Kratak odgovor: subjekti privatnog sektora, odnosno obveznici PDV-a koji nisu subjekti javnog sektora, koriste SEF za međusobne transakcije i za transakcije sa javnim sektorom. Subjekti javnog sektora koriste ga u propisanim transakcijama, a određeni preduzetnici i pravna lica van PDV-a mogu postati dobrovoljni korisnici. Paušalac van PDV-a nije automatski obavezan korisnik samo zato što je preduzetnik.
Elektronska faktura nije Word ili PDF koji pošalješ mejlom. Zakon je definiše kao dokument izdat, poslat i primljen preko SEF-a u strukturiranom formatu koji omogućava automatizovanu obradu podataka. PDF može da bude pregled ili prilog, ali ne zamenjuje SEF dokument kada za transakciju postoji zakonska obaveza.
Ko mora da koristi Sistem e-faktura
Član 3. Zakona o elektronskom fakturisanju propisuje obavezu izdavanja elektronske fakture za transakcije između subjekata privatnog sektora, između privatnog i javnog sektora, između subjekata javnog sektora i za određene transakcije poreskog punomoćnika stranog lica.
| Situacija | Da li se koristi SEF | Šta prvo proveravaš |
|---|---|---|
| Firma ili preduzetnik u PDV-u izdaje račun drugom obvezniku PDV-a | Da, po pravilu | Vrstu prometa, datum, PDV kategoriju i podatke kupca |
| Obveznik PDV-a posluje sa subjektom javnog sektora | Da, po pravilu | Da li je kupac na listi korisnika SEF-a i da li postoji poseban zahtev ili izuzetak |
| Preduzetnik ili firma van PDV-a posluje samo sa privatnim sektorom | Ne automatski | Da li je dobrovoljni korisnik i da li konkretna transakcija zahteva drugi dokument |
| Preduzetnik ili firma van PDV-a podnosi zahtev za isplatu javnom sektoru | Potrebna je prijava na SEF pre zahteva za isplatu | Status naručioca i pravni osnov isplate |
| Promet na malo koji se evidentira fiskalnim računom | Po pravilu ne, ali postoje zakonski izuzeci | Korporacijsku karticu i zahtev subjekta javnog sektora u propisanom roku |
| Račun stranom klijentu | Ne automatski samo zato što je klijent stranac | Mesto prometa, PDV tretman, status kupca i način izdavanja dokumenta |
Za brzu proveru kupca postoji javna lista korisnika Sistema elektronskih faktura. Ona sadrži identifikacione podatke subjekata javnog i privatnog sektora i dobrovoljnih korisnika koji imaju obavezu prijema i čuvanja e-faktura.
Da li paušalac mora da koristi SEF
Paušalac koji nije obveznik PDV-a nije subjekt privatnog sektora u smislu ovog zakona samo zato što je preduzetnik. Može dobrovoljno da se prijavi na SEF, a ako podnosi zahtev za isplatu subjektu javnog sektora, prijavljuje se pre tog zahteva.
Dobrovoljna prijava nije probni nalog koji se ugasi čim završi jedan posao. Dobrovoljni korisnik je dužan da koristi SEF u tekućoj i narednoj kalendarskoj godini. Zbog toga prijavu ne treba raditi bez provere posledica na fakturisanje i administraciju.
Kada se elektronska faktura ne izdaje
Zakon sadrži izuzetke i zato odgovor „sve firme moraju sve kroz SEF” nije tačan. Među praktično najčešćim izuzecima je promet na malo i primljeni avans za promet na malo koji se evidentiraju po propisima o fiskalizaciji.
Od tog pravila postoje izuzeci. Kod prometa imaocu korporacijske kartice i kod prometa subjektu javnog sektora koji u roku od sedam dana od prometa na malo zatraži elektronsku fakturu, proverava se obaveza izdavanja e-fakture. Ona se u tim slučajevima ne izdaje pre fiskalnog računa.
Član 3. navodi i posebne izuzetke koji se odnose na određene međunarodne okvirne sporazume, odbrambene i bezbednosne nabavke, određene transakcije električne energije, promet bez naknade, javne prihode i zahteve za isplatu troškova i nagrada u sudskim i drugim postupcima. Ako posao upada u neku od tih grupa, ne donosi odluku samo na osnovu ove skraćene liste — proverava se tačan pravni osnov i dokumentacija.
Kako se registrovati i prijaviti na SEF
Prvi pristup radi zakonski zastupnik preko Portala za elektronsku identifikaciju. Zvanična SEF pitanja i odgovori navode dva praktična puta: kvalifikovani elektronski sertifikat ili korisničko ime i lozinka uz obavezno aktiviranu aplikaciju ConsentID. Samo korisničko ime i lozinka nisu dovoljni.
- Pripremi eID pristup. Zakonski zastupnik mora da ima odgovarajući elektronski identitet i sredstvo za prijavu.
- Otvori zvaničnu SEF prijavu. Prijava vodi na eID autentifikaciju, a zatim na registraciju subjekta.
- Proveri podatke subjekta. Nemoj potvrditi nalog dok naziv, PIB, matični broj i status ne odgovaraju registrima.
- Dodaj korisnike i uloge. Zakonski zastupnik može drugom licu dodeliti administratorsku ili operativnu ulogu.
- Uskladi status subjekta. U SEF-u se iskazuje da li je subjekt obveznik PDV-a i da li mu je poreski period mesec ili tromesečje. Promene se usklađuju u propisanim rokovima.
- Odredi ko kontroliše ulazne i izlazne dokumente. Nalog bez odgovornog lica samo prebacuje problem na sledeći mesec.
Direktan pristup i informacije nalaze se na zvaničnoj SEF prijavi. Informacioni posrednik može da se angažuje, ali nije obavezan. Mala firma može raditi neposredno u sistemu, dok kod većeg broja dokumenata ima smisla povezivanje sa poslovnim softverom ili ovlašćenim posrednikom.
Šta se radi u SEF-u tokom meseca
SEF nije samo mesto na kome se „napravi račun”. Kroz njega se izdaju, šalju, primaju, obrađuju i čuvaju elektronske fakture. U praksi se sreću fakture, avansne fakture, dokumenti o povećanju i smanjenju i drugi dokumenti koje propisi i tehnička pravila podržavaju.
Za avans postoji poseban tok. Datum uplate, datum poreske obaveze, avansni dokument i konačna faktura moraju da se povežu bez dupliranja prometa. Detaljan postupak je obrađen u vodiču avansni račun u SEF-u.
Primljena faktura se proverava i prihvata ili odbija. Zakon predviđa rok od 15 dana od prijema. Kod subjekta javnog sektora nepostupanje u tom roku vodi ka tome da se faktura smatra prihvaćenom. Kod subjekta privatnog sektora sledi ponovljeno obaveštenje i dodatni rok od pet dana, nakon čega se faktura smatra odbijenom. Odbijena faktura može kasnije biti prihvaćena.
Ako je dokument odbijen, ne pravi odmah novu fakturu bez dijagnoze. Prvo utvrdi da li je problem poslovne prirode, u podacima dokumenta ili u poreskom tretmanu. Praktičan redosled je u tekstu šta uraditi kada je e-faktura odbijena u SEF-u.
Šta se promenilo u SEF-u 2026. godine
Izmene Zakona o elektronskom fakturisanju objavljene su u „Službenom glasniku RS” 109/2025. Većina tih izmena primenjuje se počev od poreskih perioda koji počinju posle 31. marta 2026. godine. Prateće izmene Pravilnika objavljene su u „Službenom glasniku RS” 30/2026, a tehnička pravila se dalje razrađuju kroz ažurirana SEF uputstva.
Za obveznika u praksi to znači da se provera ne završava na tome da li je faktura poslata. Potrebno je uskladiti status subjekta, podatke o obračunu PDV-a, prethodnom porezu i korekcijama, kao i dokumente i evidencije koji se obrađuju u sistemu. Način evidentiranja nije isti za svaki promet, pa se zbirna i pojedinačna evidencija ne biraju po navici.
Posebno je osetljiva evidencija prethodnog poreza. Produkciona i DEMO verzija modula ne moraju u istom trenutku imati iste funkcionalnosti. Aktuelni status i praktična kontrola obrađeni su u vodiču Evidencija prethodnog poreza u SEF-u.
SEF i e-Otpremnica nisu isto. Sistem e-Otpremnica uređuje kretanje dobara po posebnom zakonu. Prve obaveze od 1. januara 2026. odnose se na javni sektor, poslovanje sa javnim sektorom i kretanje akciznih proizvoda u propisanim slučajevima. Puna primena obaveza slanja i prijema između subjekata privatnog sektora predviđena je od 1. oktobra 2027. Zato nije tačno da svaka isporuka privatnog sektora u 2026. mora imati elektronsku otpremnicu.
Koliko se čuvaju e-fakture
Elektronska faktura izdata ili primljena od subjekta javnog sektora čuva se trajno u SEF-u. Elektronska faktura izdata i primljena od subjekta privatnog sektora čuva se deset godina od isteka godine u kojoj je izdata.
Kod privatnog sektora čuvanje se vrši u SEF-u ili u sistemu angažovanog informacionog posrednika. Papirni primerak nije zamena za uredan elektronski trag. Papir nije problem dok ga neko ne traži — tada se proverava poreklo dokumenta, integritet sadržine i veza sa poslovnim događajem.
Kazne i greške koje najčešće prave firme
Za pravno lice — subjekt privatnog sektora, odnosno javno preduzeće, Zakon predviđa kaznu od 200.000 do 2.000.000 dinara za propisane prekršaje, među kojima su povreda obaveze izdavanja e-fakture, neusklađen status subjekta, nepropisno elektronsko evidentiranje PDV-a i nekorišćenje sistema u skladu sa zakonom. Za preduzetnika — subjekt privatnog sektora predviđen je raspon od 50.000 do 500.000 dinara.
Najčešće greške ne nastaju zato što korisnik ne može da klikne dugme, već zato što je pogrešno odredio dokument ili poreski tretman:
- PDF je poslat mejlom iako je faktura morala kroz SEF;
- paušalac se dobrovoljno prijavio bez razumevanja koliko dugo ostaje korisnik;
- avans i konačna faktura nisu pravilno povezani;
- pogrešna je PDV kategorija ili osnov za neobračunavanje PDV-a;
- ulazna faktura nije proverena u roku;
- odbijena faktura je duplirana umesto da se prvo utvrdi razlog odbijanja;
- SEF je pomešan sa fiskalizacijom ili e-Otpremnicom;
- firma nema dogovor ko svakog dana kontroliše prijem i statuse dokumenata.
Česta pitanja o Sistemu e-faktura
Da li svaki preduzetnik mora da koristi SEF?
Ne. Presudni su PDV status, druga strana u transakciji, dobrovoljna prijava i vrsta posla. Preduzetnik van PDV-a nije automatski obavezni korisnik samo zato što je registrovan u APR-u.
Da li PDF faktura poslata mejlom važi umesto SEF fakture?
Ne kada postoji obaveza izdavanja elektronske fakture kroz SEF. PDF nije strukturirana elektronska faktura izdata i primljena preko sistema.
Da li se informativni posrednik mora platiti?
Ne postoji obaveza angažovanja informacionog posrednika. SEF može da se koristi neposredno. Posrednik ili poslovni softver imaju smisla kada obim dokumenata i interni procesi to opravdavaju.
Da li prihvatanje fakture u SEF-u samo po sebi određuje pravo na prethodni PDV?
Ne treba svesti poreski tretman na jedan status u sistemu. Proveravaju se materijalni uslovi iz propisa o PDV-u, sadržaj dokumenta, promet i odgovarajuće evidencije. Ako postoji dilema, odluka se donosi pre korišćenja iznosa kao prethodnog poreza.
Gde se proveravaju najnovija tehnička pravila?
Na zvaničnom portalu eFaktura, u aktuelnom Internom tehničkom uputstvu i pregledu SEF ažuriranja. Ovaj vodič je pravno i tehnički proveren 24. jula 2026.
Zvanični izvori
- Zakon o elektronskom fakturisanju — prečišćen tekst sa izmenama do „Sl. glasnika RS” 109/2025;
- Pravilnik o izmenama i dopunama Pravilnika o elektronskom fakturisanju — 27.03.2026.;
- Interno tehničko uputstvo SEF-a — verzija od 02.07.2026.;
- Najčešće postavljana pitanja o registraciji i korišćenju SEF-a;
- Ministarstvo finansija — početak korišćenja sistema e-Otpremnica.
Provereno 24. jula 2026. Kod konkretnog računa proveravaju se ugovorne strane, poreski status, vrsta prometa i dokumentacija.
Uskladi SEF i knjigovodstvo pre nego što rok prođe
Ako ti zaposleni izdaje fakture, knjigovođa dobija dokumente sa zakašnjenjem, a niko ne prati odbijene i neobrađene stavke, problem neće ostati samo u SEF-u. Preliće se u PDV evidencije, naplatu i mesečna usklađivanja.
Pošalji nam pravnu formu, PDV status, približan broj ulaznih i izlaznih faktura i broj zaposlenih. Dobićeš ponudu za mesečno knjigovodstvo prilagođeno stvarnom obimu posla.
