Zaposleni ode na godišnji odmor, obračun se završi, a onda stiže pitanje:
„Zašto mi zarada ovog meseca nije ista kao prethodnog?”
Problem je u tome što se za vreme godišnjeg odmora zaposlenom ne obračunava zarada za obavljeni rad. Zaposleni tada ne radi, već ostvaruje pravo na naknadu zarade.
Ta razlika nije samo terminološka.
Zakon ne kaže da treba prepisati poslednju zaradu zaposlenog, niti da se naknada računa samo prema osnovnoj zaradi iz ugovora o radu. Za vreme godišnjeg odmora zaposlenom pripada naknada zarade u visini prosečne zarade iz prethodnih 12 meseci, u skladu sa opštim aktom poslodavca i ugovorom o radu.
Zbog toga naknada za godišnji odmor može biti niža ili viša od zarade koju je zaposleni primio neposredno pre odlaska na odmor. To samo po sebi ne znači da je obračun pogrešan.
Za pitanja koja se odnose na sticanje prava, broj dana, korišćenje odmora u delovima i rokove, pročitajte poseban vodič o tome ko ima pravo na godišnji odmor, koliko traje i kako se plaća.
U ovom tekstu bavimo se tehničkim obračunom naknade zarade: osnovicom, prosekom zarade, efektivnim satima, bonusima, minulim radom, porezom, doprinosima i najčešćim greškama.
Pravni osnov za obračun godišnjeg odmora
Osnovno pravilo nalazi se u članu 114. Zakona o radu.
Zaposleni ima pravo na naknadu zarade u visini prosečne zarade u prethodnih 12 meseci za vreme odsustvovanja sa rada zbog:
- godišnjeg odmora;
- praznika koji je neradni dan;
- plaćenog odsustva;
- vojne vežbe;
- odazivanja na poziv državnog organa.
Za utvrđivanje šta se smatra zaradom važan je član 105. Zakona o radu. Zaradu ne čini samo osnovna zarada iz ugovora, već i zarada po osnovu radnog učinka, uvećana zarada, nagrade, bonusi i druga primanja koja imaju karakter zarade.
Opšti akt i ugovor o radu mogu zaposlenom dati povoljnije pravo od zakonskog, ali ne mogu da propišu način obračuna kojim bi zaposleni dobio manje od prava koje mu pripada prema zakonu.
Koji period se posmatra
Za obračun godišnjeg odmora posmatra se 12 kalendarskih meseci koji prethode mesecu u kojem je zaposleni započeo korišćenje godišnjeg odmora.
Nije presudan mesec u kojem se naknada isplaćuje, već mesec u kojem je godišnji odmor započeo.
Ako zaposleni godišnji odmor započne u avgustu, referentni period obuhvata vreme od avgusta prethodne godine zaključno sa julom tekuće godine.
Ne posmatraju se:
- poslednjih 365 dana;
- samo meseci u tekućoj kalendarskoj godini;
- poslednjih 12 isplaćenih obračuna bez obzira na mesece;
- period koji se računa unazad od konkretnog dana početka odmora.
Ovo je važno zato što se u praksi često greškom uzme poslednja obračunata zarada ili prosek od početka godine, umesto zakonskog perioda od 12 meseci.
Kako se praktično izračunava naknada zarade
Obračun se vrši u bruto iznosu.
Najpre se saberu bruto zarade i druga primanja koja ulaze u osnovicu, ostvarena u referentnom periodu. Taj zbir se zatim deli ukupnim brojem efektivnih sati rada zaposlenog u istom periodu.
Tako se dobija prosečna bruto vrednost jednog efektivnog sata.
Dobijena vrednost zatim se množi brojem sati godišnjeg odmora koji zaposleni koristi u obračunskom mesecu.
Logika obračuna izgleda ovako:
Zbir zarada koje ulaze u osnovicu ÷ zbir efektivnih sati rada = prosečna bruto vrednost jednog sata
Nakon toga:
Prosečna bruto vrednost jednog sata × broj sati godišnjeg odmora = bruto naknada zarade
Zbir zarada ne deli se ukupnim mogućim fondom sati iz prethodnih 12 meseci, već isključivo satima tokom kojih je zaposleni stvarno radio i ostvarivao zaradu.
Šta ulazi u osnovicu za godišnji odmor
Jedna od najčešćih grešaka jeste da se u prosek uključi samo osnovna zarada iz ugovora o radu.
To nije dovoljno.
U osnovicu ulaze primanja koja prema Zakonu o radu imaju karakter zarade.
Osnovna zarada
U obračun ulazi osnovna zarada koju je zaposleni ostvario za efektivne sate rada.
To je početni element obračuna, ali ne i jedini.
Zarada po osnovu radnog učinka
Ako je zaposleni ostvarivao stimulacije, varijabilni deo zarade ili druga primanja koja zavise od kvaliteta i obima obavljenog posla, i ta primanja ulaze u prosek.
Nije pravilno da se redovno obračunavana stimulacija zanemari samo zato što u ugovoru nije nazvana osnovnom zaradom.
Važan je pravni karakter primanja, a ne samo naziv stavke u obračunskom programu.
Uvećana zarada
U prosek ulazi i uvećana zarada ostvarena po osnovu:
- prekovremenog rada;
- noćnog rada;
- rada na dan praznika koji je neradni dan;
- minulog rada;
- drugih osnova utvrđenih opštim aktom ili ugovorom o radu.
Kada se za isti sat rada stekne više osnova za uvećanje, sva pripadajuća uvećanja ulaze u iznos zarade. Međutim, taj stvarno odrađeni sat u zbiru efektivnih sati računa se samo jednom.
Posebno treba obratiti pažnju na obračun zarade za rad na praznik, jer u zavisnosti od rasporeda rada mogu postojati različiti osnovi za zaradu, naknadu zarade i uvećanje.
Bonusi, nagrade i stimulacije
Bonus ulazi u osnovicu kada predstavlja zaradu po osnovu doprinosa zaposlenog poslovnom uspehu poslodavca ili drugo primanje koje prema zakonu, opštem aktu i ugovoru o radu ima karakter zarade.
Nije svaki iznos koji poslodavac nazove bonusom automatski deo proseka.
Pre uključivanja treba proveriti:
- odluku na osnovu koje je bonus isplaćen;
- pravilnik ili drugi opšti akt;
- ugovor o radu;
- razlog isplate;
- način na koji je prikazan u obračunu zarade.
Bonus koji ulazi u zaradu povećava zbir primanja, ali ne stvara dodatne efektivne sate. Zbog toga veliki bonus u referentnom periodu može znatno povećati naknadu zarade za godišnji odmor.
Topli obrok i regres
Naknada troškova ishrane u toku rada i regres za korišćenje godišnjeg odmora nisu izuzeti iz pojma zarade na isti način kao prevoz, službeni put i određeni terenski troškovi.
Zbog toga se iznosi toplog obroka i regresa koji imaju karakter zarade uključuju u osnovicu za naknadu zarade.
Regres i naknada zarade za godišnji odmor ipak nisu isto.
Naknada zarade zamenjuje zaradu za sate tokom kojih zaposleni koristi odmor, dok je regres posebno pravo zaposlenog koje se uređuje opštim aktom i ugovorom o radu.
Detaljno objašnjenje možete pronaći u posebnom tekstu o tome šta je regres za godišnji odmor, da li je obavezan i kako se obračunava.
Šta ne ulazi u osnovicu
U prosek za godišnji odmor ne ulazi svaka isplata koju je zaposleni primio tokom prethodnih 12 meseci.
Najvažnije pravilo je da se prethodno isplaćene naknade zarade ne uključuju ponovo u novu osnovicu.
Zbog toga se iz proseka isključuju naknade koje je zaposleni primio za vreme:
- prethodnog godišnjeg odmora;
- bolovanja;
- plaćenog odsustva;
- praznika tokom kojeg nije radio;
- drugog odsustvovanja sa rada za koje je ostvario naknadu zarade.
Ne isključuje se samo novčani iznos naknade. Isključuju se i sati odsustvovanja na koje se ta naknada odnosila.
Kada bi se naknade zarade uključivale u novi prosek, poslodavac bi praktično računao prosek prethodno izračunatog proseka. Takva računica ne pokazuje stvarnu vrednost zarade ostvarene efektivnim radom.
U osnovicu ne ulaze ni naknade troškova koje su Zakonom o radu izričito izuzete iz pojma zarade, kao što su naknade za:
- dolazak i odlazak sa rada;
- službeni put u zemlji;
- službeni put u inostranstvu;
- smeštaj i ishranu za rad i boravak na terenu, kada su ispunjeni zakonski uslovi.
Po pravilu ne ulaze ni otpremnine, naknade štete, solidarne pomoći, jubilarne nagrade i druga primanja koja nemaju karakter zarade.
Poreski tretman isplate nije jedini kriterijum. To što je neko primanje oporezivo ne znači automatski da predstavlja zaradu koja ulazi u prosek za godišnji odmor.
Prvo se utvrđuje pravna priroda primanja, a tek zatim njegov poreski tretman.
Šta su efektivni sati rada
Efektivni sati su sati tokom kojih je zaposleni stvarno radio.
U efektivne sate ulaze:
- redovni sati rada;
- stvarno odrađeni prekovremeni sati;
- sati noćnog rada;
- sati rada na praznik;
- drugi stvarno odrađeni sati prema evidenciji radnog vremena.
U efektivne sate ne ulaze sati:
- godišnjeg odmora;
- bolovanja;
- plaćenog odsustva;
- praznika tokom kojeg zaposleni nije radio;
- porodiljskog odsustva;
- odsustva radi nege deteta;
- drugih odsustvovanja sa rada.
Evidencija radnog vremena zbog toga mora biti precizna.
Podatak da je zaposleni „bio na odmoru nekoliko dana” nije dovoljan za obračun. Potrebni su tačni datumi, raspored rada i broj sati koje bi zaposleni radio da nije koristio godišnji odmor.
Kod zaposlenih koji rade nepuno radno vreme, u smenama ili prema neravnomernom rasporedu, naknada se vezuje za sate koje bi zaposleni prema svom rasporedu radio.
Zaposleni je radio svih prethodnih 12 meseci
Kada je zaposleni tokom celog referentnog perioda efektivno radio, obračun je najjednostavniji.
Sabiraju se sve obračunate zarade i druga primanja koja imaju karakter zarade, a zatim se taj zbir deli ukupnim efektivnim satima rada.
Ni u ovom slučaju nije pravilno uzeti samo poslednju zaradu ili samo ugovorenu osnovnu zaradu.
Treba obuhvatiti sve elemente zarade koji pripadaju referentnom periodu.
Zaposleni je deo perioda radio, a deo bio odsutan
Ovo je najčešća situacija u praksi.
Zaposleni je tokom prethodnih 12 meseci radio, ali je jedan deo perioda bio na bolovanju, godišnjem odmoru, plaćenom odsustvu ili drugom odsustvovanju.
U tom slučaju u obračun ulaze samo:
- zarada ostvarena za efektivni rad;
- druga primanja koja imaju karakter zarade;
- efektivni sati koji odgovaraju toj zaradi.
Naknade zarade i sati odsustvovanja isključuju se iz obračuna.
Kod zaposlenog koji je tokom istog meseca imao više različitih odsustava posebno je važna uredna dokumentacija za obračun bolovanja zaposlenog, jer godišnji odmor, bolovanje, plaćeno odsustvo i efektivni rad moraju biti odvojeno evidentirani.
Zaposleni je radio, ali mu zarada nije isplaćena
Neisplaćivanje zarade ne sme da dovede do toga da zaposleni ima manju osnovicu za godišnji odmor.
Ako je zaposleni efektivno radio i zarada mu je obračunata, ali nije isplaćena, u prosek treba uključiti obračunatu zaradu koju je zaposleni ostvario.
Poslodavac ne može sopstvenim kašnjenjem u isplati da umanji drugo pravo zaposlenog.
Ovu situaciju treba razlikovati od slučaja u kojem zaposleni u referentnom periodu uopšte nije radio i zato nije ni ostvario zaradu za efektivan rad.
Zaposleni radi kraće od 12 meseci
Zaposleni ne mora kod poslodavca da radi punih 12 meseci da bi ostvario pravo na naknadu zarade.
Ako je radio kraće, prosečna zarada utvrđuje se prema periodu u kojem je efektivno radio kod poslodavca koji isplaćuje naknadu.
Zarade ostvarene kod prethodnog poslodavca ne prenose se automatski u obračun kod novog poslodavca.
Uzimaju se zarada i efektivni sati ostvareni kod sadašnjeg poslodavca.
Šta ako zaposleni nema nijedan efektivni sat
Poseban problem nastaje kada zaposleni u prethodnih 12 meseci nema nijedan efektivni sat rada.
To se može dogoditi nakon dugotrajnog bolovanja, porodiljskog odsustva, odsustva radi nege deteta ili drugog dugotrajnog odsustvovanja, kada zaposleni neposredno po povratku koristi godišnji odmor.
U tom slučaju prosečna vrednost sata ne može se matematički utvrditi, jer nema efektivnih sati kojima bi se zarada podelila.
Zakon o radu ne propisuje posebnu, detaljnu rezervnu formulu za ovu situaciju.
U obračunskoj praksi polazi se od ugovorene osnovne zarade, uz pripadajući minuli rad i proveru eventualno povoljnijih prava iz pravilnika, kolektivnog ugovora ili ugovora o radu.
Ovaj obračun ne treba rešavati samo automatskim podešavanjem programa. Poslodavac treba da ima dokumentovan osnov po kojem je naknada utvrđena.
Da li se minuli rad dodaje na dobijenu naknadu
Ako je zaposleni tokom prethodnih 12 meseci radio i primao uvećanje po osnovu minulog rada, taj iznos je već sadržan u zaradama koje ulaze u prosek.
Zbog toga se minuli rad ne dodaje ponovo na naknadu zarade dobijenu iz dvanaestomesečnog proseka.
Ponovno dodavanje značilo bi da je isti osnov obračunat dva puta.
U mesecu u kojem zaposleni deo vremena radi, a deo koristi godišnji odmor, obračun se razdvaja:
- za sate efektivnog rada obračunava se zarada sa pripadajućim minulim radom;
- za sate godišnjeg odmora obračunava se naknada prema proseku u kojem je ranije ostvareni minuli rad već sadržan.
Drugačija situacija postoji kada zaposleni nema nijedan efektivni sat u referentnom periodu. Tada se, u okviru rezervne obračunske prakse, ugovorena osnovna zarada proverava i uvećava za minuli rad koji zaposlenom pripada.
Šta ako godišnji odmor prelazi iz jednog meseca u drugi
Ako zaposleni godišnji odmor koristi neprekidno, a odmor prelazi iz jednog kalendarskog meseca u drugi, osnovica se ne menja usred tog odmora.
Referentni period određuje se prema mesecu u kojem je godišnji odmor započeo.
Ako se zaposleni vrati na rad, pa kasnije u drugom mesecu započne novi deo godišnjeg odmora, za taj novi deo treba proveriti referentni period prema mesecu početka njegovog korišćenja.
Zašto naknada može biti niža od trenutne zarade
Naknada za godišnji odmor može biti niža od zarade koju bi zaposleni primio da je radio.
To se najčešće događa kada je zaposleni nedavno dobio povećanje zarade.
U dvanaestomesečni prosek tada ulaze i meseci pre povećanja, kada je zarada bila niža. Zbog toga prosečna vrednost sata može biti niža od vrednosti sata prema novoj zaradi.
Moguća je i suprotna situacija.
Ako je zaposleni tokom prethodnih 12 meseci ostvario značajne bonuse, stimulacije, prekovremeni rad ili druga primanja koja imaju karakter zarade, naknada za godišnji odmor može biti viša od njegove trenutne osnovne zarade.
Zato rečenica „godišnji odmor se plaća 100%” ne znači da se prepisuje poslednja zarada. Zaposlenom pripada puna naknada prema zakonski utvrđenoj osnovici, a ta osnovica je prosek zarade iz prethodnih 12 meseci.
Porez i doprinosi na naknadu za godišnji odmor
Naknada zarade za godišnji odmor ima poreski tretman zarade.
Na nju se primenjuju pravila koja važe za:
- porez na zarade;
- doprinose za obavezno socijalno osiguranje;
- neoporezivi iznos zarade;
- najnižu i najvišu osnovicu doprinosa;
- obračun bruto i neto iznosa;
- podnošenje poreske prijave.
Kada zaposleni u istom mesecu ima i zaradu za efektivne sate rada i naknadu za sate godišnjeg odmora, oba iznosa čine njegov ukupni obračun za taj mesec.
Da biste pravilno razumeli neto iznos, bruto zaradu i ukupan trošak poslodavca, pogledajte objašnjenje razlike između bruto 1 i bruto 2.
Na obračun se primenjuju parametri koji važe u momentu isplate. Zbog toga u stručni tekst koji treba da ostane aktuelan nije dobro unositi konkretan neoporezivi iznos ili najnižu i najvišu osnovicu doprinosa. Ti iznosi menjaju se po godinama i moraju se proveriti za godinu u kojoj se vrši isplata.
Važeća pravila treba proveriti u Zakonu o porezu na dohodak građana i Zakonu o doprinosima za obavezno socijalno osiguranje.
Pojedinačna poreska prijava na obrascu PPP-PD podnosi se pre isplate prihoda. Obrasci, korisnička uputstva i primeri obračuna dostupni su u okviru zvaničnih uputstava Poreske uprave za PPP-PD.
Koja dokumentacija je potrebna
Pravilan obračun godišnjeg odmora ne počinje u programu za zarade.
Počinje urednom dokumentacijom.
Pre obračuna treba proveriti:
- rešenje o korišćenju godišnjeg odmora;
- tačan datum početka i završetka odmora;
- raspored radnog vremena zaposlenog;
- evidenciju efektivnih sati rada;
- obračune zarada iz prethodnih 12 meseci;
- odluke o bonusima i stimulacijama;
- ugovor o radu;
- pravilnik o radu ili drugi opšti akt;
- podatke o promeni zarade ili radnog vremena;
- podatke o minulom radu.
Ako knjigovođa dobije samo poruku:
„Zaposleni je deset dana na odmoru”,
to možda neće biti dovoljno za pravilan obračun.
Potrebno je znati kojih deset dana, koliko bi zaposleni tih dana radio, da li radi puno ili nepuno radno vreme, da li radi u smenama i da li godišnji odmor prelazi u naredni mesec.
Najčešće greške kod obračuna godišnjeg odmora
Prepisivanje poslednje zarade
Poslednja zarada nije automatski osnovica. Zakon polazi od proseka iz prethodnih 12 meseci.
Računanje samo osnovne zarade
U obračun mogu ulaziti radni učinak, uvećana zarada, minuli rad, bonusi, regres, topli obrok i druga primanja koja imaju karakter zarade.
Uključivanje prethodnih naknada zarade
Bolovanje, prethodni godišnji odmor i druga odsustvovanja za koja je isplaćena naknada ne ulaze u prosek efektivne zarade.
Deljenje ukupnim fondom sati
Zbir zarada deli se efektivnim satima rada, a ne ukupnim mogućim fondom sati u prethodnih 12 meseci.
Dupliranje sati
Ako je zaposleni isti sat radio noću, na praznik ili prekovremeno, sva pripadajuća uvećanja ulaze u zaradu, ali se stvarno odrađeni sat u zbiru efektivnih sati ne računa više puta.
Ponovno dodavanje minulog rada
Minuli rad koji je već sadržan u dvanaestomesečnom proseku ne dodaje se još jednom na naknadu.
Mešanje regresa i naknade zarade
Regres je posebno pravo zaposlenog. Naknada zarade pripada za sate godišnjeg odmora.
Automatski obračun bez provere dokumentacije
Program obračunava podatke koji su mu uneti. Ne može sam da utvrdi da li nedostaje bonus, da li je odsustvo pogrešno evidentirano ili da li pravilnik poslodavca daje zaposlenom povoljnije pravo.
Česta pitanja o obračunu godišnjeg odmora
Da li zaposleni za vreme godišnjeg odmora dobija poslednju zaradu?
Ne obavezno. Naknada se utvrđuje prema prosečnoj zaradi iz prethodnih 12 meseci, a ne jednostavnim prepisivanjem poslednje zarade.
Da li bolovanje ulazi u prosek za godišnji odmor?
Naknada zarade isplaćena za vreme bolovanja ne ulazi u prosek. Ne ulaze ni sati tokom kojih zaposleni nije radio zbog bolovanja.
Da li bonus ulazi u obračun godišnjeg odmora?
Ulazi ako ima karakter zarade po osnovu radnog odnosa. Potrebno je proveriti osnov isplate, opšti akt, ugovor o radu i način obračuna.
Da li se regres uključuje u prosek?
Regres ima karakter zarade i uključuje se u osnovicu kada je obračunat u referentnom periodu. Regres ipak nije isto što i naknada zarade za sate godišnjeg odmora.
Kako se obračunava odmor zaposlenom koji radi nekoliko meseci?
Koriste se zarada i efektivni sati koje je zaposleni ostvario kod sadašnjeg poslodavca u periodu u kojem je stvarno radio.
Da li se zarada kod prethodnog poslodavca uključuje u prosek?
Ne. Obračun se zasniva na zaradi ostvarenoj kod poslodavca koji zaposlenom isplaćuje naknadu zarade.
Šta ako zaposleni nije radio nijedan sat u prethodnih 12 meseci?
U praksi se polazi od ugovorene osnovne zarade, uz pripadajući minuli rad i proveru opšteg akta i ugovora o radu. Zakon ne propisuje posebnu detaljnu matematičku formulu za ovu situaciju.
Da li se minuli rad posebno dodaje na naknadu?
Ne kada je već sadržan u zaradama iz kojih je izračunat dvanaestomesečni prosek.
Da li se osnovica menja kada odmor pređe u sledeći mesec?
Ne, ako zaposleni godišnji odmor koristi neprekidno. Osnovica se određuje prema mesecu u kojem je odmor započeo.
Za kraj!
Obračun godišnjeg odmora nije unos broja dana odsustva i pritiskanje dugmeta u programu.
Pre obračuna treba utvrditi:
- pravi referentni period;
- primanja koja imaju karakter zarade;
- naknade koje se isključuju;
- efektivne sate rada;
- broj sati godišnjeg odmora;
- način na koji su obračunati bonusi i uvećanja;
- da li je minuli rad već sadržan u proseku;
- koja pravila propisuju ugovor i opšti akt poslodavca.
Jedna pogrešno uključena ili izostavljena stavka menja bruto naknadu, neto iznos zaposlenog, porez, doprinose i ukupan trošak poslodavca.
Ako se podaci za obračun zarada kod vas i dalje dostavljaju kroz poruke poput „Marko je malo radio, pa je bio na odmoru”, problem nije samo u knjigovođi ili programu. Problem je u sistemu evidencije.
Potrebna vam je agencija koja neće obračunavati zarade napamet, već će proveriti evidenciju radnog vremena, osnovicu, poreze, doprinose i prijavu? Pogledajte naše računovodstvene usluge za firme i preduzetnike.
