Ugovor o radu: sadržina, obavezni elementi i najčešće greške

Zaposleni dolazi u ponedeljak, a ugovor će se „srediti tokom nedelje“. Ili je ugovor potpisan na vreme, ali u njemu nema pravnog osnova za rad na određeno, osnovna zarada je ostala na starom iznosu, a datum početka rada ne poklapa se sa prijavom. U praksi problem retko nastaje zato što poslodavac nema nikakav obrazac. Problem nastaje zato što obrazac nije prilagođen stvarnom poslu i dokumentacija nije završena pre prvog radnog dana.

Ugovor o radu mora biti zaključen u pisanom obliku pre nego što zaposleni stupi na rad. Zaključuje se u najmanje tri primerka: jedan se predaje zaposlenom, a dva zadržava poslodavac. Posle potpisivanja sledi posebna obaveza – CROSO prijava zaposlenog na obavezno socijalno osiguranje, takođe najkasnije pre stupanja na rad.

Za uredno zasnivanje radnog odnosa treba povezati sadržinu ugovora, datum početka rada, CROSO prijavu i podatke za prvi obračun.

Ugovor o radu i zasnivanje radnog odnosa – šta se zapravo potpisuje?

Ugovor o radu je pisani ugovor između zaposlenog i poslodavca kojim se zasniva radni odnos. Zaključen je kada ga potpišu obe strane, dok prava i obaveze počinju kada zaposleni stupi na rad, na dan određen ugovorom. U ime poslodavca potpisuje ga nadležni organ ili ovlašćeno lice.

Tri datuma se u praksi često pomešaju, iako nemaju isto značenje:

1. Datum zaključenja ugovora jeste dan kada ugovor potpišu obe strane; ako se potpisi stavljaju različitih dana, ugovor je zaključen kada postoji i poslednji potreban potpis.
2. Dan početka rada navodi se u ugovoru, a prava i obaveze iz radnog odnosa nastaju kada zaposleni tog dana stvarno stupi na rad.
3. CROSO prijava i datum početka osiguranja nisu isti podatak. Jedinstvena prijava mora biti elektronski podneta najkasnije pre stupanja zaposlenog na rad, dok datum početka osiguranja unet u prijavu mora odgovarati pravnom osnovu i stvarnom danu stupanja na rad.

Ugovor, CROSO prijava i prvi radni dan zato moraju da čine jednu usklađenu celinu. Potpisan ugovor ne zamenjuje prijavu na osiguranje, a prihvaćena CROSO prijava ne zamenjuje ugovor o radu.

Ako zaposleni ne stupi na rad onog dana koji je određen ugovorom, smatra se da radni odnos nije zasnovan, osim kada postoji opravdan razlog ili se zaposleni i poslodavac drugačije dogovore. To je još jedan razlog da se odvojeno prate datum potpisa i datum početka rada.

Ugovor o radu ne treba mešati sa ugovorom o delu, autorskim ugovorom, ugovorom o privremenim i povremenim poslovima ili dopunskim radom. To su različiti pravni osnovi sa različitim uslovima, pravima i poreskim posledicama. Ako lice u stvarnosti radi kao zaposleni, naziv dokumenta sam po sebi neće ukloniti rizik. Više o toj razlici pročitajte u vodiču ugovor o delu – porezi, doprinosi i razlika u odnosu na ugovor o radu.

Šta poslodavac proverava pre zaključenja ugovora o radu?

Dobar ugovor ne počinje preuzimanjem prvog obrasca sa interneta. Počinje proverom stvarnog radnog mesta, uslova koje kandidat mora da ispunjava i dogovora koji poslodavac može zakonito da sprovede.

Pre zaključivanja ugovora poslodavac je dužan da kandidata obavesti o poslu, uslovima rada, pravima i obavezama iz radnog odnosa i pravilima organizacije rada koja je zaposleni dužan da poštuje.

Uslovi za konkretno radno mesto

Radni odnos može da se zasnuje sa licem koje ima najmanje 15 godina i ispunjava uslove za konkretne poslove. Ti uslovi mogu biti propisani zakonom, posebnim propisom ili pravilnikom o organizaciji i sistematizaciji poslova.

Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji, kada postoji, uređuje organizacione delove, naziv i opis poslova, zahtevanu vrstu i stepen obrazovanja i druge posebne uslove. Poslodavac koji ima 10 i manje zaposlenih nema obavezu da donese ovaj pravilnik, ali to ne znači da u ugovoru može ostaviti nejasan naziv ili opis posla.

Pre potpisa treba proveriti:

• da li naziv i opis poslova odgovaraju stvarnom radu;
• da li kandidat ima zahtevano obrazovanje, licencu, stručni ispit ili drugo potrebno ovlašćenje;
• da li je za posao sa povećanim rizikom prethodno utvrđena zdravstvena sposobnost;
• da li su ugovor, sistematizacija i podaci koji će biti uneti u CROSO međusobno usklađeni.

Kod lica mlađeg od 18 godina primenjuju se posebna pravila, uključujući pisanu saglasnost roditelja, usvojioca ili staraoca i nalaz nadležnog zdravstvenog organa. Zapošljavanje stranog državljanina takođe zahteva proveru posebnih propisa o boravku i radu.

Podaci i dokumenta zaposlenog

Zaposleni dostavlja isprave i dokaze koji potvrđuju da ispunjava uslove za rad na konkretnom mestu. Poslodavac ne treba da prikuplja podatke „za svaki slučaj“, već samo ono što je potrebno za ugovor, prijavu, kadrovsku evidenciju i ostvarivanje prava iz radnog odnosa.

U praksi se, zavisno od posla i statusa lica, proveravaju lični podaci, adresa, dokaz o obrazovanju, potrebne licence, podaci za prijavu na osiguranje i račun za isplatu zarade. JMBG nije naveden među tačkama sadržine ugovora iz člana 33 Zakona o radu. Za domaćeg osiguranika potreban je za prijavu i propisane evidencije, dok se kod stranog državljanina koristi odgovarajući identifikacioni podatak predviđen propisima. Takve podatke treba čuvati uz odgovarajuće mere zaštite.

Poslodavac ne sme da zahteva podatke o bračnom ili porodičnom statusu i planiranju porodice, niti dokaze koji nisu neposredno značajni za posao. Test trudnoće ne može biti uslov, osim u zakonom predviđenom slučaju kada posao nosi znatan rizik za zdravlje žene i deteta, utvrđen od nadležnog zdravstvenog organa.

Poslodavac ne može zasnivanje radnog odnosa da uslovljava time da kandidat unapred potpiše izjavu o otkazu ugovora o radu.

Kada se ugovor o radu zaključuje i u koliko primeraka?

Ugovor o radu zaključuje se pre stupanja zaposlenog na rad, u pisanom obliku. Nije dovoljno da su se direktor i zaposleni usmeno dogovorili, da je ugovor „u pripremi“ ili da će knjigovođa naknadno završiti prijavu.

Ugovor se zaključuje u najmanje tri primerka:

• jedan primerak obavezno se predaje zaposlenom;
• dva primerka zadržava poslodavac.

Poslodavac mora da drži ugovor, drugi ugovor o radnom angažovanju ili njihovu kopiju u sedištu, poslovnoj prostoriji ili drugom mestu na kojem zaposleni odnosno angažovano lice radi. Kod rada na terenu ili van prostorija poslodavca ovu obavezu treba organizovati unapred, a ne tek kada inspektor zatraži dokumentaciju.

Šta ako zaposleni počne da radi bez ugovora?

Ako poslodavac nije zaključio pisani ugovor pre stupanja zaposlenog na rad, prema važećem Zakonu o radu smatra se da je zaposleni zasnovao radni odnos na neodređeno vreme danom stupanja na rad.

Ova zakonska posledica ne znači da je nepravilnost „sama rešena“. Poslodavac i dalje može biti prekršajno odgovoran, a zaposleni u sporu može morati da dokazuje da je zaista stupio na rad. Inspektor rada može naložiti poslodavcu da sa takvim zaposlenim zaključi pisani ugovor.

Ne postoji bezbedan „probni dan“ tokom kojeg lice radi bez ugovora i prijave. Ako je poslodavcu potreban period za proveru sposobnosti zaposlenog, rešenje je pravilno ugovoren probni rad, a ne rad na crno.

Ugovor o radu i CROSO prijava nisu ista stvar

Na osnovu zaključenog ugovora poslodavac podnosi jedinstvenu prijavu na obavezno socijalno osiguranje. Prema Zakonu o Centralnom registru obaveznog socijalnog osiguranja, početna prijava zaposlenog podnosi se elektronski najkasnije pre stupanja na rad.

Rok od tri radna dana, koji se često pogrešno navodi, ne važi za početnu prijavu zaposlenog. U toj zakonskoj normi tri radna dana odnose se na druge događaje, poput prestanka zaposlenja ili promene u toku osiguranja. Za novog zaposlenog pravilo je jednostavno: prijava mora biti završena pre nego što počne da radi.

Poslodavac može ovlastiti knjigovodstvenu agenciju da podnese prijavu, ali odgovornost za blagovremeno dostavljanje tačnih podataka ne nestaje. Detaljan redosled i dokumentaciju pogledajte u tekstu prijava zaposlenog pre prvog radnog dana.

Obavezni elementi ugovora o radu – šta ugovor mora da sadrži?

Član 33 Zakona o radu uređuje sadržinu ugovora kroz 13 tačaka: podatke o stranama, uslove obrazovanja, posao, mesto rada, vrstu i početak radnog odnosa, radno vreme, osnovnu zaradu i druga primanja. Elementi iz tačaka 11–13 ne moraju biti neposredno prepisani ako su zakonito uređeni aktom koji ugovor jasno označava.

Naziv radnog mesta, opis poslova i mesto rada

Naziv radnog mesta treba da odgovara sistematizaciji, ako je poslodavac ima, i podacima koji se koriste u prijavi i evidencijama. Opis poslova mora biti dovoljno širok da obuhvati realne zadatke, ali dovoljno precizan da se zna šta je osnovni posao zaposlenog.

Rečenica „zaposleni obavlja i sve druge poslove po nalogu direktora“ ne može da zameni pravi opis radnog mesta. Opšta klauzula o drugim poslovima ne ovlašćuje poslodavca da zaposlenom nalaže bilo koji posao. Nalozi i promene moraju ostati u granicama ugovorenog posla i pravila o odgovarajućem poslu, premeštaju i aneksu.

Mesto rada takođe nije beznačajna administrativna stavka. Ako zaposleni radi u izdvojenom objektu, na više lokacija, na terenu, od kuće ili na daljinu, ugovor mora da prati stvarnu organizaciju. Neodređeno mesto rada kasnije pravi problem kod premeštaja, troškova prevoza, bezbednosti i zdravlja na radu i kontrole prisustva.

Određeno ili neodređeno vreme, trajanje i osnov

Ugovor može biti zaključen na neodređeno ili određeno vreme. Ako vreme na koje se ugovor zaključuje nije navedeno, smatra se da je zaključen na neodređeno vreme.

Kod ugovora na određeno nisu dovoljne formulacije „na tri meseca“ ili „do 31. decembra“. Ugovor mora da navede trajanje i konkretan objektivan razlog koji opravdava privremenu potrebu. Trajanje može biti vezano za određeni rok, izvršenje određenog posla ili nastupanje određenog događaja, ali sam datum isteka ili period od nekoliko meseci nije dovoljan osnov.

Osnovno ograničenje je ukupno 24 meseca sa istim zaposlenim, sa prekidima ili bez prekida, uz zakonske izuzetke. Prekid kraći od 30 dana ne prekida računanje tog perioda. Ako je ugovor zaključen suprotno zakonu ili zaposleni nastavi da radi najmanje pet radnih dana po isteku ugovora, smatra se da je radni odnos zasnovan na neodređeno vreme.

Zbog brojnih izuzetaka i posebnih situacija, detalje proverite u posebnom vodiču ugovor na određeno vreme – rokovi, produženje i greške.

Dan početka rada i vrsta radnog vremena

Dan početka rada mora da bude realan i unapred dogovoren. To nije datum kada je dokument odštampan, niti datum kada je knjigovođa naknadno primio podatke. Prava i obaveze nastaju kada zaposleni tog dana stupi na rad, a datum početka osiguranja u CROSO prijavi mora biti usklađen sa pravnim osnovom i stvarnim početkom rada.

Ugovor mora da označi da li se rad obavlja sa punim, nepunim ili skraćenim radnim vremenom. Nepuno i skraćeno radno vreme nisu isto. Kod nepunog radnog vremena prava i primanja se, po pravilu, ostvaruju srazmerno vremenu provedenom na radu, osim kada je za pojedino pravo određeno drugačije. Kod zakonski skraćenog radnog vremena zaposleni ostvaruje prava kao da radi puno radno vreme.

Ako se zapošljava lice na pola radnog vremena, ugovor i CROSO podaci moraju jasno prikazati broj nedeljnih časova. Više o tome nalazi se u tekstu radni odnos sa nepunim radnim vremenom.

Osnovna zarada, elementi zarade i druga primanja

Ugovor mora da sadrži novčani iznos osnovne zarade na dan zaključenja. Formulacija da će zaposleni primati „minimalnu zaradu“, „zaradu prema odluci direktora“ ili „zaradu prema dogovoru“ ne daje ono što zakon traži.

Treba razlikovati:

• osnovnu zaradu;
• deo zarade po osnovu radnog učinka;
• uvećanu zaradu;
• naknadu zarade;
• naknade troškova i druga primanja.

Zakon o radu pod zaradom podrazumeva i porez i doprinose koji se plaćaju iz zarade. Zbog toga u ugovoru treba nedvosmisleno odrediti iznos i način obračuna, umesto oslanjanja na usmeni dogovor o „neto plati“. Ono što piše u ugovoru mora kasnije moći pravilno da se primeni kroz obračun zarade u Srbiji.

Bonusi, varijabilni deo i druga pogodnost ne treba da ostanu na rečenici „po odluci poslodavca“ ako postoje merila koja zaposleni treba da ispuni. Jasno odredite ko donosi odluku, prema kojim kriterijumima, za koji period i kada nastaje pravo na isplatu. Tako se smanjuje rizik da očekivana nagrada postane predmet spora.

Koji elementi mogu biti uređeni opštim aktom?

Samo elementi iz tačaka 11–13 mogu da izostanu iz ugovora ako su već utvrđeni zakonom, kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu ili drugim aktom poslodavca donetim u skladu sa zakonom. U tom slučaju ugovor mora da označi konkretan akt koji važi u trenutku zaključenja.

To znači da se osnovna zarada iz tačke 10 ne može zameniti opštom rečenicom „u skladu sa pravilnikom“. Takođe nije dovoljno napisati „u skladu sa opštim aktom poslodavca“ ako nije jasno koji je to akt ili ako akt uopšte ne postoji.

Na prava i obaveze koje nisu uređene ugovorom primenjuju se zakon i odgovarajući opšti akt. Ugovor i opšti akt ne mogu zaposlenom dati manja prava od zakonskog minimuma, ali mogu odrediti povoljnija prava i uslove.

Dodatne odredbe u posebnim situacijama

Trinaest tačaka sadržine iz člana 33 predstavlja osnovu. Stvarna sadržina ugovora može biti šira kada priroda posla to zahteva, pod uslovom da dodatne klauzule ne daju zaposlenom manja prava od zakona i važećeg opšteg akta.

Probni rad

Probni rad nije poseban, neformalni period pre zaposlenja. Ugovara se u samom ugovoru o radu za jedan ili više povezanih odnosno srodnih poslova i može trajati najduže šest meseci. Za to vreme zaposleni mora biti uredno prijavljen i ima prava iz radnog odnosa.

Pre isteka probnog rada i poslodavac i zaposleni mogu otkazati ugovor uz otkazni rok koji ne može biti kraći od pet radnih dana. Kada otkaz daje poslodavac, mora ga obrazložiti. Poslodavac zato treba unapred da zna ko prati rad, po kojim merilima i na osnovu kojih dokaza se procenjuju radne i stručne sposobnosti. Detaljno objašnjenje nalazi se u vodiču pravila za probni rad u Srbiji.

Rad od kuće i rad na daljinu

Kada se posao obavlja van prostorija poslodavca, ugovor mora da sadrži elemente iz članova 33 i 42 Zakona o radu. Tu spadaju trajanje radnog vremena prema normativima rada, način nadzora nad radom i kvalitetom, sredstva za rad koja poslodavac obezbeđuje i održava, korišćenje sredstava zaposlenog i naknada za njihovu upotrebu, kao i naknada drugih troškova rada.

Klauzula „zaposleni može povremeno raditi od kuće“ nije dovoljna ako je rad od kuće stvarni i redovni model rada. Lokacija, oprema i troškovi moraju biti uredno ugovoreni, dok se dostupnost, zaštita podataka i detaljne mere bezbednosti i zdravlja na radu uređuju ugovorom i/ili odgovarajućim aktima i procedurama, zavisno od pitanja. Praktične korake pogledajte u vodiču rad od kuće – obaveze poslodavca i uređenje ugovora.

Zabrana konkurencije i poverljivost

Ako zaposleni kroz rad može da stekne posebno važna tehnološka znanja, širok krug poslovnih partnera ili važne poslovne informacije, ugovor može sadržati zakonito uređenu zabranu konkurencije. Takva klauzula ne treba da bude automatski ubačena u svaki ugovor, niti sme neodređeno da zabrani zaposlenom da radi u celoj branši.

Treba precizirati poslove koje zaposleni ne može da obavlja bez saglasnosti, teritorijalno važenje i druge zakonske uslove. Zabrana nakon prestanka radnog odnosa ima dodatne uslove, uključujući ugovorenu novčanu naknadu zaposlenom. Zbog toga univerzalna klauzula često stvara lažan osećaj zaštite. Ako se ova odredba koristi, proverite detalje u tekstu zabrana konkurencije u ugovoru o radu.

Godišnji odmor, oprema, troškovi i druga prava

Ugovor može detaljnije urediti godišnji odmor, korišćenje službenog vozila i opreme, naknadu troškova, edukaciju, čuvanje poverljivih podataka, bonuse i druge pogodnosti. Međutim, ugovor ne može isključiti pravo koje zaposleni ima po zakonu samo zato što ga ne pominje.

Na primer, odsustvo odredbe o godišnjem odmoru ne znači da zaposleni nema pravo na odmor. To pravo se ostvaruje prema zakonu i opštem aktu, a poslodavac ga mora pravilno obračunati i odobriti. Poseban vodič objašnjava pravo zaposlenog na godišnji odmor.

Od ugovora do prvog radnog dana – redosled za poslodavca

Uvedite isti redosled za svako novo zaposlenje:

1. Utvrditi posao i uslove. Proveriti opis posla, potrebno obrazovanje, mesto rada, posebne uslove i sistematizaciju kada postoji.
2. Dogovoriti ključne uslove. Odrediti neodređeno ili određeno vreme, osnov rada na određeno, probni rad ako je potreban, vrstu radnog vremena, početak rada i osnovnu zaradu.
3. Prikupiti proverene podatke. Podaci zaposlenog moraju biti tačni i dovoljni za ugovor, CROSO i kadrovsku evidenciju.
4. Pripremiti ugovor. Uskladiti sadržinu po svih 13 zakonskih tačaka, uključujući dopušteno upućivanje na važeći akt, sa stvarnim dogovorom i organizacijom rada.
5. Izvršiti završnu kontrolu. Posebno proveriti ime i adresu, naziv posla, mesto rada, trajanje i osnov određenog rada, početak, nedeljni fond časova i zaradu.
6. Potpisati ugovor pre početka rada. Potpisuju zaposleni i ovlašćeno lice poslodavca; jedan od najmanje tri primerka odmah se predaje zaposlenom.
7. Podneti CROSO prijavu pre stupanja na rad. Ne čekati prvi radni dan, kraj smene ili sledeći radni dan knjigovođe.
8. Sačuvati dokaz i organizovati dokumentaciju. Potvrdu o prijavi, ugovor i prateću dokumentaciju povezati sa kadrovskom evidencijom.
9. Otvoriti podatke za obračun. Uskladiti osnovnu zaradu, radno vreme, račun zaposlenog, evidenciju prisustva i druge elemente potrebne za prvi obračun.

Ko je za šta odgovoran?

Poslodavac ili direktor odlučuje koga zapošljava, na kom poslu, pod kojim zakonitim uslovima i od kog datuma. On mora blagovremeno da dostavi tačne podatke i obezbedi da ugovor potpiše ovlašćeno lice.

Zaposleni dostavlja tačne podatke i dokaze o ispunjenosti uslova, čita ugovor i potpisuje samo sadržinu sa kojom je saglasan.

Knjigovođa ili kadrovska služba mogu da pripreme administrativnu dokumentaciju, podnesu prijavu na osnovu ovlašćenja i usklade podatke za obračun. Ne mogu umesto poslodavca da izmisle objektivan razlog za ugovor na određeno, opis posla, mesto rada ili usmeno dogovorenu zaradu.

Kod direktora, stranaca, rada u inostranstvu, zabrane konkurencije, složenih bonusa, statusnih promena ili očekivanog spora potrebno je uključiti stručnjaka za radno pravo pre potpisivanja, a ne kada problem već nastane.

Kada se zaključuje aneks, a kada novi ugovor o radu?

Aneks služi za promenu postojećih ugovorenih uslova rada, između ostalog kod premeštaja na drugi odgovarajući posao, promene mesta rada u zakonskim uslovima, upućivanja kod drugog poslodavca ili promene određenih elemenata zarade i drugih primanja.

Kada aneks nudi poslodavac, uz ponudu zaposlenom dostavlja pisano obaveštenje koje sadrži:

• razloge za ponuđeni aneks;
• rok za izjašnjenje koji ne može biti kraći od osam radnih dana;
• pravne posledice koje mogu nastati nepotpisivanjem.

Potpisivanje aneksa ne oduzima zaposlenom pravo da pred sudom osporava njegovu zakonitost. Ako zaposleni ne potpiše aneks u ostavljenom roku, smatra se da je ponudu odbio. Odbijanje aneksa ne znači da je svaki naknadni otkaz automatski zakonit: mora postojati odgovarajući zakonski osnov, a ponuda, razlozi i postupak moraju biti zakoniti. Zaposleni to može osporavati u radnom sporu.

Ne zahteva svaka administrativna promena pun postupak ponude aneksa. Promena ličnih podataka zaposlenog ili podataka poslodavca koja ne menja uslove rada može se konstatovati aneksom na osnovu odgovarajuće dokumentacije. U hitnom slučaju zakon poznaje i privremeni premeštaj na druge odgovarajuće poslove rešenjem, do 45 radnih dana u periodu od 12 meseci.

Ugovor sa svim aneksima može biti zamenjen potpisanim prečišćenim tekstom. Time se ne zasniva novi radni odnos. Zbog obične promene uslova ne treba praviti veštački raskid pa novi ugovor, jer se tako mogu otvoriti pitanja kontinuiteta staža, prava, prijave i zakonitosti postupka.