Rad sa fizičkim licem porez je tema koju firme često potcene. Neko treba da uradi prevod, dizajn, servis, savetovanje, predavanje, obuku, fotografisanje, popravku ili jednokratan posao. Dogovori se cena, posao se završi, a onda stiže pitanje koje ne treba da dođe na kraju:
“Kako sad ovo da platimo?”
Tu nastaje problem. Isplata fizičkom licu nije samo uplata sa računa firme na privatni račun. Firma mora da zna po kom osnovu plaća, kakav ugovor stoji iza toga, da li se obračunava porez, da li postoje doprinosi, koja prijava se podnosi i da li dogovoreni iznos znači bruto ili neto.
Ako se sve to rešava tek posle isplate, knjigovođa više ne planira posao. Knjigovođa gasi požar.
Nije svaka isplata fizičkom licu isti honorar
Prva greška je kada firma svaku isplatu fizičkom licu zove “honorar”. U praksi to može biti više različitih osnova:
- ugovor o delu
- autorski honorar
- dopunski rad
- privremeni i povremeni poslovi
- zakup
- naknada članu organa
- nagrada
- druga isplata fizičkom licu
Svaki osnov ima svoju logiku. Ne računa se isto kada neko napravi autorsko delo, kada održi predavanje, kada iznajmi prostor, kada popravi opremu ili kada mesečno dolazi u firmu i radi posao koji liči na radni odnos.
Zato se kod teme rad sa fizičkim licem porez ne kreće od pitanja “koliko da platimo”, nego od pitanja “šta fizičko lice stvarno radi”.
Prvo pitanje: šta fizičko lice stvarno radi
Pre obračuna mora se razumeti posao. Da li lice pravi konkretno delo? Da li postoji rezultat koji se može predati i prihvatiti? Da li pruža uslugu koja liči na redovan rad? Da li radi samostalno ili po dnevnim instrukcijama firme? Da li koristi svoju opremu ili opremu firme? Da li je posao jednokratan ili se ponavlja svakog meseca?
Ovo nije cepidlačenje. Od odgovora zavisi vrsta ugovora, obračun poreza, doprinosi i dokumentacija.
Primer: nije isto ako firma angažuje fizičko lice da jednom održi predavanje za klijente ili ako isto lice svakog radnog dana dolazi u kancelariju, koristi računar firme, ima radno vreme i radi poslove koje rade zaposleni. Prvi slučaj može biti uredan vanradni angažman. Drugi slučaj već traži ozbiljnu proveru, jer može da liči na prikriven radni odnos.
Ugovor nije papir za arhivu
Ugovor ne služi samo da bi “nešto postojalo”. Ugovor treba da pokaže šta se radi, za koji iznos, u kom roku, po kom osnovu, ko snosi troškove, kako se posao predaje i kada se vrši isplata.
Ako se ugovor napiše samo formalno, a stvarni odnos izgleda drugačije, takav papir ne rešava problem. U kontroli se ne gleda samo naslov ugovora. Gleda se šta se stvarno desilo.
Zato nije dovoljno da piše “ugovor o delu” ako fizičko lice faktički radi posao koji pripada redovnom procesu firme. Ako se razmatra baš taj osnov, korisno je prethodno pročitati tekst ugovor o delu, jer ugovor o delu nije univerzalno rešenje za svaku isplatu fizičkom licu.
Porez i doprinosi zavise od osnova isplate
Kod isplata fizičkim licima poreski tretman zavisi od vrste prihoda i statusa primaoca. Nije svaki honorar isti i ne treba unapred pretpostaviti da se svaka isplata obračunava na isti način.
Treba proveriti:
- koji je pravni osnov angažovanja
- da li je primalac zaposlen, nezaposlen, penzioner ili osiguran po drugom osnovu
- da li je u pitanju autorsko delo ili obična usluga
- da li postoji pravo na normirane troškove
- da li se plaćaju doprinosi
- da li se podnosi PPP-PD
- koji je datum planirane isplate
- da li je dogovoreni iznos bruto ili neto
Kod poreza po odbitku prijava se ne ostavlja za kasnije. Prvo ide obračun i prijava, pa tek onda isplata. Na portalu Poreske uprave može se pronaći deo za poreske prijave i obrasce, a osnovni poreski okvir se nalazi u Zakonu o porezu na dohodak građana.
Najgori redosled je: “platili smo mu 50.000, sad nam samo reci šta da knjižimo.” Tada više nema čistog planiranja, nego se naknadno traži način da se dokumentacija i obračun uklope u već urađenu isplatu.
Bruto ili neto: dogovor koji mora da bude jasan pre posla
Kod rada sa fizičkim licem porez najčešće pukne na jednoj rečenici:
“Dogovorili smo 50.000 dinara.”
Dobro, ali šta je 50.000 dinara?
Da li je to iznos koji fizičko lice treba da primi na račun? Ili je to ukupan trošak firme iz kog se računaju porez i doprinosi?
Ako je dogovor neto, fizičko lice očekuje da mu legne 50.000 dinara, a firma preko toga plaća pripadajuće obaveze. Ako je dogovor bruto, iz tog iznosa se računa šta ide državi, a fizičko lice dobija manje na račun.
Zato bruto-neto odnos mora da se razjasni pre nego što se posao prihvati. Ista logika postoji i kod zarada, o čemu možeš više videti u tekstu razlika između bruto i neto plate, ali kod fizičkih lica van radnog odnosa obračun zavisi od konkretnog osnova isplate.
Praktičan primer: predavanje za 50.000 dinara
Zamislite firmu koja organizuje edukaciju za klijente i angažuje fizičko lice da održi jedno predavanje. Dogovor je “50.000 dinara”.
Pre isplate knjigovođa treba da zna nekoliko stvari:
- da li je 50.000 bruto ili neto
- da li postoji ugovor
- da li je predavanje jednokratno ili se ponavlja
- da li predavač priprema autorski materijal
- da li se isplaćuje samo naknada ili i putni troškovi
- kakav je status fizičkog lica
- kada se planira isplata
- da li postoji dokaz da je predavanje održano
Ako firma prvo uplati 50.000 dinara, a tek posle pita za obračun, može se desiti da ukupan trošak bude veći od planiranog ili da primalac ne dobije iznos koji je očekivao. Onda kreće neprijatan razgovor: “Mi smo mislili da je to sve”, a druga strana kaže: “Ja sam mislio da je to neto.”
To se rešava jednom rečenicom pre početka posla: “Da li govorimo o neto iznosu koji primaš ili o bruto trošku firme?”
Kada angažovanje liči na radni odnos
Ako fizičko lice radi stalno, po rasporedu firme, pod kontrolom firme, u prostorijama firme, sa opremom firme i prima redovne mesečne isplate, treba posebno proveriti da li takav odnos može ostati van radnog odnosa.
Nije problem svako angažovanje fizičkog lica. Problem nastaje kada se ugovor koristi kao nalepnica preko stvarnog zaposlenja.
Signali za oprez su:
- lice radi svaki dan ili stalno po rasporedu firme
- posao traje mesecima bez jasnog kraja
- nema konkretnog rezultata, već se radi procesno
- firma određuje radno vreme i način rada
- lice koristi sredstva firme
- radi poslove koji su deo osnovne delatnosti firme
- isplata se ponavlja kao plata
- ugovor se obnavlja bez stvarne promene posla
Ako odnos liči na zaposlenje, treba razmotriti ugovor o radu ili drugi odgovarajući osnov. Za širi okvir možeš pogledati i tekst šta mora da sadrži ugovor o radu. Ako je lice već zaposleno kod drugog poslodavca, posebna tema može biti dopunski rad, ali ni on nije zamena za svaku vrstu angažovanja.
Autorski honorar nije samo lepši naziv za uslugu
Još jedna česta greška je kada se obična usluga pokušava nazvati autorskim honorarom. Autorski honorar ima smisla kada stvarno postoji autorsko delo ili delo koje može da se posmatra kroz autorska i srodna prava.
Na primer, izrada originalnog teksta, predavanja, fotografije, dizajna ili drugog autorskog materijala može otvoriti pitanje autorskog honorara. Ali nije svaki rad automatski autorski rad. Ako neko samo izvršava običnu tehničku uslugu, bez autorskog elementa, naziv ugovora neće promeniti suštinu.
Zato kod autorskog honorara treba paziti na opis posla, predmet ugovora, način predaje dela i dokaz da je delo stvarno nastalo.
Fizičko lice ne izdaje firmi običnu fakturu
Ako angažujete fizičko lice koje nije registrovano kao preduzetnik ili firma, ne očekuje se obična faktura kao od dobavljača. Firma mora da ima drugi osnov: ugovor, obračun, poresku prijavu kada je potrebna, dokaz o izvršenom poslu i dokaz o isplati.
To znači da uplata fizičkom licu ne treba da izgleda kao obična dobavljačka obaveza bez pozadine. Knjigovodstvo mora da zna šta se plaća i po kom osnovu.
Ako firma ima više ovakvih angažovanja, to utiče i na obim posla knjigovodstva. Nije isto voditi firmu bez honoraraca i firmu koja redovno ima ugovore o delu, autorske honorare, dopunski rad, PP poslove i druge isplate fizičkim licima. Zato se ovakvi obračuni često posebno razmatraju i kod teme cena knjigovodstvenih usluga.
Šta poslati knjigovođi pre isplate
Pre nego što novac ode sa računa firme, knjigovođi treba poslati sve bitne informacije. Ne pola priče, nego kompletan opis.
Pošalji:
- opis posla
- podatke fizičkog lica
- dogovoreni iznos
- informaciju da li je iznos bruto ili neto
- status fizičkog lica ako je poznat
- predlog ugovora ako postoji
- datum planirane isplate
- da li se posao ponavlja
- da li postoji autorsko delo
- dokaz o izvršenom poslu, kada posao bude završen
Ako postoji rok, isporuka, predavanje, zapisnik, prezentacija, izveštaj, fotografije, nacrt, prevod ili drugi rezultat rada, i to treba sačuvati.
Dokumentacija nije ukras. Ona objašnjava zašto je firma platila fizičko lice i šta je dobila za taj novac.
Uredan postupak isplate fizičkom licu
Najčistiji redosled izgleda ovako:
- Prvo se definiše šta fizičko lice radi.
- Zatim se bira odgovarajući osnov angažovanja.
- Proverava se da li je dogovoreni iznos bruto ili neto.
- Priprema se ugovor ili drugi odgovarajući dokument.
- Radi se obračun poreza i doprinosa ako postoje.
- Podnosi se poreska prijava kada je potrebna.
- Vrši se isplata neto iznosa i plaćanje obaveza.
- Čuva se dokaz o izvršenom poslu i isplati.
Ovaj redosled možda deluje sporije, ali je u praksi mnogo brži od naknadnog popravljanja. Najsporiji posao je onaj koji je već pogrešno plaćen.
Najčešće greške kod rada sa fizičkim licem
Najčešće greške nisu komplikovane. Upravo zato se stalno ponavljaju.
Firma plati fizičko lice bez ugovora.
Ugovor ne odgovara stvarnom poslu.
Dogovoreni iznos nije jasno definisan kao bruto ili neto.
Obračun se radi tek posle isplate.
Ne proveri se status fizičkog lica.
Ne proveri se da li postoje doprinosi.
Autorski honorar se koristi i kada nema autorskog dela.
Ugovor o delu se koristi za poslove koji liče na redovan rad.
Ne čuva se dokaz o izvršenom poslu.
Knjigovođa dobije informaciju tek kada je novac već isplaćen.
U većini slučajeva problem ne nastaje zato što firma želi nešto pogrešno. Problem nastaje zato što se isplata fizičkom licu tretira kao običan dogovor, a ne kao poreski i knjigovodstveni događaj.
Rad sa fizičkim licem porez: šta je najpametnije uraditi pre isplate
Rad sa fizičkim licem nije samo dogovor o ceni. Firma mora da zna osnov angažovanja, vrstu ugovora, bruto-neto odnos, porez, doprinose, prijavu i dokumentaciju.
Ako angažuješ fizičko lice, nemoj prvo da plaćaš pa da pitaš kako se knjiži. Prvo pošalji opis posla i dogovoreni iznos knjigovođi. Napiši da li je iznos bruto ili neto. Objasni da li se posao radi jednom ili se ponavlja. Pošalji ugovor ako postoji.
Jedna poruka pre isplate može da spreči mnogo skuplje objašnjavanje posle isplate.
Pitanja iz prakse
Da li firma može da plati fizičko lice bez ugovora?
Može da se desi u praksi, ali je rizično. Firma treba da ima jasan osnov isplate i dokumentaciju koja objašnjava šta je plaćeno. Bez ugovora i dokaza o poslu, teže se brani trošak i poreski tretman.
Da li se na honorar plaćaju doprinosi?
Zavisi od osnova isplate i statusa fizičkog lica. Nije isti obračun za svaki honorar. Zato se pre isplate proverava vrsta ugovora, status primaoca i važeća poreska pravila. Recimi ljudi izdaju kombi na dan i kazu honorar za kombi, a ne shvataju da ima porez na zakup recimo (koji uglavnom prihvati firma na sebe umesto fizičkog lica).
Da li prvo ide isplata ili obračun?
Prvo obračun, pa plaćanje poreza pa tek onda isplata!
Da li je ugovor o delu dobro rešenje za svaki jednokratan posao?
Nije. Ugovor o delu ima svoje mesto, ali nije univerzalno rešenje, kao što i Ugovor o privremenim povremenim poslovima ima svoju namenu. Treba proveriti da li posao odgovara tom osnovu i da li je van redovne delatnosti poslodavca.
Šta ako fizičko lice insistira na neto iznosu?
Može se dogovoriti neto iznos, ali firma tada mora znati koliki je ukupan bruto trošak. Neto dogovor bez prethodnog znanja koliki je bruto često dovodi do neprijatnih iznenađenja.
Da li fizičko lice izdaje fakturu firmi?
Ako fizičko lice nije registrovano kao preduzetnik ili pravno lice, ne izdaje običnu fakturu kao dobavljač. Firma mora imati odgovarajući ugovor, obračun i dokumentaciju o isplati.
Kada je angažovanje fizičkog lica rizično?
Rizično je kada lice radi stalno, po radnom vremenu firme, pod kontrolom firme, sa opremom firme i za redovnu mesečnu naknadu. Tada treba proveriti da li odnos liči na radni odnos.
