Na kraju meseca knjigovođi često stigne tabela u kojoj za svakog zaposlenog piše samo „osam sati dnevno“. U međuvremenu je jedan zaposleni bio na godišnjem odmoru, drugi je radio noću, treći je ostao duže zbog neplaniranog posla, a četvrti je radio na dan praznika. Kada se sve to svede na isti broj sati, tačan obračun zarade više nije moguć.
Evidencija radnog vremena nije samo spisak dolazaka i odlazaka. Ona treba da poveže planirani raspored sa stvarno obavljenim radom, odsustvima i podacima koji utiču na zaradu. Dobro vođena evidencija štiti zaposlenog, ali i poslodavca koji u kontroli ili radnom sporu treba da pokaže kada je zaposleni radio i po kom osnovu mu je obračunata zarada ili naknada zarade.
Šta je evidencija radnog vremena i čemu služi
U praksi treba razlikovati tri dokumentacione celine:
- raspored radnog vremena pokazuje kada je zaposleni trebalo da radi;
- evidencija radnog vremena pokazuje šta se stvarno dogodilo – rad, posebne vrste rada i odsustva;
- obračun zarade pokazuje novčanu posledicu tih podataka.
Ove celine moraju biti međusobno usklađene, ali nisu isto. Plan smena ne dokazuje automatski da je svaka smena zaista odrađena, evidencija ulaska karticom ne objašnjava da li je odsustvo bilo godišnji odmor ili bolovanje, a platni listić ne može sam da zameni podatke na osnovu kojih je obračun napravljen.
Da li je vođenje evidencije radnog vremena obavezno
Za sve privatne poslodavce ne postoji jedna državna tabela propisanog izgleda u koju se obavezno upisuju svaki dolazak i odlazak. To, međutim, ne znači da poslodavac može da ostane bez pouzdanih podataka o radu zaposlenih.
Zakon o radu izričito propisuje da poslodavac vodi dnevnu evidenciju o prekovremenom radu zaposlenih. Isti zakon uređuje raspored radnog vremena, rad noću, rad u smenama, preraspodelu, odmore i odsustva, kao i mesečnu evidenciju o zaradi i naknadi zarade.
Pored toga, Zakon o evidencijama u oblasti rada obavezuje poslodavca da vodi evidencije o zaposlenim licima i njihovim zaradama. Evidencija zarada obuhvata, između ostalog, podatke o mogućim i ostvarenim časovima, efektivnom radu, neodrađenim časovima sa naknadom i bez nje, godišnjem odmoru, praznicima, privremenoj sprečenosti za rad i radu dužem od punog radnog vremena. Podaci iz evidencija o zaposlenima i zaradama čuvaju se trajno.
Zato evidencija radnog vremena ne treba da bude formalno popunjena tabela, već proverljiv izvor podataka iz kojeg poslodavac može da sastavi zakonske evidencije i dokaže da je pravilno primenio pravila o radnom vremenu i zaradi.
Koje podatke treba da sadrži evidencija radnog vremena
Sadržaj treba prilagoditi organizaciji rada, ali dobra dnevna ili mesečna evidencija radnog vremena najmanje omogućava da se za svakog zaposlenog utvrde sledeći podaci:
| Podatak | Šta treba evidentirati |
|---|---|
| Identifikacija | ime i prezime zaposlenog, radno mesto ili interna oznaka i period evidencije |
| Raspored | planirani početak i završetak rada ili planirani broj sati |
| Stvarni rad | datum, stvarni početak i završetak ili ukupan broj ostvarenih sati |
| Posebne vrste rada | prekovremeni rad, noćni rad, rad na praznik koji je neradni dan i smenski rad kada utiče na prava zaposlenog |
| Odsustva | godišnji odmor, plaćeno odsustvo, bolovanje, neplaćeno odsustvo, porodiljsko odsustvo, odsustvo radi nege deteta i drugi odgovarajući osnovi |
| Kontrola | napomena o odstupanju, osnov izmene, lice koje je podatak unelo i lice koje ga je odobrilo |
Za prekovremeni rad nije dovoljno na kraju meseca upisati zbir sati. Pošto zakon zahteva dnevnu evidenciju, treba da se vidi kog dana je zaposleni radio prekovremeno i koliko sati. Interno je korisno povezati taj podatak sa nalogom ili drugim dokumentovanim odobrenjem odgovornog lica. Detaljnije uslove i ograničenja objašnjava tekst o pravilima prekovremenog rada.
Posebne vrste rada ne treba automatski sabirati sa ukupnim satima kao da je reč o dodatno provedenom vremenu. Ako je zaposleni radio osam sati noću, to je i dalje ukupno osam sati rada, od kojih je osam označeno kao noćni rad. Isti sat može istovremeno biti, na primer, prekovremeni i noćni, pa evidencija radnog vremena mora da sačuva obe karakteristike kako bi uvećanje zarade bilo pravilno obračunato.
Raspored rada nije isto što i ostvareni sati
Poslodavac utvrđuje raspored radnog vremena i zaposlene o rasporedu ili njegovoj promeni, po pravilu, obaveštava najmanje pet dana unapred. Zbog nepredviđenih okolnosti taj rok može biti kraći, ali ne kraći od 48 časova, osim kada se uvodi prekovremeni rad.
Ako je zaposleni po rasporedu trebalo da radi od 8 do 16 časova, a stvarno je radio do 18 časova, evidencija radnog vremena ne sme ostati na planiranih osam sati. Isto važi i obrnuto: evidentiran ulazak u poslovni prostor ne znači nužno da je ceo period radno vreme. Zbog toga podaci iz kartica za ulazak, video-nadzora ili prijave u računar mogu biti pomoćni trag, ali obično nisu potpuna evidencija radnog vremena.
Treba voditi računa i o pauzi. Odmor u toku dnevnog rada uračunava se u radno vreme, pa se zakonska pauza ne oduzima od ostvarenih sati kao neplaćeno vreme.
Papir, Excel ili elektronski sistem
Evidencija radnog vremena može biti papirna ili elektronska. Za malu firmu dobro uređena Excel tabela može biti sasvim funkcionalna, dok su za veći broj zaposlenih, više lokacija i smenski rad praktičniji HR program ili sistem za evidenciju prisustva.
Format je manje važan od toga da evidencija radnog vremena bude:
- tačna i redovno ažurirana;
- razumljiva osobi koja kontroliše podatke i knjigovođi koji radi obračun;
- zaštićena od neovlašćenog pristupa;
- sačuvana tako da se može utvrditi ko je i kada izvršio naknadnu ispravku;
- potkrepljena dokumentima za odsustva i odlukama ili nalozima kada su potrebni.
Ako se tabela svakog meseca prepisuje preko prethodne verzije ili svi zaposleni mogu da menjaju tuđe podatke, firma teško može da pokaže koja verzija je bila osnov za obračun. Završenu i odobrenu mesečnu evidenciju zato treba zaključati i arhivirati zajedno sa pratećom dokumentacijom.
Posebne situacije koje traže dodatnu pažnju
Kod smenskog, kliznog i nepunog radnog vremena evidencija mora da prati raspored koji zaista važi za konkretnog zaposlenog. Nije ispravno svakome unapred dodeliti isti fond sati ako su ugovoreni ugovorom o radu ili raspoređeni različiti režimi rada.
Kod preraspodele radnog vremena duži rad određenog dana nije automatski prekovremeni rad. Zakon izričito propisuje da se pravilno uvedena preraspodela ne smatra prekovremenim radom. Zato uz sate treba sačuvati i podatak o periodu i osnovu preraspodele; u suprotnom će knjigovođa dobiti broj bez pravnog konteksta.
Za rad od kuće ili rad na terenu može se koristiti elektronska prijava početka i završetka rada, dnevni timesheet ili druga metoda prilagođena poslu. Bitno je da je pravilo unapred poznato, jednako primenjeno i dovoljno precizno. Stalni status zaposlenog u aplikaciji nije pouzdan dokaz svih radnih sati, a praćenje ne treba širiti izvan podataka koji su stvarno potrebni za organizaciju rada i ispunjenje obaveza poslodavca.
Kako organizovati evidenciju bez mesečne rekonstrukcije
Najsigurniji postupak izgleda ovako:
- Poslodavac ili ovlašćeno lice pripremi raspored rada.
- Stvarni sati i odstupanja beleže se dnevno, dok su podaci još proverljivi.
- Rukovodilac potvrđuje prekovremeni rad, zamene smena i druga odstupanja.
- HR ili odgovorno lice proverava odsustva prema rešenjima i pratećoj dokumentaciji.
- Na kraju obračunskog perioda zbir sati se usklađuje sa dnevnim podacima.
- Odobrena evidencija radnog vremena dostavlja se knjigovođi do internog roka firme.
- Konačna verzija i naknadne ispravke čuvaju se sa jasnim tragom odobrenja.
Interni rok za predaju knjigovođi nije zamena za zakonske rokove, već način da obračun ne zavisi od poruka poslatih u poslednjem trenutku. Za godišnji odmor treba uskladiti evidenciju sa rešenjem i pravilima za godišnji odmor, dok se privremena sprečenost za rad evidentira prema periodu i odgovarajućoj dokumentaciji za bolovanje zaposlenog.
Ko je odgovoran: poslodavac, rukovodilac ili knjigovođa
Za organizovanje vođenja i tačnost zakonskih evidencija odgovoran je poslodavac. On internim aktom ili procedurom može da odredi da podatke unosi zaposleni, kontroliše rukovodilac, a objedinjuje HR služba. Time se posao raspoređuje, ali se odgovornost poslodavca ne prenosi na knjigovođu.
Knjigovođa obračunava zaradu na osnovu dostavljenih i odobrenih podataka. Ne bi trebalo da nagađa da li su dva dodatna sata bila prekovremeni rad, preraspodela ili greška u unosu. Zato uz zbirnu tabelu treba dostaviti sve promene koje utiču na obračun zarada i plata: posebne vrste rada, odsustva, naknade i ispravke iz prethodnog perioda.
Primer pravilnog evidentiranja
Pretpostavimo da zaposleni radi od ponedeljka do petka po osam sati. U jednoj sedmici dogodilo se sledeće:
- u utorak je, po nalogu poslodavca, radio dva sata duže;
- u sredu je od osam ostvarenih sati šest bilo u periodu noćnog rada;
- u četvrtak je radio osam sati na dan praznika koji je neradni dan;
- u petak je koristio jedan dan godišnjeg odmora.
Evidencija za utorak pokazuje osam redovnih i dva prekovremena sata. Za sredu pokazuje ukupno osam sati, uz posebnu oznaku da je šest sati bilo noću. Četvrtak sadrži osam ostvarenih sati i oznaku rada na neradni praznik, dok se za petak ne upisuju radni sati, već osam časova odsustva po osnovu godišnjeg odmora.
Takva tabela knjigovođi daje osnov da svaki sat svrsta pravilno. Jedna rubrika sa 42 obračunska časa, bez razdvajanja 34 časa rada i osam časova odsustva, to ne može da pokaže.
Najčešće greške u evidenciji
Najviše problema prave sledeće situacije:
- svakom zaposlenom se automatski upisuje osam sati, bez obzira na stvarno stanje;
- vodi se samo ukupan mesečni fond, bez dnevne evidencije prekovremenog rada;
- noćni i praznični sati dodaju se na ukupan broj umesto da se posebno označe;
- zakonska pauza se oduzima od radnog vremena;
- odsustva se vode jednom opštom šifrom, pa se ne zna da li postoji pravo na naknadu;
- prekovremeni rad se odobrava samo usmeno, a naknadno rekonstruiše pred obračun;
- knjigovođi se šalje tabela koja nije potvrđena od odgovornog lica;
- ispravka se unese preko stare verzije, bez datuma, razloga i odobrenja.
Za nevođenje dnevne evidencije o prekovremenom radu Zakon o radu predviđa kaznu od 150.000 do 300.000 dinara za poslodavca sa svojstvom pravnog lica, odnosno od 50.000 do 150.000 dinara za preduzetnika, kao i kaznu od 10.000 do 20.000 dinara za odgovorno lice ili zastupnika pravnog lica. Kontrolu u oblasti radnih odnosa obavlja Inspektorat za rad.
Šta firme najčešće pitaju
Da li postoji obavezan obrazac evidencije radnog vremena?
Za sve privatne poslodavce ne postoji jedan univerzalni obrazac dnevne evidencije propisan Zakonom o radu. Forma se može prilagoditi poslu, ali mora omogućiti tačno vođenje podataka koje propisi zahtevaju, uključujući dnevnu evidenciju prekovremenog rada.
Da li evidencija radnog vremena može da se vodi u Excelu?
Može, ako je uredna, zaštićena, redovno ažurirana i ako se mogu pratiti odobrenja i ispravke. Kod većeg broja zaposlenih namenski program smanjuje rizik od grešaka.
Da li zaposleni mora da potpiše evidenciju svakog meseca?
Zakon o radu ne propisuje univerzalnu obavezu da svaki zaposleni potpisuje jednu standardnu mesečnu tabelu radnog vremena. Potvrđivanje podataka može se urediti internom procedurom, kolektivnim ugovorom ili opštim aktom, a potpis ili elektronska potvrda mogu biti koristan dokaz tačnosti.
Da li je svaki rad duži od osam sati prekovremeni?
Nije automatski. Treba proveriti ugovoreno radno vreme, važeći raspored, smenski režim i da li je pravilno uvedena preraspodela. Prekovremeni rad postoji pod zakonskim uslovima i mora se posebno dnevno evidentirati.
Ko vodi evidenciju kada zaposleni radi od kuće?
Odgovornost ostaje na poslodavcu. Zaposleni može unositi sate u elektronsku evidenciju, ali poslodavac treba da propiše način prijave, kontrole, odobravanja odstupanja i čuvanja konačnih podataka.
Uredna evidencija radnog vremena štiti i firmu i zaposlenog
Najbolja evidencija radnog vremena nije najkomplikovanija tabela, već ona iz koje se jasno vidi šta je bilo planirano, koliko je zaposleni stvarno radio, da li su postojali posebni uslovi rada i po kom osnovu je bio odsutan. Podaci treba da nastaju tokom meseca, a ne da se iz poruka i sećanja rekonstruišu neposredno pred obračun.
Poslodavac treba da odredi ko unosi sate, ko potvrđuje odstupanja, koji dokument prati svaku vrstu odsustva i do kada se odobrena evidencija radnog vremena predaje knjigovođi. Kada su ta pravila postavljena, obračun zarade je brži, greške su ređe, a firma ima dokumentaciju na koju može da se osloni u slučaju kontrole ili spora.
