Ugovor na određeno je koristan alat kada poslodavac stvarno ima privremenu potrebu za radnikom. Problem nastaje kada se koristi kao trajna zamena za ugovor na neodređeno vreme, bez razloga, bez plana i bez praćenja koliko dugo zaposleni već radi.
Na papiru deluje jednostavno: potpiše se novi ugovor, promeni se datum i ide se dalje.
U praksi, nije baš tako.
Svako produženje mora da ima smisao, rok i dokumentaciju. Zakon o radu predviđa da radni odnos na određeno vreme mora biti unapred određen objektivnim razlozima: rokom, izvršenjem određenog posla ili nastupanjem određenog događaja.
Najčešća greška je kada firma kaže:
„Držaćemo ga na određeno dok ne vidimo kako se posao razvija.“
Poslovno to može da zvuči razumljivo. Pravno, to nije dovoljno za beskonačno produžavanje. Ako nema stvarnog privremenog razloga, rizik raste sa svakim novim ugovorom ili aneksom.
Ugovor na određeno mora da ima stvaran razlog
Ugovor na određeno ne treba da bude samo papir sa datumom početka i datumom kraja.
Mora da se vidi zašto je radni odnos oročen.
Na primer, razlog može biti:
- zamena privremeno odsutnog zaposlenog,
- privremeno povećan obim posla,
- rad na konkretnom projektu,
- posao koji traje do određenog roka,
- potreba koja zavisi od nastupanja određenog događaja.
Ako u ugovoru piše samo da se zaključuje na određeno vreme, bez stvarnog objašnjenja, dokument je slabiji nego što poslodavac misli.
Najgora varijanta je šablon koji se samo kopira.
Promeni se ime zaposlenog. Promeni se datum. Promeni se plata. A razlog ostane generički.
To kasnije može da napravi problem ako zaposleni ospori svoj status ili ako kontrola traži da vidi zašto je radni odnos trajao baš tako. Šablon nije problem sam po sebi. Problem je kada šablon ne prati stvarnost.
„Dok ne vidimo kako radi“ nije razlog za ugovor na određeno
Ovo je važno razlikovati.
Ako poslodavac želi da proveri da li zaposleni odgovara poslu, za to postoji probni rad.
Probni rad i ugovor na određeno nisu ista stvar.
Probni rad služi da se proveri rad zaposlenog.
Ugovor na određeno služi kada postoji privremena potreba za radom.
Zato poslodavac ne treba da meša ove dve stvari. Ako je razlog za angažovanje samo to da se vidi kako će se zaposleni pokazati, onda se mora paziti kako se ugovor postavlja. Samo „da ga probamo“ nije dovoljno da ugovor na određeno traje mesecima ili godinama bez stvarnog privremenog razloga.
Limit od 24 meseca nije samo broj u tabeli
Osnovno pravilo je da poslodavac sa istim zaposlenim može da zaključi jedan ili više ugovora na određeno vreme za period koji, sa prekidima ili bez prekida, ne može biti duži od 24 meseca.
Prekid kraći od 30 dana ne smatra se prekidom tog perioda.
To znači da se problem ne rešava tako što zaposleni napravi pauzu od nekoliko dana, pa se vrati na isti posao.
Ovo pravilo treba pratiti od prvog dana.
Ako firma tek posle dve godine pita knjigovođu:
„Koliko ovaj čovek već radi kod nas?“
onda je kasno za planiranje.
Knjigovođa može da proveri datume ugovora, prijave i odjave, ali poslovna odluka o nastavku angažovanja mora da se donese pre isteka limita, ne posle.
Najjeftinija zaštita je obična tabela.
Najskuplja varijanta je spor sa zaposlenim zato što niko nije brojao mesece.
Postoje izuzeci, ali se ne podrazumevaju
Zakon poznaje izuzetke kada ugovor na određeno može trajati duže od osnovnog limita od 24 meseca.
Na primer, ugovor može biti zaključen:
- radi zamene privremeno odsutnog zaposlenog, do njegovog povratka,
- za rad na projektu čije je vreme unapred određeno, najduže do završetka projekta,
- sa stranim državljaninom, u skladu sa dozvolom za rad,
- kod novoosnovanog poslodavca čiji upis u registar nije stariji od jedne godine u momentu zaključenja ugovora, najduže do 36 meseci,
- sa nezaposlenim licem kome do ispunjenja jednog od uslova za starosnu penziju nedostaje do pet godina.
Ali izuzetak nije čarobna rečenica koja se dopiše kada se približi kraj 24. meseca.
Ako se poslodavac poziva na izuzetak, mora da ima dokumentaciju koja taj izuzetak prati.
Kod zamene mora da se zna koga zaposleni menja i do kada traje odsustvo.
Kod projekta mora da se vidi koji je projekat, koliko traje i zašto je posao zaposlenog vezan baš za taj projekat.
Kod stranog državljanina moraju se pratiti dozvole i rokovi.
Kod novoosnovanog poslodavca mora se proveriti datum registracije.
Bez toga izuzetak ostaje samo tvrdnja na papiru. A papir koji ne prati stvarnost ne štiti poslodavca onoliko koliko on misli.
Šta poslodavac treba da proveri pre svakog produženja
Pre svakog produženja ugovora na određeno, poslodavac treba da proveri najmanje ove stvari:
- koliko dugo zaposleni već radi na određeno,
- koji je razlog oročenja,
- da li je razlog isti kao ranije ili se promenio,
- da li postoji dokumentacija koja opravdava novi rok,
- da li se menja zarada, radno mesto, opis posla, mesto rada ili radno vreme,
- da li postoji izuzetak od limita od 24 meseca,
- da li je odluka doneta pre isteka ugovora.
Ako se menja zarada, radno mesto, opis posla, mesto rada ili radno vreme, ne treba samo produžiti stari ugovor kao da se ništa nije desilo.
Ugovor mora da odgovara onome što zaposleni stvarno radi.
Pet radnih dana posle isteka ugovora može da bude skupo
Posebno treba paziti na situaciju kada ugovor istekne, a zaposleni nastavi da radi.
Ako je ugovor na određeno zaključen suprotno Zakonu o radu ili ako zaposleni ostane da radi kod poslodavca najmanje pet radnih dana po isteku vremena za koje je ugovor zaključen, smatra se da je radni odnos zasnovan na neodređeno vreme.
Ovo nije administrativna sitnica.
U praksi se to desi vrlo lako.
Direktor misli da će novi ugovor potpisati u ponedeljak. Zaposleni normalno dolazi na posao. Smene se nastavljaju. Knjigovođa informaciju dobija tek na kraju meseca.
Tada papir više ne prati stvarnost.
Ako se ugovor produžava, to treba uraditi pre isteka, ne kada se neko seti posle obračuna zarade.
Primer iz prakse: sve je potpisano, ali opet nije dovoljno
Firma primi zaposlenog na šest meseci zbog povećanog obima posla.
Posao se nastavi, pa se ugovor produži još šest meseci. Pa još šest. Pa još šest.
Niko ne vodi evidenciju. Razlog u ugovorima ostaje isti. Zaposleni posle dve godine radi isti posao, u istom timu, sa istim obavezama, kao stalni deo firme.
Kada dođe pitanje statusa, firma kaže:
„Ali svi ugovori su uredno potpisani.“
To nije dovoljno ako se vidi da privremena potreba više ne izgleda privremeno.
Bolje rešenje je da se posle prvog ili drugog produženja stvarno pogleda posao.
Ako je potreba postala stalna, treba razmotriti ugovor na neodređeno.
Ako je potreba i dalje privremena, treba jasno dokumentovati zašto je privremena i do kada traje.
Ugovor na određeno je i dalje ugovor o radu
Ugovor na određeno nije neki „lakši“ ugovor.
To je i dalje ugovor o radu.
Zato mora da ima obavezne elemente koje radni odnos traži: podatke o poslodavcu i zaposlenom, naziv i opis poslova, mesto rada, vrstu radnog odnosa, trajanje ugovora, osnov za rad na određeno, dan početka rada, radno vreme, zaradu i druga prava i obaveze.
Oročenje ne popravlja loše napisan ugovor. Ako je ugovor loše postavljen, to što ima datum isteka ne znači da je poslodavac zaštićen.
Prijava zaposlenog mora da prati ugovor
Ugovor je jedan deo priče. Prijava zaposlenog je drugi.
Poslodavac mora da vodi računa da dokumentacija, prijava i stvarni početak rada budu usklađeni. Zaposleni ne treba da počne da radi pre nego što je radni odnos pravilno uređen.
Za širu priču oko prijava korisno je pogledati tekst CROSO: kako funkcioniše i zašto je važan za prava zaposlenih, jer prijava zaposlenog nije samo formalnost, već osnov za prava iz obaveznog socijalnog osiguranja.
Kod svakog produženja treba uskladiti:
- ugovor ili aneks,
- datum isteka,
- prijavu i promene u evidencijama,
- obračun zarade,
- internu kadrovsku dokumentaciju.
Ako firma vodi sve kroz poruke, potpisivanje unazad i rečenicu „javiću knjigovođi kasnije“, rizik ne nastaje zato što knjigovođa nešto ne zna, nego zato što poslodavac nije na vreme doneo odluku.
Posebna napomena: trudnoća, porodiljsko i nega deteta
Kod ugovora na određeno poslodavac posebno mora da pazi na zaposlene koje su pod posebnom zaštitom.
Za vreme trudnoće, porodiljskog odsustva, odsustva sa rada radi nege deteta i odsustva sa rada radi posebne nege deteta, poslodavac ne može zaposlenom da otkaže ugovor o radu.
Kod zaposlenog koji je zasnovao radni odnos na određeno vreme, rok ugovora se produžava do isteka korišćenja tog prava.
Ovo je situacija u kojoj poslodavac ne treba da razmišlja po principu:
„Ugovor joj svakako ističe.“
Zakon tu daje posebnu zaštitu. Ako firma ovde pogreši, problem može biti mnogo veći od obične tehničke greške u ugovoru.
Kada produženje postaje signal za odluku
Svako produženje nije problem.
Problem je kada produženja postanu navika.
Ako se isti posao radi stalno, ako se zaposleni uklopio u redovan tim, ako nema projekta, zamene ili drugog privremenog razloga, onda ugovor na određeno više ne liči na ono za šta je namenjen.
Ugovor na određeno treba da prati stvarnu potrebu firme.
Kada stvarnost postane stalna, papir ne treba da glumi privremenost.
To je najjednostavnije pravilo koje poslodavca čuva od nepotrebnih sporova, naknadnih ispravki i neprijatnih razgovora sa zaposlenim.
Kako završiti radni odnos kada ugovor ističe
Ako poslodavac ne produžava ugovor, treba na vreme proveriti:
- datum isteka ugovora,
- odjavu zaposlenog,
- poslednju zaradu,
- neiskorišćen godišnji odmor,
- obračun naknade ako postoji neiskorišćen odmor,
- dokumentaciju koju zaposleni treba da dobije.
Radni odnos na određeno prestaje istekom roka za koji je zasnovan. Ali u praksi to ne znači da poslodavac treba samo da pusti datum da prođe i da se pravi da je sve završeno.
Kraj radnog odnosa mora biti organizovan jednako uredno kao početak.
Ako postoje neiskorišćeni dani odmora, treba proveriti prava zaposlenog i obračun. Za ovu temu korisno je pogledati tekst neiskorišćen godišnji odmor pri otkazu, jer prestanak radnog odnosa često otvara pitanje korišćenja ili isplate neiskorišćenog odmora.
Najmirnija praksa je da se odluka donese nekoliko dana pre isteka ugovora.
Ako se produžava, potpisuje se novi dokument pre nastavka rada.
Ako se ne produžava, priprema se završna dokumentacija.
Ako firma nije sigurna, to je znak da odluku treba doneti odmah, a ne pustiti da vreme reši stvar umesto poslodavca.
Najčešće greške kod ugovora na određeno
Najčešće greške koje se viđaju u praksi su vrlo jednostavne, ali mogu skupo da koštaju.
Prva greška je ugovor bez jasnog razloga.
Druga greška je automatsko produžavanje bez provere ukupnog trajanja.
Treća greška je pauza od nekoliko dana kao pokušaj da se „resetuje“ odnos.
Četvrta greška je korišćenje istog šablona za sve zaposlene.
Peta greška je mešanje probnog rada i ugovora na određeno.
Šesta greška je to što zaposleni nastavi da radi posle isteka ugovora, a novi dokument nije potpisan.
Sedma greška je neproveravanje posebnih situacija, kao što su trudnoća, porodiljsko odsustvo, projekti, rad stranaca ili novoosnovani poslodavac.
I osma, najopasnija greška:
poslodavac misli da je sve u redu samo zato što je zaposleni nešto potpisao.
Potpis je važan. Ali potpis ne spašava loš razlog, promašen rok i dokumentaciju koja ne prati stvarni posao.
Šta poslodavac treba da radi u praksi
Najpraktičnije je da firma vodi evidenciju svih ugovora na određeno vreme.
U toj evidenciji treba da stoji:
- ime i prezime zaposlenog,
- datum početka rada,
- datum isteka ugovora,
- razlog oročenja,
- broj produženja,
- ukupan period rada na određeno,
- napomena da li postoji izuzetak,
- datum kada treba doneti odluku o produženju ili prestanku.
To može biti obična Excel tabela. Ne mora da bude komplikovan sistem.
Ali mora da se ažurira pre svakog produženja.
Drugo, ugovor ne treba produžavati poslednjeg dana bez pregleda.
Treće, knjigovođa mora na vreme da dobije novi ugovor, aneks ili informaciju da radni odnos prestaje.
Četvrto, ako se zaposleni zadržava jer je stvarno potreban firmi stalno, poslodavac treba da razmotri ugovor na neodređeno umesto da izmišlja privremeni razlog.
Zaključak: ugovor na određeno nije problem, ali izmišljanje razloga jeste
Ugovor na određeno nije loš sam po sebi.
Naprotiv, može biti potpuno zakonit i koristan kada firma ima stvarnu privremenu potrebu.
Problem nastaje kada se koristi kao zamena za stalni radni odnos, bez razloga i bez praćenja rokova.
Najvažnije pravilo je jednostavno:
Ako je potreba privremena, ugovor na određeno ima smisla. Ako je potreba stalna, papir ne treba da glumi privremenost.
Poslodavac koji na vreme prati rokove, dokumentuje razlog i donosi odluku pre isteka ugovora, izbegava mnogo veće probleme kasnije.
Ako nisi siguran da li kod zaposlenog možeš da produžiš ugovor na određeno ili je vreme za ugovor na neodređeno, bolje je da proveriš pre potpisa. Kasnije jedan „samo još ovaj put“ može da bude mnogo skuplji nego što izgleda.
Najčešća pitanja o ugovoru na određeno
Koliko najduže može da traje ugovor na određeno?
Osnovno pravilo je da radni odnos na određeno sa istim zaposlenim ne može trajati duže od 24 meseca, bilo kroz jedan ugovor ili kroz više ugovora. Postoje izuzeci, ali oni moraju biti stvarni i dokumentovani.
Da li poslodavac može više puta da produži ugovor na određeno?
Može, ali ukupno trajanje mora da se prati. Nije problem samo broj ugovora, nego ukupan period, razlog oročenja i to da li dokumentacija prati stvarnu potrebu firme.
Da li pauza od nekoliko dana prekida rok od 24 meseca?
Ne. Prekid kraći od 30 dana ne smatra se prekidom perioda za računanje trajanja ugovora na određeno. Zato pauza od nekoliko dana ne rešava problem.
Šta ako zaposleni nastavi da radi posle isteka ugovora?
Ako zaposleni ostane da radi najmanje pet radnih dana po isteku vremena za koje je ugovor zaključen, može se smatrati da je radni odnos zasnovan na neodređeno vreme.
Da li ugovor na određeno može imati probni rad?
Može, ali probni rad i ugovor na određeno nisu ista stvar. Probni rad služi za proveru sposobnosti zaposlenog, a ugovor na određeno mora imati objektivan privremeni razlog.
Da li ugovor na određeno automatski prestaje istekom roka?
Radni odnos prestaje istekom roka za koji je zasnovan, ali poslodavac treba uredno da pripremi dokumentaciju, odjavu, obračun poslednje zarade i proveru neiskorišćenog odmora.
Da li trudnici može da istekne ugovor na određeno?
Kod trudnoće, porodiljskog odsustva, odsustva radi nege deteta i posebne nege deteta važi posebna zaštita. Rok ugovora na određeno produžava se do isteka korišćenja tih prava.
