacija se upisuje u evidenciju odsustva i prosleđuje osobi koja priprema podatke za obračun zarade.

To ne mora da bude komplikovan sistem. Za manje firme dovoljna je uredna tabela sa zaposlenima, datumima i vrstama odsustva. Važno je da postoji jedno mesto na kome se vodi evidencija, a ne deset poruka po telefonu.

Ako želiš da razumeš kako se zarada sastavlja od neto, bruto i ukupnog troška rada, pročitaj i tekst Bruto 1 i bruto 2 – šta je razlika i kako se računaju.

Checklist za poslodavca

Pre slanja podataka knjigovođi proveri sledeće:

• Da li imam datum početka bolovanja?
• Da li znam da li je bolovanje zaključeno ili još otvoreno?
• Da li imam datum završetka, ako je zaključeno?
• Da li znam šta je zaposleni radio pre bolovanja?
• Da li znam da li se zaposleni vratio na posao?
• Da li je u istom mesecu koristio godišnji odmor?
• Da li je imao plaćeno ili neplaćeno odsustvo?
• Da li postoji poseban osnov bolovanja?
• Da li je zaposleni novozaposlen?
• Da li sam poslao doznaku ili podatak iz e-Bolovanja ako je dostupan?

Ako na ova pitanja nema odgovora, obračun zarade neće biti čist.

FAQ – bolovanje zaposlenog i dokumentacija

Da li je knjigovođi dovoljna samo doznaka?

Ne uvek. Doznaka ili podatak iz sistema je važan, ali knjigovođi je potrebna i evidencija rada za obračunski mesec. Mora se znati kada je zaposleni radio, kada je bio na bolovanju i da li je imao još neko odsustvo.

Šta ako bolovanje nije zaključeno?

Pošalji informaciju da je bolovanje otvoreno i od kog datuma traje. Ne treba nagađati datum povratka zaposlenog. Kada bolovanje bude zaključeno, pošalji novi podatak.

Da li poslodavac treba da zna dijagnozu zaposlenog?

Za obračun zarade poslodavcu nije potrebna dijagnoza. Potrebni su podaci koji su relevantni za evidenciju i obračun: datumi, status bolovanja, osnov odsustva i dokumentacija.

Da li se bolovanje i godišnji odmor mogu mešati?

Ne treba ih mešati. Bolovanje, godišnji odmor, plaćeno odsustvo i rad od kuće moraju biti odvojeno evidentirani. Svaka vrsta odsustva drugačije utiče na obračun.

Šta ako je u pitanju povreda na radu?

Povreda na radu je poseban osnov i ne treba je tretirati kao obično bolovanje. Potrebno je proveriti dokumentaciju i pravilno označiti osnov odsustva.

Šta ako zaposleni ima bolovanje i godišnji odmor u istom mesecu?

Knjigovođi se šalju tačni datumi za svaku vrstu odsustva. Na primer: od 01. do 05. radio, od 06. do 12. bolovanje, od 13. do 15. godišnji odmor, od 16. ponovo radio.

Za kraj

Bolovanje zaposlenog nije samo poruka u kojoj piše da radnik neće doći na posao.

Za tačan obračun zarade potrebni su datumi, osnov odsustva, evidencija rada i dokumentacija. Ako se ti podaci šalju na vreme, obračun ide normalno. Ako se šalju na kraju meseca, bez datuma i bez evidencije, zarada postaje rekonstrukcija događaja.

Najbolja praksa je jednostavna: svako bolovanje odmah evidentirati, odvojiti ga od drugih odsustava i knjigovođi poslati jasnu poruku sa svim dostupnim podacima.

Ako ti treba knjigovodstvena agencija koja ne radi obračun zarada napamet, već traži tačne podatke i vodi računa o dokumentaciji, pogledaj usluge koje nudi Pitaj knjigovođu.