Ovlašćenje knjigovođi: koje pristupe treba dati, a šta nikako ne treba slati

Ovlašćenje knjigovođi nije formalnost koju klikneš i zaboraviš. To je praktično pitanje kontrole nad firmom.

Kada angažuješ knjigovođu, on mora da ima pristup sistemima u kojima se podnose poreske prijave, proverava poresko stanje, preuzimaju dokumenta, prate e-fakture i knjiže poslovne promene. Bez toga posao često ne može normalno da se radi.

Ali to ne znači da knjigovođi treba dati sve šifre, sve kodove i pun pristup svemu što firma koristi.

Tu nastaje najveći problem. Vlasnik firme hoće da ubrza posao, pošalje lozinku, PIN, pristup banci, pristup SEF-u, pristup eSandučetu i onda misli da je rešio stvar. U stvari je otvorio pitanje odgovornosti: ko je šta uradio, ko je imao pravo da uradi i kako se pristup ukida ako saradnja prestane.

Dobra saradnja sa knjigovođom počinje jasnim ovlašćenjima. Loša saradnja počinje rečenicom: „Daj mu sve šifre, nek rešava.“

Ovlašćenje knjigovođi nije isto što i slanje lozinke

Prvo treba razdvojiti dve stvari.

Jedno je ovlašćenje. To znači da sistem prepoznaje knjigovođu ili knjigovodstvenu agenciju kao lice koje ima pravo da uradi određenu radnju u ime firme.

Drugo je slanje tvoje lozinke. To znači da neko ulazi kao ti.

To nije isto.

Ako sistem omogućava dodelu ovlašćenja, uloge ili korisničkog pristupa, koristi to. Ne šalji lične lozinke mejlom, Viberom, WhatsApp-om ili SMS-om samo zato što je tako brže.

Kada knjigovođa ima svoje ovlašćenje, postoji trag. Zna se ko je pristupio, kada je pristupio i za šta je ovlašćen. Kada neko koristi tvoju lozinku, sve izgleda kao da si ti radio.

To je posebno osetljivo kod portala ePorezi: prijava, obrasci i aktivne poreske prijave, SEF-a, eSandučeta i bankarskih aplikacija.

Koja ovlašćenja su knjigovođi najčešće potrebna

Ne postoji jedno univerzalno ovlašćenje koje pokriva sve. Zavisi da li si preduzetnik, d.o.o, paušalac, firma u PDV-u, firma sa zaposlenima, firma koja radi sa javnim sektorom ili firma koja ima veći broj ulaznih i izlaznih faktura.

U praksi se najčešće proveravaju ova ovlašćenja:

• ePorezi, za poreske prijave, poresko stanje i poresku komunikaciju;
• SEF, za ulazne i izlazne e-fakture, statuse i dokumentaciju;
• eSanduče, za preuzimanje službenih elektronskih dokumenata;
• APR, kada knjigovođa pomaže oko registracionih promena;
• CROSO, kada se radi prijava, odjava ili promena po osnovu zaposlenih;
• banka, najčešće za izvod ili uvid, a ne za raspolaganje novcem;
• knjigovodstveni softver, ako firma i knjigovođa rade kroz isti sistem;
• fiskalizacija, ako firma ima maloprodaju ili obavezu rada preko fiskalnih uređaja.

Nije poenta da knjigovođa nema pristup. Poenta je da ima tačno onaj pristup koji mu treba.

Ako knjigovođi treba da podnese poresku prijavu, treba mu odgovarajuće ovlašćenje za ePoreze. Ako treba da proknjiži ulazne fakture, treba mu pristup dokumentaciji iz SEF-a. Ako treba da preuzme poresko rešenje, mora se znati ko prati eSanduče.

Ali ako knjigovođi treba izvod iz banke, to ne znači automatski da treba da može da plaća sa računa.

ePorezi: ovde ne sme da bude „nekako ćemo“

Portal ePorezi je jedan od najvažnijih sistema za firmu. Preko njega se podnose poreske prijave, proverava stanje na poreskim računima i rešavaju mnoge obaveze koje direktno utiču na firmu.

Zato pristup ePorezima ne treba rešavati preko poruke: „Evo ti PIN, uđi.“

Za korišćenje elektronskih servisa Poreske uprave postoji zvaničan okvir, uključujući i ovlašćenje za upotrebu elektronskih servisa Poreske uprave, odnosno PEP obrazac. Pre nego što bilo kome daš pristup, proveri šta tačno daješ: da li je u pitanju samo uvid, podnošenje prijava, fiskalizacija ili širi obim ovlašćenja.

Vlasnik firme treba da zna tri stvari:

• ko je ovlašćen za ePoreze;
• za koje radnje je ovlašćen;
• da li je ovlašćenje i dalje potrebno.

Kod promene knjigovođe ovo se često zaboravi. Nova agencija nema pristup, stara agencija ga i dalje ima, a rok za prijavu ne čeka nikoga.

SEF pristup: nije isto pregled, izdavanje i podešavanje

SEF nije samo mesto gde se „vide fakture“. Tu se šalju izlazne fakture, primaju ulazne fakture, prate statusi, odobrenja, odbijanja, storna, avansi, konačne fakture i deo poslovne komunikacije.

Zato pristup SEF-u treba podesiti prema ulozi.

Jedno je da knjigovođa vidi ulazne fakture zbog knjiženja. Drugo je da može da izdaje fakture. Treće je da menja podešavanja, korisnike i način rada u sistemu.

Kod malih firmi često jedna osoba radi sve. To jeste praktično, ali nije uvek dobro. Ako nema jasne podele, kasnije se teško utvrđuje ko je poslao fakturu, ko je prihvatio dokument, ko je odbio dokument i zašto je nešto proknjiženo baš tako.

Ako firma ima više ljudi u administraciji, korisno je podeliti uloge:

• ko izdaje fakture;
• ko prati ulazne fakture;
• ko dostavlja dokumentaciju knjigovođi;
• ko rešava odbijene fakture;
• ko prati PDV tretman;
• ko ima administratorska prava.

Za širi praktičan ugao oko SEF dokumentacije pogledaj tekst čuvanje e-faktura: arhiva, dokazi i kontrola, jer u praksi problem retko nastane na čistoj fakturi. Problem nastane kada je faktura odbijena, ispravljena, povezana sa avansom ili proknjižena bez jasnog traga.

eSanduče: dokument koji niko ne otvori može skupo da košta

eSanduče je posebno opasno jer problem ne izgleda kao problem dok ne prođe rok.

Dokument stigne elektronski. Niko ga ne otvori. Vlasnik misli da knjigovođa prati. Knjigovođa misli da vlasnik prosleđuje. Posle nekoliko nedelja svi pitaju: „Kad je ovo stiglo?“

Zato mora da postoji dogovor.

Ko proverava eSanduče? Koliko često? Kome se prosleđuje dokument? Ko potvrđuje da je dokument obrađen? Gde se čuva kopija?

Ako knjigovođa treba da prati poreska rešenja, opomene, pozive ili druga službena obaveštenja, to mora biti jasno ugovoreno ili makar praktično definisano. Nije dovoljno da se kaže: „Sve je elektronski.“

Za osnovni rad sa ovim sistemom koristan je tekst preuzimanje dokumenata preko eSandučeta, a zvanično uputstvo možeš proveriti na stranici eSanduče – preuzimanje dokumenata.

Moj savet iz prakse: eSanduče treba proveravati redovno, a ne samo kada neko kaže da je nešto stiglo. Kod firmi koje imaju mnogo rokova i poreskih obaveza, neotvoren dokument može napraviti veći problem nego pogrešno proknjižena faktura.

Banka: izvod nije isto što i raspolaganje novcem

Banka je posebna priča.

Knjigovođi najčešće treba izvod iz banke ili eksport prometa radi knjiženja. To ne znači da mu treba pravo da raspolaže novcem.

Postoje tri različite stvari:

• uvid u račun;
• preuzimanje izvoda;
• priprema ili izvršavanje plaćanja.

Za većinu knjigovodstvenih poslova dovoljan je izvod. Nekada je koristan uvid. Ali pravo plaćanja treba davati samo ako za to postoji ozbiljan razlog i jasna procedura.

Ako knjigovođa priprema naloge za plaćanje, vlasnik ili ovlašćeno lice treba da ih odobri. Ako knjigovođa ima pravo da samostalno plaća, mora se znati zašto, u kom obimu i ko to kontroliše.

Kod malih firmi vlasnik često sve radi sam. I to je sasvim u redu. Ali čak i tada treba razdvojiti knjigovodstvo od raspolaganja novcem. Knjigovođa knjiži, obračunava, prijavljuje i upozorava. Vlasnik odlučuje o plaćanju.

APR: knjigovođa može pomoći, ali ovlašćenje mora biti uredno

Knjigovođa često pomaže kod APR promena: promena sedišta, delatnosti, direktora, članova, podataka o firmi ili kod pripreme dokumentacije.

Ali APR nije običan administrativni portal gde neko treba samo da „klikne umesto tebe“. Kod registracionih promena mora se znati ko je ovlašćen podnosilac prijave i da li postoji punomoćje ako prijavu ne podnosi registrovani zastupnik.

Ako radiš promene u APR-u, obavezno proveri i tekst APR Srbija: šta možeš da uradiš online, a za elektronski deo postupka pogledaj i e-registracija APR uputstvo.

Ovde je najgore kada vlasnik misli da je „knjigovođa sve završio“, a zapravo fali potpis, punomoćje, dokaz o uplati ili odgovarajući dodatak uz prijavu. Onda promena stoji, a firma misli da je stvar završena.

CROSO i zaposleni: ovlašćenja utiču i na radne odnose

Ako firma ima zaposlene, knjigovođa često radi prijave, odjave i promene po osnovu obaveznog socijalnog osiguranja. Tu nema mnogo prostora za opuštenost, jer greška može da se vidi tek kada zaposlenom zatreba zdravstveno osiguranje, potvrda, bolovanje ili ostvarivanje nekog prava.

Kod zaposlenih treba jasno definisati ko dostavlja podatke knjigovođi:

• datum početka rada;
• vrstu ugovora;
• promenu radnog vremena;
• prestanak radnog odnosa;
• bolovanja;
• odsustva;
• promene zarade;
• promene statusa zaposlenog.

Knjigovođa može da podnese prijavu samo na osnovu podataka koje dobije. Ako vlasnik kasni sa informacijom, ne može se očekivati da sistem sam zna da je neko počeo da radi ili prestao da radi.

Ovlašćenje knjigovođi ne rešava lošu internu komunikaciju.

Promena knjigovođe: prvo spisak pristupa, pa primopredaja

Kada menjaš knjigovođu, nemoj početi od rečenice: „Pošalji mi kartice i gotovo.“

Uredna promena knjigovođe ima redosled.

Prvo napravi spisak svih sistema gde je staro knjigovodstvo imalo pristup. Zatim proveri šta treba novoj agenciji. Onda dodeli nova ovlašćenja. Tek kada nova agencija proveri da može da pristupi podacima, ukidaju se stara ovlašćenja.

U praksi to izgleda ovako:

• proveri ePoreze;
• proveri SEF;
• proveri eSanduče;
• proveri banku;
• proveri APR naloge i punomoćja;
• proveri CROSO;
• proveri knjigovodstveni softver;
• proveri mejlove i zajedničke foldere;
• proveri ko prima obaveštenja;
• proveri ko ima stare lozinke.

Najčešći problem kod promene knjigovođe nije sama promena. Problem je što niko nije napravio listu.

Stara agencija i dalje ima pristup SEF-u. Nova nema ePorezi ovlašćenje. Vlasnik ne zna ko prati eSanduče. Bankarski izvodi stižu na mejl osobe koja više ne radi u firmi.

I onda se svi iznenade kada nešto zapne baš pred rok.

Primer iz prakse: „Promenili smo knjigovođu, ali nismo promenili pristupe“

Firma promeni knjigovođu krajem meseca. Dogovorili su cenu, potpisali ugovor, poslali osnovnu dokumentaciju i misle da je sve rešeno.

Novi knjigovođa traži pristup ePorezima. Vlasnik kaže: „To je imao stari knjigovođa.“ Stari knjigovođa kaže: „Mi više ne radimo firmu.“ U SEF-u je stara agencija i dalje korisnik. eSanduče niko ne proverava. Bankarski izvodi nisu poslati za poslednjih deset dana.

Rok za prijavu se približava.

Tu problem nije u znanju knjigovođe. Problem je u prelazu. Nije napravljena matrica pristupa, nisu ukinuta stara ovlašćenja, nova nisu dodeljena na vreme i niko nije bio zadužen da proveri da li sistemi rade.

Zato promena knjigovođe mora da ima mini proceduru. Može biti običan dokument od jedne strane, ali mora da postoji.

Matrica ovlašćenja: najjednostavniji način da vidiš ko ima digitalni ključ firme

Najpraktičniji alat je matrica ovlašćenja.

Ne mora to biti komplikovan dokument. Može obična tabela sa nekoliko kolona:

• sistem;
• osoba ili agencija koja ima pristup;
• vrsta pristupa;
• datum davanja pristupa;
• razlog pristupa;
• ko je odobrio pristup;
• datum ukidanja pristupa.

Za malu firmu ova tabela rešava pola problema.

Primer:

• ePorezi – knjigovođa – podnošenje poreskih prijava i uvid;
• SEF – administracija i knjigovođa – fakture i dokumentacija;
• eSanduče – vlasnik i knjigovođa – preuzimanje dokumenata;
• banka – vlasnik – plaćanje, knjigovođa – izvod;
• APR – direktor ili punomoćnik – registracione promene;
• knjigovodstveni program – knjigovođa – unos i obrada dokumentacije.

Ovu matricu proveri najmanje jednom u šest meseci. Obavezno je proveri kada menjaš knjigovođu, direktora, administrativnog radnika, banku, softver ili način fakturisanja.

Ako nemaš spisak, oslanjaš se na pamćenje. Pamćenje je najgori sistem kontrole u firmi.

Šta nikad ne treba slati knjigovođi kao običnu poruku

Postoje stvari koje ne treba slati olako, čak ni kada veruješ knjigovođi.

Ne šalji običnom porukom:

• PIN sertifikata;
• lozinku za ePoreze;
• lozinku za eID;
• jednokratne kodove;
• bankarske kodove;
• pristup za plaćanje;
• skenirane podatke koji nisu potrebni;
• kompletan paket „korisničko ime + lozinka + kod + instrukcija“.

Nije stvar u nepoverenju prema knjigovođi. Stvar je u tragu i kontroli.

Ako dođe do greške, neće biti lako dokazati ko je šta radio. Ako se poruka prosledi dalje, izgubi se kontrola. Ako telefon bude kompromitovan, problem više nije samo knjigovodstveni.

Gde god možeš, daj ovlašćenje umesto lozinke.

Crvene zastavice kod ovlašćenja

Vreme je da središ pristupe ako prepoznaš dve ili više ovih situacija:

• knjigovođa traži sve lozinke bez objašnjenja;
• ne znaš ko trenutno ima pristup ePorezima;
• stara agencija i dalje ima pristup posle raskida saradnje;
• SEF podešavanja menja više osoba bez dogovora;
• eSanduče niko ne proverava redovno;
• bankarski izvodi se šalju kako ko stigne;
• knjigovođa ima pravo plaćanja, a ne zna se ko odobrava plaćanja;
• direktor se promenio, ali pristupi nisu provereni;
• dokumenti stižu na mejl osobe koja više ne radi u firmi.

Ovo nisu sitnice. Ovo su rupe u organizaciji.

Firma ne mora biti velika da bi imala uređen sistem pristupa. Naprotiv, maloj firmi je još važnije da ne zavisi od toga „ko se čega seća“.

Ovlašćenja kada se promeni direktor ili zakonski zastupnik

Kada se promeni direktor, zakonski zastupnik ili osoba koja operativno vodi firmu, odmah proveri ovlašćenja.

Stari direktor može ostati povezan sa sistemima. Novi direktor možda nema pristup. Knjigovođa možda ne može da podnese prijavu ili preuzme dokument jer formalno ovlašćenje nije ažurirano.

Promena direktora nije samo APR promena. Posle APR-a proveri:

• ePoreze;
• SEF;
• eSanduče;
• banku;
• knjigovodstveni softver;
• mejlove;
• interne foldere;
• potpisnike i korisnike sistema.

Ako se ovo ostavi za kasnije, obično postane hitno baš onda kada treba potpisati, predati ili preuzeti nešto u roku.

Kako se ovlašćenje uklapa u cenu knjigovodstva

Dobra knjigovodstvena agencija neće samo tražiti pristup, nego će objasniti zašto joj je potreban.

To je deo ozbiljne usluge.

Kada porediš ponude, ne gledaj samo mesečnu cenu. Gledaj i kako agencija organizuje dokumentaciju, rokove, pristupe, komunikaciju i odgovornost.

Ako ti neko kaže: „Samo nam pošalji sve lozinke“, to jeste brzo, ali nije dobar sistem.

Ako ti agencija traži da se jasno dodele ovlašćenja, da se zna ko prati eSanduče, ko šalje izvode, ko odobrava plaćanja i ko rešava SEF statuse, to nije komplikovanje. To je uredan rad.

Ako tek biraš agenciju, možeš pogledati i cenu knjigovodstvenih usluga i tekst kako izabrati knjigovođu u Beogradu, jer najjeftinija ponuda nije uvek najjeftinija kada dođe prvi ozbiljan problem.

Kontrolna lista pre nego što daš ovlašćenje knjigovođi

Pre nego što dodeliš ovlašćenje knjigovođi, prođi ovu listu:

• Da li znaš za koji sistem daješ pristup?
• Da li znaš koje radnje knjigovođa treba da radi?
• Da li postoji mogućnost dodele ovlašćenja umesto slanja lozinke?
• Da li je pristup ograničen na ono što je potrebno?
• Da li znaš ko prati eSanduče?
• Da li je banka odvojena na uvid, izvod i plaćanje?
• Da li stara agencija ima ukinute pristupe?
• Da li je pristup evidentiran u internoj tabeli?
• Da li znaš ko ima administratorska prava u SEF-u?
• Da li ćeš proveriti ovlašćenja ponovo za šest meseci?

Ako na ova pitanja nemaš odgovor, ne znači da je firma u haosu. Znači samo da je vreme da se pristupi srede pre nego što naprave problem.

Praktična pitanja – ovlašćenje knjigovođi

Da li knjigovođi treba ovlašćenje za ePoreze?

U praksi, najčešće da. Ako knjigovođa podnosi poreske prijave, proverava poresko stanje ili radi elektronsku komunikaciju sa Poreskom upravom, mora imati odgovarajući pristup ili ovlašćenje.

Da li knjigovođi treba dati lozinku za ePoreze?

Ne ako postoji mogućnost da se dodeli ovlašćenje. Slanje lične lozinke i PIN-a je loša praksa, jer onda knjigovođa ne nastupa kroz svoje ovlašćenje, već praktično ulazi kao ti.

Da li knjigovođi treba pristup SEF-u?

Ako knjigovođa knjiži ulazne i izlazne fakture, prati statuse ili proverava dokumentaciju, pristup SEF-u često jeste potreban. Ali pristup treba podesiti prema ulozi, a ne automatski dati sve.

Da li knjigovođa treba da ima pristup banci?

Najčešće mu treba izvod ili eksport prometa. To nije isto što i pravo plaćanja. Pravo plaćanja treba dati samo ako postoji jasan razlog, procedura i kontrola.

Šta treba uraditi kada promenim knjigovođu?

Treba dodeliti nova ovlašćenja i ukinuti stara. Proveri ePoreze, SEF, eSanduče, banku, APR, CROSO, knjigovodstveni softver i sve foldere gde se čuva dokumentacija.

Da li je dovoljno da saradnja sa starim knjigovođom prestane usmeno?

Nije. Čak i ako ste se korektno razišli, pristupe treba tehnički proveriti i ukinuti tamo gde više nisu potrebni.

Da li vlasnik firme treba da zadrži kontrolu?

Da. Knjigovođa treba da ima pristup koji mu omogućava rad, ali vlasnik firme mora da zna ko ima ovlašćenje, šta može da radi i kako se pristup ukida.

Kad su ovlašćenja sređena, knjigovodstvo radi mnogo mirnije

Ovlašćenje knjigovođi treba dati tako da posao može normalno da se radi, ali da firma ne izgubi kontrolu nad svojim sistemima.

Ne šalji lozinke ako možeš da dodeliš ovlašćenje. Ne daj bankarsko raspolaganje ako je dovoljan izvod. Ne ostavljaj staru agenciju u sistemima posle promene. Ne čekaj da dokument iz eSandučeta postane problem.

Uređena ovlašćenja nisu birokratija. To je zaštita firme.

Knjigovođa treba da ima digitalni ključ za posao koji radi. Ne mora da ima ključeve od cele firme.