E-fakture i SEF – kompletan vodič za firme i preduzetnike

E-faktura može tehnički da bude poslata za nekoliko minuta. Problem obično nastaje kasnije: izabran je pogrešan datum prometa, pogrešna poreska kategorija, avans nije povezan sa konačnom fakturom, kupac ne reaguje, dokument bude odbijen ili se podaci iz SEF-a ne slažu sa knjigovodstvom i PDV evidencijama.

Tekst e-fakture je ažuriran: 3. avgusta 2026. godine.

Tekst je usklađen sa važećim Zakonom o elektronskom fakturisanju, izmenama Pravilnika objavljenim u „Službenom glasniku RS”, broj 71/2026, i produkcionom verzijom SEF 4.1.0.

Pre svega moram reći da elektronsko fakturisanje nije samo zamena papira ekranom nego imaju jasno definisana pravila.

Firma mora da zna:

• da li konkretan račun treba poslati preko SEF-a;
• ko je odgovoran za izdavanje i prijem faktura;
• kada se koristi fiskalni račun, a kada e-faktura;
• šta se radi sa avansom, stornom i promenom osnovice;
• kako status fakture utiče na dalji postupak;
• koje podatke treba uskladiti sa knjigovođom;
• šta se čuva kao dokaz o izvršenom prometu.

Ovaj vodič postavlja ceo sistem na jedno mesto, dok su složenije situacije povezane sa posebnim člancima u kojima su detaljnije obrađene.

Šta je e-faktura?

E-faktura je dokument izdat, poslat i primljen preko Sistema elektronskih faktura u strukturiranom formatu koji omogućava elektronsku obradu podataka.

To znači da običan PDF poslat mejlom nije e-faktura u smislu Zakona o elektronskom fakturisanju. PDF može da bude vizuelni prikaz računa ili račun kada za konkretnu transakciju ne postoji obaveza korišćenja SEF-a, ali nije zamena za elektronsku fakturu kada je njeno izdavanje preko sistema obavezno.

Elektronska faktura može predstavljati:

• zahtev za plaćanje po osnovu prometa dobara ili usluga;
• avansnu fakturu;
• dokument kojim se menja iznos obaveze;
• fakturu za promet bez naknade kada se takav dokument izdaje;
• drugi dokument koji utiče na iznos za plaćanje.

E-faktura poslata kroz SEF, pod uslovima propisanim zakonom, predstavlja i verodostojnu ispravu u izvršnom postupku. Ipak, sama faktura nije jedini dokaz poslovnog odnosa. Ugovor, ponuda, narudžbenica, e-otpremnica, zapisnik o izvršenoj usluzi i poslovna komunikacija i dalje imaju svoju ulogu.

Šta je SEF?

SEF je skraćeni naziv za Sistem elektronskih faktura. Reč je o državnom informacionom sistemu kojim upravlja Ministarstvo finansija preko centralnog informacionog posrednika.

Preko SEF-a se obavljaju:

• izdavanje i slanje e-faktura;
• prijem ulaznih e-faktura;
• prihvatanje i odbijanje dokumenata;
• pregled statusa i istorije promena;
• čuvanje elektronskih faktura;
• elektronsko evidentiranje obračunatog PDV-a;
• evidentiranje prethodnog poreza;
• prikaz određenih podataka o prekograničnom prometu;
• povezivanje sa računovodstvenim i ERP programima.

Firma može da koristi SEF neposredno, preko korisničkog interfejsa, putem računovodstvenog programa povezanog preko API-ja ili preko registrovanog informacionog posrednika.

Zvanična dokumentacija, uputstva, tehničke specifikacije i obaveštenja dostupni su na portalu eFaktura.

Ko mora da koristi e-fakture i SEF?

Obaveza ne zavisi samo od toga da li je pošiljalac firma ili preduzetnik. Moraju se proveriti status pošiljaoca, status primaoca i vrsta transakcije.

Subjekti privatnog sektora

Subjektom privatnog sektora, u smislu Zakona o elektronskom fakturisanju, smatra se obveznik PDV-a koji nije subjekt javnog sektora.

To praktično znači da obavezno korišćenje SEF-a obuhvata:

• DOO i druga pravna lica koja su obveznici PDV-a;
• preduzetnike koji su obveznici PDV-a;
• međusobne transakcije subjekata privatnog sektora;
• transakcije između privatnog i javnog sektora.

Sama činjenica da neko vodi poslovne knjige ne znači automatski da je subjekt privatnog sektora za potrebe ovog zakona. Osnovno pitanje je da li je evidentiran kao obveznik PDV-a, odnosno da li je dobrovoljno pristupio SEF-u.

Subjekti javnog sektora

Javni sektor koristi SEF za transakcije sa drugim subjektima javnog sektora, subjektima privatnog sektora i drugim licima kada su ispunjeni uslovi propisani zakonom.

Kod fakturisanja javnom sektoru često su potrebni i dodatni podaci, kao što su JBKJS, broj ugovora, narudžbenice ili drugi interni podaci primaoca. Zato nije dovoljno pronaći naziv ustanove i poslati fakturu. Podatke treba uskladiti sa ugovorom i instrukcijama konkretnog korisnika javnih sredstava.

Preduzetnici i firme van sistema PDV-a

Preduzetnik paušalac, preduzetnik koji vodi knjige ili pravno lice koje nije obveznik PDV-a ne mora automatski da koristi SEF za svaku fakturu.

Ako posluje sa domaćom firmom koja nije javni sektor, a nije se dobrovoljno prijavio u SEF, račun se uglavnom izdaje van SEF-a, prema pravilima koja važe za računovodstvene isprave i konkretnu transakciju.

Situacija se menja ako takvo lice:

• posluje sa javnim sektorom;
• dobrovoljno se prijavi za korišćenje SEF-a;
• naknadno postane obveznik PDV-a.

Obveznik poreza na prihod od samostalne delatnosti ili poreza na dobit koji podnosi zahtev za isplatu javnom sektoru mora da se prijavi za korišćenje SEF-a pre podnošenja tog zahteva.

Dobrovoljni korisnik koji pristupi SEF-u obavezan je da sistem koristi u tekućoj i narednoj kalendarskoj godini. Zato se dobrovoljna registracija ne radi samo da bi se poslala jedna faktura, bez provere posledica.

Pre izdavanja računa korisno je proveriti da li se kupac nalazi na zvaničnoj listi korisnika SEF-a.

Kada se e-faktura ne izdaje preko SEF-a?

Zakon propisuje više izuzetaka, a u praksi su najvažnije sledeće situacije.

Promet na malo

Za promet na malo i primljeni avans za promet na malo, koji se evidentiraju prema pravilima fiskalizacije, načelno se ne izdaje e-faktura.

Međutim, od ovog pravila postoje izuzeci. Obaveza izdavanja e-fakture može postojati za:

• promet na malo izvršen imaocu korporacijske kartice i primljeni avans za taj promet;
• promet na malo javnom sektoru ako javni sektor podnese zahtev za e-fakturu u roku od sedam dana od dana prometa.

U tim slučajevima elektronska faktura se ne izdaje pre fiskalnog računa.

Zato više nije bezbedno koristiti pojednostavljeno pravilo: „Ako postoji fiskalni račun, nikada ne postoji e-faktura.” Prvo treba proveriti ko je kupac, kojim sredstvom je plaćeno i da li je podnet zahtev javnog sektora.

Poslovanje sa stranim klijentima

Fakture izdate stranom kupcu uglavnom se ne šalju preko domaćeg SEF-a, jer strani kupac nije domaći subjekt javnog ili privatnog sektora.

To ne znači da je računovodstveni i PDV tretman jednostavan. Kod poslovanja sa inostranstvom moraju se proveriti mesto prometa, poreski dužnik, valuta, kurs, osnov oslobođenja ili neoporezivanja i obaveze elektronskog evidentiranja PDV-a.

Detaljnije objašnjenje nalazi se u vodiču o tome kako se izdaje faktura stranom klijentu.

Računi fizičkim licima

Zakon o elektronskom fakturisanju ne primenjuje se na fizička lica koja nisu obveznici poreza na prihode od samostalne delatnosti.

Kod prodaje građanima zato se prvenstveno proveravaju pravila fiskalizacije, PDV-a i zaštite potrošača, a ne samo SEF.

Drugi zakonski izuzeci

Obaveza izdavanja e-fakture ne postoji ni u određenim posebno propisanim slučajevima, među kojima su:

• određene obaveze prema korisnicima međunarodnih okvirnih sporazuma;
• pojedine nabavke u oblasti odbrane i bezbednosti;
• određene transakcije u vezi sa električnom energijom;
• promet dobara i usluga bez naknade;
• određene naknade koje predstavljaju javni prihod;
• zahtevi za isplatu troškova i nagrada u sudskim i drugim postupcima.

Čak i kada ne postoji obaveza izdavanja e-fakture, može postojati obaveza obračuna PDV-a, evidentiranja podataka u SEF-u ili izdavanja druge računovodstvene isprave. Izuzetak od e-fakture nije automatski izuzetak od poreza.

SEF, fiskalni račun i obična faktura nisu isto

Ova tri dokumenta često se mešaju:

E-faktura se izdaje kroz SEF kada postoji obaveza elektronskog fakturisanja.

Fiskalni račun se izdaje preko elektronskog fiskalnog uređaja za promet na malo kada postoji obaveza fiskalizacije.

Faktura van SEF-a izdaje se kada ne postoji obaveza slanja kroz SEF, ali postoji potreba ili obaveza izdavanja računovodstvene isprave.

Nije dozvoljeno nasumično izabrati jedan dokument zato što je tehnički najlakši. Jedna transakcija može zahtevati fiskalni račun, druga e-fakturu, a u pojedinim situacijama mogu biti potrebna oba dokumenta.

Ako prvo želiš da proveriš sadržaj i osnovne elemente računa, pogledaj primer ispravne fakture.

Kako se registruje i pristupa SEF-u?

Pristup SEF-u povezan je sa elektronskom identifikacijom korisnika. Zakonski zastupnik prvo pristupa sistemu odgovarajućim elektronskim identitetom i bira subjekt koji zastupa.

Za pristup se u praksi koriste:

• kvalifikovani elektronski sertifikat;
• mobilna aplikacija ConsentID sa odgovarajućim nivoom pouzdanosti;
• korisnički pristup koji je administrator dodelio drugom licu.

Ako korisnik nema aktiviran ConsentID, parametre može dobiti na registracionom mestu ili ih sam generisati ako već poseduje kvalifikovani elektronski sertifikat. Postupak je objašnjen na zvaničnoj eID stranici o aktivaciji aplikacije ConsentID.

Nakon registracije na SEF treba podesiti:

• podatke firme;
• status PDV obveznika i poreski period;
• korisnike sistema;
• njihove uloge i ovlašćenja;
• obaveštenja;
• API ključ, ako se koristi povezani program;
• informacionog posrednika, ako je angažovan.

Status subjekta ne treba zanemariti. Novi korisnik ima obavezu da iskaže propisane podatke o statusu u roku od pet dana od upisa na listu korisnika. Promene koje se odnose na PDV status i poreski period takođe treba blagovremeno uskladiti.

Da li knjigovođa može da koristi SEF umesto vlasnika?

Može, ali pristup treba urediti kroz korisničke uloge i odgovarajuće ovlašćenje.

Vlasnik firme ne treba da šalje knjigovođi PIN kartice, lične pristupne podatke ili aktivacione parametre za ConsentID. Kvalifikovani sertifikat i elektronski identitet pripadaju konkretnom fizičkom licu.

Firma treba da odluči:

• ko izdaje izlazne fakture;
• ko kontroliše ulazne fakture;
• ko prihvata ili odbija dokumente;
• ko radi PDV evidencije;
• ko upravlja korisnicima;
• ko rešava odbijene i stornirane e-fakture;
• ko proverava usklađenost SEF-a i knjigovodstva.

Detaljnije preporuke nalaze se u tekstu o ovlašćenju knjigovođi za SEF, ePoreze i druge sisteme.

Šta mora da sadrži elektronska faktura?

Elektronska faktura uobičajeno sadrži:

• naziv, adresu, PIB i matični broj izdavaoca;
• poslovni račun izdavaoca;
• naziv, adresu, PIB i matični broj primaoca;
• broj i datum izdavanja;
• datum prometa ili datum avansne uplate;
• opis i količinu dobara, odnosno vrstu i obim usluga;
• poresku osnovicu;
• poresku stopu;
• iznos PDV-a;
• poresku kategoriju;
• ukupan iznos;
• instrukcije za plaćanje;
• napomenu o poreskom oslobođenju ili drugom osnovu zbog kojeg PDV nije obračunat;
• napomenu o primeni sistema naplate, kada je relevantna.

Za javni sektor, javne nabavke, posebne PDV režime i određene vrste prometa mogu biti potrebni dodatni podaci.

SEF može tehnički da prihvati samo podatke koji prolaze njegove validacije. To ipak ne znači da je poreski tretman automatski ispravan. Sistem ne zna da li je firma pravilno odredila mesto prometa, poreskog dužnika, datum nastanka obaveze ili osnov oslobođenja.

Poreska kategorija nije tehničko polje bez posledica

Poreska kategorija određuje kako će promet biti prikazan u sistemu i kako će podaci uticati na PDV evidencije.

Na primer, razlikuju se situacije u kojima:

• izdavalac obračunava PDV po stopi od 10% ili 20%;
• primalac ima svojstvo poreskog dužnika;
• postoji poresko oslobođenje;
• promet nije predmet oporezivanja u Srbiji;
• primenjuje se poseban poreski režim;
• izdavalac nije obveznik PDV-a.

Pogrešna kategorija može napraviti problem i izdavaocu i primaocu. Posebno je opasno prepisivati kategoriju sa stare e-fakture bez provere da li se radi o istoj vrsti prometa.

Ministarstvo finansija objavljuje zvaničan pregled poreskih kategorija za e-fakture, ali konačan izbor zavisi od konkretnog poreskog tretmana.

Koje vrste dokumenata postoje u SEF-u?

U svakodnevnom radu najčešće se koriste četiri vrste dokumenata.

Faktura

Izdaje se za izvršen promet dobara ili usluga. Ako je prethodno primljen avans, faktura za promet povezuje se sa ranije izdatom avansnom fakturom.

Avansna faktura

Izdaje se kada je novac primljen pre izvršenog prometa, ako za taj avans postoji obaveza izdavanja e-fakture.

Predračun ili profaktura ne zamenjuju avansnu fakturu. Profaktura može prethoditi uplati, ali nakon prijema avansa mora se proveriti poreska obaveza i izdavanje odgovarajućeg dokumenta.

Postupak povezivanja avansa i konačnog dokumenta detaljnije je objašnjen u vodiču za avansni račun u SEF-u.

Dokument o povećanju

Koristi se kada nakon prvobitnog dokumenta dolazi do povećanja osnovice, naknade ili PDV-a. Razlog može biti ugovorno povećanje, dodatno zaračunati trošak ili druga naknadna promena.

Dokument o smanjenju

Koristi se kada dolazi do smanjenja osnovice, naknade, avansa ili PDV-a. Njegov poreski efekat zavisi od razloga smanjenja, povezanog dokumenta, obaveštenja primaoca i uslova propisanih Zakonom o PDV-u.

Storniranje nije isto što i dokument o smanjenju. Pre izbora postupka treba utvrditi da li prvobitna faktura nije trebalo da postoji, da li je promet poništen ili je samo naknadno promenjena cena ili naknada.

Kako pravilno izdati e-fakture?

Dobar postupak izgleda ovako:

1. Proveri da li transakcija pripada SEF-u.
2. Proveri status kupca na listi korisnika.
3. Uporedi podatke sa ugovorom, ponudom ili narudžbenicom.
4. Odredi datum prometa i poreski period.
5. Proveri da li je prethodno primljen avans.
6. Odredi poreskog dužnika.
7. Izaberi stopu, poresku kategoriju i osnov oslobođenja.
8. Unesi jasan opis robe ili usluge.
9. Poveži avansnu, prethodnu ili drugu referentnu fakturu.
10. Dodaj potrebne priloge.
11. Proveri iznose pre slanja.
12. Nakon slanja prati status dokumenta.
13. Dostavi knjigovođi poslovni kontekst koji se ne vidi iz same fakture.

Najviše grešaka nastaje kada fakturu izdaje osoba koja zna kome i koliko treba naplatiti, ali ne zna poreski tretman. Druga česta greška nastaje kada knjigovođa dobije dokument tek nakon što je već poslat i odbijen.

Datum izdavanja, datum prometa i rok plaćanja nisu isti datum

Datum izdavanja pokazuje kada je dokument izdat.

Datum prometa pokazuje kada su dobra isporučena ili usluga izvršena, odnosno kada je nastao događaj relevantan za konkretan promet.

Datum avansa pokazuje kada je primljena avansna uplata.

Rok plaćanja predstavlja ugovoreni ili propisani trenutak do kojeg kupac treba da izmiri obavezu.

Kasnije izdavanje fakture ne pomera automatski datum prometa niti nastanak PDV obaveze. Zbog toga nije bezbedno izdati sve fakture poslednjeg dana u mesecu samo zato što tako odgovara administraciji.

Prihvatanje i odbijanje e-fakture

Primalac proverava fakturu i prihvata je ili odbija u roku od 15 dana od prijema.

Ako javni sektor ne prihvati niti odbije e-fakture u tom roku, fakture se smatraju prihvaćenim.

Kod privatnog sektora postupak je drugačiji. Ako primalac ne reaguje u roku od 15 dana, dobija ponovno obaveštenje. Ako ne reaguje ni u roku od pet dana od tog obaveštenja, faktura se smatra odbijenom.

Odbijena elektronska faktura može se naknadno prihvatiti.

Odbijanje ne znači automatski da promet nije izvršen ili da dug ne postoji. Takođe ne znači da izdavalac uvek mora odmah da stornira dokument i pošalje novi.

Prvo se proverava:

• ko je odbio e-fakture;
• da li je odbijanje ručno ili automatsko;
• koji je razlog naveden;
• da li je problem formalan ili suštinski;
• da li su pogrešni datum, iznos ili PDV;
• da li nedostaje prilog ili broj narudžbenice;
• da li je prvobitni dokument uopšte trebalo izdati.

Kompletan postupak nalazi se u članku šta uraditi kada klijent odbije e-fakturu.

E-faktura, knjigovodstvo i PDV nisu tri odvojena sveta

SEF ne zamenjuje knjigovodstvo, a prihvaćena e-faktura ne znači automatski da je:

• trošak poslovno opravdan;
• rashod poreski priznat;
• dozvoljen odbitak prethodnog PDV-a;
• dokumentacija potpuna;
• roba stvarno primljena;
• usluga stvarno izvršena;
• obaveza pravilno knjižena.

Pravo na odbitak prethodnog poreza proverava se prema Zakonu o PDV-u. Posmatraju se namena nabavke, poreski status, vrsta prometa, sadržaj dokumenta, prijem e-fakture i drugi propisani uslovi.

Širi poreski okvir obrađen je u vodiču PDV u Srbiji.

Elektronsko evidentiranje obračunatog i prethodnog PDV-a

SEF nije samo sistem za razmenu e-fakture. U njemu se evidentiraju i određeni podaci o PDV-u.

Elektronsko evidentiranje obračunatog PDV-a vrši se kada poreska obaveza postoji, ali se odgovarajući podaci ne iskazuju kroz e-fakture sa obračunatim PDV-om.

U zavisnosti od vrste transakcije, podaci se evidentiraju:

• u pojedinačnoj evidenciji PDV-a;
• u zbirnoj evidenciji PDV-a.

Elektronsko evidentiranje obračunatog PDV-a vrši se po isteku poreskog perioda, zaključno sa 12. danom narednog kalendarskog meseca.

Obveznici PDV-a imaju i obavezu elektronskog evidentiranja prethodnog poreza, nezavisno od toga da li za celokupan evidentirani iznos postoji pravo na odbitak. Rok je takođe najkasnije 12. dan narednog meseca.

Ako se evidencija prethodnog poreza sačinjava do 10. dana, podaci se posmatraju sa stanjem na dan koji prethodi evidentiranju. Ako se evidentiranje vrši 11. ili 12. dana, primenjuje se stanje na 10. dan.

Ova evidencija nije isto što i PDV prijava. SEF, knjigovodstvene evidencije, POPDV i poreska prijava moraju biti međusobno usklađeni.

Praktična kontrola detaljnije je objašnjena u tekstu o evidentiranju prethodnog poreza u SEF-u.

Šta ako je e-faktura pogrešna?

Nemoj automatski izdavati novi dokument.

Prvo utvrdi:

• da li je promet stvarno izvršen;
• da li je pogrešan samo formalni podatak;
• da li su pogrešni kupac, iznos ili datum;
• da li je pogrešno obračunat PDV;
• da li je dokument prihvaćen ili odbijen;
• da li je uključen u PDV evidenciju;
• da li je potrebno storniranje;
• da li treba izdati dokument o povećanju ili smanjenju;
• da li postoji obaveza obaveštavanja druge strane.

Posebno je opasno praviti nove e-fakture bez rešavanja starih. Tako nastaju dupli prihodi, dupli PDV, dve obaveze kod kupca i neusaglašen saldo.

Sačuvaj razlog ispravke, komunikaciju sa kupcem i dokumentaciju na osnovu koje je promena izvršena.

Koliko dugo se čuvaju e-fakture?

E-fakture javnog sektora čuvaju se trajno u sistemu.

E-fakture koje je izdao ili primio subjekt privatnog sektora čuvaju se deset godina od isteka godine u kojoj su izdate. Čuvanje se vrši u SEF-u ili kod angažovanog informacionog posrednika, u skladu sa propisanim uslovima.

Ipak, firma ne treba da se osloni samo na rečenicu: „Sve je u SEF-u.”

Uz fakturu često treba sačuvati:

• ugovor;
• narudžbenicu;
• ponudu;
• otpremnicu;
• zapisnik;
• specifikaciju;
• dokaz o prijemu;
• korespondenciju;
• razlog odbijanja ili storniranja;
• internu saglasnost za trošak.

Više o tome nalazi se u vodiču za čuvanje e-faktura i poslovne dokumentacije.

Šta ako SEF ne radi?

Privremeni prekid rada SEF-a nije isto što i problem sa računarom, internetom, sertifikatom ili računovodstvenim programom korisnika.

Prema Pravilniku važećem na dan ažuriranja teksta, SEF je dostupan svakog dana osim u periodu redovnog održavanja od 1.00 do 6.00 časova. Zvaničan privremeni prekid i ponovno uspostavljanje rada objavljuje centralni informacioni posrednik.

Ako je zbog zvaničnog prekida poslednjeg dana roka onemogućeno elektronsko evidentiranje PDV-a, obaveza se izvršava najkasnije prvog narednog radnog dana od ponovnog uspostavljanja sistema.

To nije razlog da se svi poslovi ostavljaju za poslednji dan. Kvar računara ili istek sertifikata nije automatski produženje zakonskog roka.

Aktuelna pravila nalaze se u Pravilniku o izmenama elektronskog fakturisanja iz avgusta 2026. godine.

Šta se menja od 2027. godine?

Izmene propisa predviđaju sačinjavanje preliminarne poreske prijave u SEF-u na osnovu podataka kojima sistem raspolaže i podataka koje obveznik unosi.

Preliminarnu poresku prijavu činiće:

• Obrazac PPP PDV;
• Prilog 1 sa podacima iz SEF-a;
• Prilog 2 koji se odnosi na određeni promet opreme, objekata i ulaganja.

Odredbe koje se odnose na preliminarnu poresku prijavu primenjivaće se za poreske periode koji počinju posle 31. decembra 2026. godine.

Prevedeno na praktičan jezik: tokom 2026. godine ne treba se ponašati kao da SEF već automatski rešava i podnosi PDV prijavu. Čak i kada nova funkcionalnost počne da se primenjuje, odgovornost za proveru podataka neće nestati.

Kazne za povredu obaveza elektronskog fakturisanja

Za pravno lice – subjekt privatnog sektora, odnosno javno preduzeće, propisana je novčana kazna od 200.000 do 2.000.000 dinara ako, između ostalog:

• ne izda elektronsku fakturu kada je obavezna;
• ne iskaže ili ne uskladi status subjekta;
• ne evidentira PDV elektronski u skladu sa zakonom;
• ne koristi SEF na propisani način.

Za preduzetnika je propisana kazna od 50.000 do 500.000 dinara, dok je za odgovorno lice pravnog lica propisana kazna od 50.000 do 150.000 dinara.

Zakon predviđa mogućnost da se pod određenim uslovima greška u elektronskoj evidenciji PDV-a koriguje pre pokretanja nadzora, tako da se ta greška ne smatra prekršajem. To nije opšta amnestija za neizdate fakture, zakašnjenja ili sve druge nepravilnosti.

Praktična kontrolna lista za firmu

Najmanje jednom mesečno proveri:

• da li su izdate sve fakture za izvršene promete;
• da li su evidentirani svi primljeni avansi;
• da li su avansne fakture povezane sa fakturama za promet;
• da li su ulazne fakture pregledane;
• da li postoje dokumenti koji čekaju prihvatanje;
• da li postoje automatski ili ručno odbijene fakture;
• da li su rešena storna i promene osnovice;
• da li se SEF slaže sa knjigovodstvom;
• da li su PDV evidencije sačinjene do propisanog roka;
• da li postoje ugovori, otpremnice i druga prateća dokumentacija;
• da li su korisnici i ovlašćenja i dalje pravilno podešeni;
• da li su promene PDV statusa unete u sistem.

Dobra procedura ne mora da bude komplikovana. Mora samo jasno da odredi ko šta radi i do kog datuma.

Najčešća pitanja o e-fakturama i SEF-u

Da li je PDF poslat mejlom elektronska faktura?

Ne, kada postoji obaveza izdavanja preko SEF-a. E-faktura je strukturiran dokument izdat, poslat i primljen kroz propisani sistem. PDF je njen prikaz ili račun koji se koristi van SEF-a kada za konkretnu transakciju ne postoji obaveza elektronskog fakturisanja.

Da li paušalac mora da koristi SEF?

Ne za svaku fakturu. Ako nije obveznik PDV-a i nije dobrovoljni korisnik, uglavnom ne koristi SEF za račune običnim privatnim firmama. Ako fakturiše javnom sektoru ili se dobrovoljno registruje, nastaje obaveza korišćenja sistema.

Da li dobrovoljni korisnik može odmah da napusti SEF?

Ne. Dobrovoljni korisnik obavezan je da SEF koristi u tekućoj i narednoj kalendarskoj godini.

Da li se faktura stranom klijentu šalje kroz SEF?

Ne. Ipak, mora se pravilno odrediti PDV tretman, mesto prometa, poreska kategorija u evidencijama i način izdavanja računa van SEF-a.

Da li prihvatanje fakture automatski daje pravo na odbitak PDV-a?

Ne. Prihvatanje je samo jedan deo postupka. Moraju biti ispunjeni i svi uslovi iz Zakona o PDV-u.

Da li prihvatanje fakture znači da je trošak poreski priznat?

Ne. Poresko priznavanje rashoda zavisi od poslovne svrhe, dokumentacije, vrste troška i drugih poreskih pravila.

Koliki je rok za prihvatanje ili odbijanje e-fakture?

Osnovni rok je 15 dana od prijema. Posledice nereagovanja razlikuju se kod javnog i privatnog sektora.

Može li odbijena e-faktura kasnije da se prihvati?

Može. Zakon dozvoljava naknadno prihvatanje odbijene e-fakture.

Da li odbijena faktura znači da dug ne postoji?

Ne automatski. Postojanje obaveze zavisi od ugovora, izvršenog prometa i druge dokumentacije, a ne samo od statusa u SEF-u.

Da li e-fakture moraju da se štampaju?

Ne postoji opšta obaveza da se svaka e-faktura štampa. Privatni sektor može odštampati dokument na način koji obezbeđuje verodostojnost porekla i integritet sadržine, ali osnovni dokument ostaje elektronski.

Da li knjigovođa može da izdaje i prima fakture za firmu?

Može ako mu je dodeljena odgovarajuća uloga i ovlašćenje. Ne treba mu davati lični PIN, sertifikat ili ConsentID vlasnika.

Da li SEF sam pravi PDV prijavu?

Tokom 2026. godine ne treba ga posmatrati kao sistem koji automatski rešava i podnosi konačnu PDV prijavu. Primena preliminarne poreske prijave predviđena je za poreske periode koji počinju posle 31. decembra 2026.

Moj savet za rad sa e-fakturama

Najgora organizacija je ona u kojoj vlasnik izdaje fakture, zaposleni prihvata ulazne dokumente, knjigovođa dobija informacije na kraju meseca, a niko nije odgovoran za odbijene fakture i priloge.

E-fakture treba povezati sa realnim tokom posla:

1. ugovaranje;
2. izvršenje usluge ili isporuka robe;
3. dokumentovanje prometa;
4. izdavanje fakture;
5. kontrola statusa;
6. knjiženje;
7. PDV evidencije;
8. naplata i arhiviranje.

Ako imaš avanse, fakture javnom sektoru, promet sa inostranstvom, građevinske usluge, poreska oslobođenja ili veći broj ispravki, nemoj birati poreske kategorije i datume napamet. Jedna pogrešna e-faktura često se može ispraviti, ali deset povezanih pogrešnih dokumenata već predstavlja ozbiljan posao.

Pitaj knjigovođu može da proveri način fakturisanja, poreski tretman, organizaciju pristupa i usklađenost SEF-a sa knjigovodstvom i PDV evidencijama.