Službeni telefon zaposlenog: kada je trošak firme, a kada privatni benefit

Službeni telefon zaposlenog može da bude potpuno opravdan poslovni trošak. Može i da bude najskuplji privatni paket u firmi, samo provučen kroz poslovni račun.

Razlika nije u tome da li faktura operatera glasi na firmu. Razlika je u poslovnoj svrsi, dokumentaciji i pravilima korišćenja.

Firma kupi uređaj od 180.000 dinara, ugovori neograničen paket, plati roming sa letovanja i nekoliko kupovina preko aplikacija, a zaposleni na kraju odnese telefon sa sobom. U knjigama postoji račun. Ne postoji objašnjenje zašto je taj trošak nastao i kakve veze ima sa poslovanjem.

Tu počinje problem.

Službeni telefon treba posmatrati kao svaki drugi poslovni alat. Mora da se zna:

• kome je dodeljen;
• zbog čega je potreban;
• ko plaća privatne troškove;
• ko je vlasnik uređaja;
• kako se kontrolišu računi;
• šta se dešava kada zaposleni ode iz firme.

Kada su ova pitanja rešena unapred, telefon je normalan trošak poslovanja. Kada nisu, lako postaje privatna pogodnost zaposlenog koju firma plaća bez jasnog poreskog tretmana.

Kada službeni telefon zaposlenog ima poslovnu svrhu

Poslovna svrha postoji kada je telefon stvarno potreban zaposlenom za obavljanje radnih zadataka.

To može biti:

• komunikacija sa kupcima i dobavljačima;
• prodaja i korisnička podrška;
• terenski rad;
• koordinacija dostave i magacina;
• pristup poslovnom imejlu i aplikacijama;
• potvrđivanje naloga i dvofaktorska autentifikacija;
• rad van prostorija poslodavca;
• dežurstvo i dostupnost van kancelarije;
• komunikacija sa timom i rukovodiocima.

Komercijalista koji svakodnevno razgovara sa kupcima ima jasan razlog za službeni telefon. Isto važi za servisera na terenu, vozača, dispečera, rukovodioca prodaje ili zaposlenog koji radi od kuće.

Mnogo je slabije objašnjenje: „Dali smo telefone svim zaposlenima.“

Nije sporno da firma može svima da obezbedi uređaje. Ali mora da objasni zašto su oni potrebni za konkretna radna mesta i šta zaposleni smeju da rade sa njima.

Telefon treba vezati za poslovnu potrebu, a ne za funkciju, status ili simpatiju poslodavca prema određenom zaposlenom.

Da li telefon i račun mogu da budu trošak firme

Mogu, ali račun koji glasi na firmu nije dovoljan sam po sebi.

Kod privrednog društva, rashod mora da bude dokumentovan i povezan sa obavljanjem delatnosti. Zakon o porezu na dobit pravnih lica kao problematične prepoznaje rashode koji nisu dokumentovani, kao i troškove koji nisu nastali u svrhu obavljanja poslovne delatnosti.

Zato se kod službenog telefona postavljaju tri odvojena pitanja:

1. Da li je trošak poslovno opravdan i dokumentovan?
2. Da li firma ima pravo na odbitak prethodnog PDV-a?
3. Da li je zaposleni ostvario privatnu korist koja treba da se tretira kao zarada ili drugo davanje?

Odgovor ne mora biti isti na sva tri pitanja.

Na primer, firma može uredno evidentirati račun operatera, ali da deo računa koji se odnosi na privatni roming zaposlenog nema poslovnu svrhu. Istovremeno se proverava da li privatni trošak predstavlja pogodnost zaposlenog i da li postoji obaveza u vezi sa PDV-om.

Kod paušalno oporezovanog preduzetnika račun za telefon ne smanjuje utvrđenu mesečnu poresku obavezu, jer se porez ne obračunava prema stvarnim rashodima. Ipak, vlasništvo nad uređajem, odnos sa zaposlenim i eventualna privatna korist i dalje moraju biti uređeni.

Dokumentacija koju knjigovođa treba da vidi

Mala firma ne mora da pravi pravilnik od 30 strana. Dovoljna je kratka, jasna odluka koja odgovara na glavna pitanja.

Dokumentacija bi trebalo da obuhvati:

• odluku ili pravilnik o korišćenju službenih telefona;
• spisak radnih mesta ili zaposlenih koji imaju pravo na telefon;
• poslovni razlog zbog kog se telefon dodeljuje;
• ugovor sa operaterom i račune koji glase na firmu;
• potvrdu o zaduženju uređaja i SIM kartice;
• pravila za privatne pozive, roming i dodatne usluge;
• način kontrole mesečnih računa;
• postupak prijave gubitka ili oštećenja;
• proceduru vraćanja uređaja pri prestanku radnog odnosa.

U potvrdu o zaduženju treba upisati:

• ime i prezime zaposlenog;
• radno mesto;
• proizvođača i model telefona;
• IMEI ili serijski broj uređaja;
• broj telefona;
• oznaku SIM kartice, ako je dostupna;
• dodatnu opremu koja je predata;
• stanje uređaja;
• datum zaduženja;
• potpise zaposlenog i odgovornog lica.

Zaduženje ne služi samo zbog poreske kontrole. Ono rešava vrlo praktično pitanje: čiji je telefon i ko treba da ga vrati.

Bez takve evidencije firma često ima deset računa kod operatera, osam uređaja u kancelariji i dva telefona za koja niko ne zna kod koga se nalaze.

Privatna upotreba: gde službeni telefon prelazi u benefit

Privatna upotreba službenog telefona nije automatski zabranjena. Problem nastaje kada firma privatnu potrošnju zaposlenog plaća bez kontrole i bez uređenog poreskog tretmana.

Posebno su rizični:

• privatni roming tokom godišnjeg odmora;
• pozivi ka inostranstvu koji nisu povezani sa poslovanjem;
• premium poruke i brojevi sa posebnom tarifom;
• kupovine aplikacija, igrica i digitalnog sadržaja;
• pretplate na privatne servise;
• dodatni broj koji koristi član porodice;
• uređaj koji zaposleni koristi kao svoju ličnu imovinu;
• telefon koji zaposleni zadrži nakon prestanka rada.

Zakon o porezu na dohodak građana pod zaradom obuhvata i pogodnosti, davanja u naturi i pokrivanje rashoda zaposlenog neposrednim plaćanjem ili nadoknadom.

Zbog toga privatni trošak koji firma preuzme može da postane oporeziva pogodnost zaposlenog.

To ne znači da svaki privatni poziv od dva minuta automatski zahteva obračun poreza i doprinosa. Znači da firma mora imati pravilo i način da prepozna troškove koji očigledno nemaju poslovnu svrhu.

Ne postoji univerzalno pravilo da je određeni procenat ili iznos privatne potrošnje uvek neoporeziv.

Kod neograničenog paketa nije dovoljno reći: „Privatni poziv nije povećao račun.“ Zaposleni i dalje može imati mogućnost privatnog korišćenja usluge koju plaća firma. Konkretan poreski tretman zato zavisi od načina korišćenja, ugovorenih pravila i mogućnosti da se poslovna i privatna upotreba razdvoje.

Firma u praksi može da izabere jedan od sledećih modela:

• privatna upotreba je zabranjena;
• dozvoljena je ograničena privatna upotreba, pod uslovima iz internog pravila;
• zaposleni nadoknađuje privatne i dodatne troškove;
• privatna pogodnost se utvrđuje i uključuje u odgovarajući poreski obračun.

Najgori model je da firma nema nikakvo pravilo, a automatski plaća sve što stigne na računu.

Ako privatna pogodnost treba da se uključi u obračun zarade, korisno je prethodno razumeti razliku između bruto i neto plate.

PDV na telefon i mesečni račun

Kod firme koja je obveznik PDV-a, pravo na odbitak prethodnog poreza proverava se odvojeno od toga da li je račun evidentiran kao trošak.

Prema Zakonu o porezu na dodatu vrednost, pravo na odbitak prethodnog PDV-a vezano je, između ostalog, za korišćenje dobara i usluga za promet sa pravom na odbitak i za ispunjenost propisanih formalnih uslova.

U praksi to znači da firma treba da ima:

• ispravan račun ili elektronsku fakturu;
• uređaj ili uslugu nabavljenu za potrebe poslovanja;
• poslovnu upotrebu povezanu sa prometom koji daje pravo na odbitak;
• evidenciju koja potvrđuje ko koristi telefon i zašto.

Kada se uređaj ili telekomunikaciona usluga koristi za lične potrebe zaposlenog ili druge neposlovne svrhe, mogu se otvoriti dodatna pitanja obračuna PDV-a.

Zvanični Pravilnik o upotrebi dobara i pružanju usluga bez naknade posebno uređuje upotrebu poslovnih dobara i pružanje usluga za lične potrebe zaposlenih i u druge neposlovne svrhe.

Zato nije dobro automatski odbiti ceo PDV sa računa, a istovremeno znati da se značajan deo usluge koristi privatno.

Najčistije rešenje je da firma:

• odvoji službene i privatne brojeve;
• zabrani kupovine preko računa operatera;
• zahteva prethodno odobrenje rominga;
• evidentira i naplati privatne doplate;
• konsultuje knjigovođu kada se poslovna i privatna upotreba ne mogu jasno razdvojiti.

Više o osnovnim pravilima možeš pročitati u tekstu PDV u Srbiji.

Kupovina uređaja, rate i vlasništvo

Kada firma kupi telefon, mora da se zna ko je vlasnik uređaja.

Ako račun glasi na firmu i firma plaća uređaj, telefon se ne pretvara automatski u privatnu imovinu zaposlenog samo zato što ga zaposleni svakodnevno koristi.

Isto važi kada se uređaj uzima na rate preko operatera. Rate su samo način plaćanja. One ne menjaju činjenicu da treba utvrditi:

• ko je kupac uređaja;
• ko ga evidentira u poslovnim knjigama;
• ko ga koristi;
• koliko traje ugovorna obaveza;
• šta se dešava po isteku ugovora;
• kome uređaj pripada nakon prestanka radnog odnosa.

Račun operatera treba pažljivo pregledati jer može sadržati dve različite vrste troška:

• telekomunikacionu uslugu;
• nabavku samog uređaja.

Da li će telefon biti evidentiran kao oprema ili će njegova vrednost biti priznata na drugi način zavisi od vrednosti uređaja, očekivanog perioda korišćenja, značajnosti i računovodstvene politike firme.

Ne postoji jedan iznos koji se bez provere primenjuje na svaku firmu.

Greška je kada se skup telefon odmah proknjiži kao običan mesečni račun, a niko ne evidentira gde se uređaj nalazi i ko ga koristi.

Šta ako zaposleni koristi svoj telefon za posao

Česta situacija je da zaposleni koristi svoj privatni uređaj, dok mu firma plaća deo računa ili određenu mesečnu naknadu.

To može biti praktično, ali mora da se uredi pisanim putem.

Dogovor treba da odredi:

• zbog čega zaposleni koristi sopstveni telefon;
• da li dobija službenu SIM karticu;
• koje troškove firma nadoknađuje;
• kako se utvrđuje poslovni deo računa;
• koja dokumentacija se dostavlja;
• da li se nadoknađuje stvarni trošak ili ugovoreni iznos;
• kako se postupa sa poslovnim podacima i aplikacijama.

Paušalna mesečna isplata zaposlenom nije automatski neoporeziva samo zato što je nazvana „naknada za telefon“.

Ako zaposleni svakog meseca dobija isti iznos, bez računa, obračuna ili drugog dokaza o poslovnom trošku, postavlja se pitanje da li je reč o stvarnoj nadoknadi ili dodatnom primanju zaposlenog.

Praktično čistija rešenja su:

• firma obezbeđuje službenu SIM karticu;
• zaposleni koristi telefon sa dve SIM kartice;
• firma nadoknađuje dokumentovani poslovni deo troška;
• uslovi korišćenja uređuju se ugovorom ili aneksom.

Ako se privatni telefon koristi tokom rada van prostorija poslodavca, ovu temu treba povezati sa pravilima za rad od kuće i uređivanje rada ugovorom o radu.

Roming, aplikacije i dodatne usluge

Roming je najbrži način da normalan račun postane veliki i teško objašnjiv trošak.

Ako zaposleni putuje u inostranstvo zbog poslovnog sastanka, sajma, obuke ili rada na terenu, roming može imati jasan poslovni osnov. Dokumentacija o službenom putu tada pomaže da se objasni zašto je trošak nastao.

Ako je zaposleni bio na privatnom odmoru, a firma je platila roming, situacija je potpuno drugačija.

Internim pravilom treba definisati:

• da li se roming automatski isključuje;
• ko može da odobri njegovo aktiviranje;
• da li se kupuje poseban roming dodatak;
• ko plaća troškove privatnog putovanja;
• šta se dešava kada zaposleni prekorači odobreni limit.

Kod službenih putovanja korisno je unapred proveriti i pravila za službena putovanja u inostranstvo.

Isto važi za aplikacije i digitalne kupovine. Zaposleni ne treba da povezuje privatne pretplate, igrice ili naloge za kupovinu sa načinom plaćanja koji tereti firmu.

Dobro pravilo je da svaka dodatna kupovina preko računa operatera zahteva prethodno odobrenje.

Bezbednost poslovnih podataka nije samo IT pitanje

Službeni telefon često sadrži mnogo više od liste poziva.

Na njemu mogu biti:

• poslovni imejlovi;
• kontakti kupaca;
• dokumentacija;
• pristup poslovnoj banci;
• pristup SEF-u i drugim portalima;
• aplikacije za komunikaciju;
• šifre i kodovi za potvrdu prijavljivanja;
• fotografije dokumenata i poslovnih prostorija.

Zato firma treba da odredi osnovna pravila bezbednosti:

• obavezan PIN ili biometrijsko zaključavanje;
• zabrana deljenja uređaja sa članovima porodice;
• uključena dvofaktorska autentifikacija;
• prijava gubitka ili krađe odmah po saznanju;
• mogućnost udaljenog uklanjanja poslovnih podataka;
• zabrana čuvanja šifara u nezaštićenim beleškama;
• uklanjanje pristupa kada zaposleni napusti firmu.

Telefon može biti uredno knjižen, a da istovremeno predstavlja ozbiljan bezbednosni rizik. Zato računovodstveno zaduženje i IT kontrola treba da prate jedno drugo.

Šta se radi kada zaposleni napusti firmu

Telefon i SIM kartica treba da budu deo procedure razduženja zaposlenog.

Pre poslednjeg radnog dana treba proveriti:

• da li je uređaj vraćen;
• da li je vraćen punjač i ostala oprema;
• u kakvom je stanju telefon;
• da li su preneti važni poslovni podaci;
• da li su uklonjeni pristupi poslovnim nalozima;
• da li je SIM kartica vraćena ili deaktivirana;
• da li postoje neobračunati privatni troškovi;
• da li je potpisana potvrda o razduženju.

Ako firma želi da proda telefon zaposlenom, prodaju treba urediti odgovarajućim dokumentom i utvrditi cenu.

Ako zaposleni dobija telefon bez naknade ili po očigledno povlašćenoj ceni, proverava se da li je ostvario oporezivu pogodnost i kakav je PDV tretman takvog prenosa.

Uređaj ne treba samo „ostaviti zaposlenom“ i nastaviti da se rate plaćaju bez dokumentacije.

Primer iz prakse: isti telefon, potpuno drugačiji poreski rizik

Firma ima šest terenskih komercijalista. Svaki dobija telefon srednje cenovne kategorije i službenu SIM karticu. Postoji odluka da se telefoni koriste za pozive kupcima, navigaciju, slanje porudžbina i komunikaciju sa magacinom.

Za svaki uređaj postoji zaduženje sa IMEI brojem. Privatne kupovine preko računa su zabranjene. Roming se aktivira samo uz odobren službeni put. Račun operatera se pregleda pre knjiženja, a neuobičajene doplate se proveravaju.

Jedan zaposleni tokom privatnog putovanja napravi roming trošak od 16.000 dinara. Trošak se izdvoji, zaposleni ga nadoknadi firmi i o tome ostane pisani trag.

To je poslovno uređena priča.

Sada druga firma.

Zaposleni dobije telefon od 190.000 dinara, neograničen paket i dodatnu karticu koju koristi član porodice. Firma plaća privatni roming, digitalne pretplate i kupovine aplikacija. Ne postoji zaduženje, odluka ni kontrola računa. Kada zaposleni ode, uređaj ostaje kod njega, dok firma nastavlja da plaća rate.

Ovde se odjednom otvara više pitanja:

• da li postoji poslovna svrha troška;
• da li je rashod poreski priznat;
• da li firma ima pravo na ceo prethodni PDV;
• da li je zaposlenom obezbeđena oporeziva pogodnost;
• kako je uređaj izašao iz imovine firme;
• ko snosi preostale rate.

Razlika između ova dva primera nije u tome što jedna firma koristi telefone, a druga ne. Razlika je u tome što prva firma ima kontrolu, a druga improvizaciju.

Najčešće greške sa službenim telefonima

U praksi se najčešće pojavljuju sledeći problemi:

• račun glasi na firmu, ali nema poslovnog objašnjenja;
• ne postoji spisak zaduženih uređaja;
• niko ne kontroliše mesečne račune;
• zaposleni aktiviraju roming bez odobrenja;
• privatne aplikacije plaćaju se preko računa firme;
• dodatne SIM kartice koriste članovi porodice;
• telefon se vodi na firmu, ali ga zaposleni smatra svojim;
• firma nadoknađuje privatni račun bez dokumentacije;
• prethodni PDV se odbija bez provere stvarne namene;
• uređaj se ne razdužuje pri prestanku rada;
• zaposleni zadrži telefon bez prodaje, računa ili odluke;
• kupljeni uređaji nisu evidentirani prema računovodstvenoj politici.

Jednostavan model pravila za firmu

Interno pravilo ne mora da bude komplikovano. Može da glasi ovako:

• službeni telefon dodeljuje se zaposlenima kojima je potreban za obavljanje posla;
• telefon i SIM kartica ostaju vlasništvo firme;
• uređaj se predaje uz potpisanu potvrdu o zaduženju;
• firma plaća osnovni paket i odobrene poslovne troškove;
• privatni roming, premium usluge i digitalne kupovine zaposleni plaća sam;
• roming se aktivira samo uz prethodno odobrenje;
• zaposleni odmah prijavljuje gubitak, krađu ili oštećenje;
• zaposleni ne sme da ustupi uređaj drugom licu;
• računi se proveravaju pre knjiženja;
• pri prestanku rada telefon, kartica i oprema se vraćaju;
• prodaja ili ustupanje telefona zaposlenom uređuju se posebnim dokumentom.

Takav dokument može da stane na jednu ili dve strane, a rešava većinu problema pre nego što nastanu.

Kontrolna lista za poslodavca

Pre nego što odobriš kupovinu službenog telefona, proveri:

• Da li tom radnom mestu stvarno treba telefon?
• Da li račun i ugovor glase na firmu?
• Da li se uređaj kupuje ili uzima na rate?
• Ko je vlasnik uređaja?
• Da li postoji potvrda o zaduženju?
• Koje privatno korišćenje je dozvoljeno?
• Ko plaća roming i dodatne usluge?
• Da li se račun kontroliše svakog meseca?
• Da li je provereno pravo na odbitak PDV-a?
• Da li je uređaj evidentiran u skladu sa računovodstvenom politikom?
• Kako se telefon razdužuje?
• Šta se dešava ako zaposleni želi da ga zadrži?

Ako na polovinu pitanja nemaš odgovor, problem nije račun za telefon. Problem je što firma još nema uređenu proceduru.

Najčešća pitanja – službeni telefon zaposlenog

Da li firma sme da kupi telefon zaposlenom?

Sme, kada postoji poslovna potreba. Treba jasno utvrditi da je firma vlasnik uređaja, ko ga koristi, za koje poslove i pod kojim pravilima.

Da li račun za mobilni telefon može da bude trošak firme?

Može kada je poslovno opravdan, uredno dokumentovan i povezan sa obavljanjem delatnosti. Sama činjenica da račun glasi na firmu nije dovoljna ako trošak nema poslovnu svrhu.

Da li svaki privatni poziv znači da zaposleni ima oporezivu pogodnost?

Ne može se svaki pojedinačni poziv automatski tretirati na isti način. Međutim, značajni i prepoznatljivi privatni troškovi koje snosi firma moraju se izdvojiti i proveriti sa poreskog aspekta.

Može li firma da odbije PDV na telefon i račun operatera?

Može ako su ispunjeni uslovi za odbitak prethodnog PDV-a i ako se telefon i usluga koriste za poslovni promet sa pravom na odbitak. Kod privatne ili mešovite upotrebe potrebno je dodatno proveriti tretman.

Da li zaposleni može da koristi svoj privatni telefon za posao?

Može, ali treba pisano definisati način korišćenja, nadoknadu troškova, potrebnu dokumentaciju i zaštitu poslovnih podataka.

Da li je dovoljna interna odluka ili je potreban pravilnik?

Za malu firmu često može biti dovoljna jasna odluka sa pravilima i pojedinačne potvrde o zaduženju. Kod većeg broja zaposlenih i uređaja praktičnije je doneti poseban pravilnik.

Šta ako zaposleni ošteti ili izgubi telefon?

Treba sačiniti zapisnik i utvrditi okolnosti. Trošak se ne odbija zaposlenom od zarade automatski i bez odgovarajućeg pravnog osnova.

Može li zaposleni da zadrži telefon kada ode iz firme?

Može samo ako se to posebno uredi, na primer prodajom ili drugim dokumentovanim prenosom. Besplatno ili povlašćeno ustupanje može otvoriti pitanje zarade u naturi i PDV-a.

Da li telefon uzet na rate postaje vlasništvo zaposlenog kada se rate otplate?

Ne automatski. Vlasništvo zavisi od ugovora i dokumentacije, a ne od toga ko je uređaj fizički koristio.

Telefon nije problem. Improvizacija jeste.

Službeni telefon zaposlenog je normalan poslovni alat kada postoji stvarna potreba, uredan račun, zaduženje uređaja i jasno pravilo korišćenja.

Problem nastaje kada firma plaća sve, ne kontroliše ništa i pretpostavlja da je svaki trošak opravdan samo zato što račun glasi na firmu.

Za početak napravi jednostavan spisak:

• ko koristi telefon;
• zašto mu je potreban;
• koji uređaj i broj su mu dodeljeni;
• šta firma plaća;
• šta zaposleni plaća sam;
• kako se telefon vraća ili otkupljuje.

To je mala administracija koja može da spreči pogrešno knjiženje, neopravdani odbitak PDV-a, neobračunatu pogodnost zaposlenog i spor oko vlasništva nad uređajem.

Napomena: Konkretan poreski i računovodstveni tretman zavisi od načina korišćenja, statusa firme, prava na odbitak PDV-a, ugovora sa operaterom, dokumentacije i internih pravila poslodavca.